Кейс фонда «Сколково»: увеличение управляемости вместе с Qlik
Фонд «Сколково» – некоммерческая организация, созданная в 2010 году и исполняющая функции управляющей компании Инновационного центра «Сколково». Рассказываем, как фонд «Сколково» увеличивает управляемость своих участников с помощью Qlik.
Предпосылки проекта
Стейкхолдеры Фонда «Сколково» исторически были заинтересованы в отслеживании финансовых расходов организации в силу специфики ее работы. Движение в направлении самоокупаемости и частичной коммерциализации повысило и внимание к доходной части работы. Также внимание стейкхолдеров сконцентрировано на результатах участников Фонда, так как их поддержка и развитие — основная цель работы организации. При этом была необходимость видеть как текущие данные, так и ретроспективные.
В силу государственной природы Фонда «Сколково» финансы организации всегда были структурированы, систематизированы и оцифрованы, но не хватало наглядности.
Работать с данными для финансовых аналитиков было удобно, но руководству, чтобы увидеть текущее состояние и проблемы, требовался инструмент визуализации.
Со второй составляющей было несколько сложнее. Взаимодействие Фонда с участниками предполагает ежегодную процедуру сбора годовой отчетности, в ходе которой каждый участник должен предоставить отчет по своей деятельности, в котором содержится структурированная и неструктурированная информация. Собранная информация проходит экспертизу — камеральный контроль, который позволяет избежать ошибок в информации, которая идет в отчеты Фонда «Сколково».
На заре работы Фонда сбор годовых отчетов был сопряжен с рядом проблем: сложно было обеспечить их полноту и точность. Чтобы оптимизировать процесс, были созданы личные кабинеты участников со специальными формами. Однако и в этом направлении не хватало визуализации, которая бы обеспечивала высокую скорость принятия решений — особенно на завершающем этапе сбора данных.
Эти два аспекта – финансы и анализ деятельности участников – и привели к поиску инструмента по сведению всех данных воедино и их удобной визуализации. Дополнительно инструмент аналитики должен был позволить работать с данными в историческом разрезе. Если до этого все сравнения проводились в таблицах Excel, то по мере развития Фонда потребовалось более эффективное решение для визуализации и результирования запросов на сравнение данных.
Выбор решения
Среди важных критериев решения для руководства Фонда была цена как собственно внедрения, так и сопровождения. Это было обусловлено уверенностью в том, что по мере развития созданные приложения необходимо будет менять, так что BI-инструмент должен был быть удобным и недорогим с точки зрения донастройки.
Проведя ряд встреч с интеграторами, руководство Фонда приняло решение реализовать пилотный проект на Qlik. В рамках пилота было создано приложение для визуализации данных по годовой отчетности участников в нескольких разрезах. Исполнителем проекта стала компания GMCS, авторизованный партнер Qlik и один из ведущих поставщиков BI-решений в России (по данным CNews).
Важная задача, которую мы также пытались решить в ходе пилота, это обеспечение единообразия данных и единого видения показателей внутри организации и для трансляции вовне. Пилот показал, что это задача решаема.
Дополнительно мы попробовали запустить отчетность и автоматическую рассылку с помощью Qlik NPrinting. Это оказалось удобно: руководителям не всегда нужно самим заходить в аналитическую платформу и искать данные — многим удобнее получить PDF c основными метриками из важных областей, где уже выделены проблемные зоны.Результаты пилотного проекта функциональным заказчикам понравились — было удобно агрегировать данные, исследовать их, поэтому выбор был сделан в пользу Qlik Sense и опытного партнера GMCS.
Аналитика работы фондов в России
В 2021 году в соответствии с поручениями президента РФ и председателя правительства РФ, Правительство Российской Федерации провело трансформацию системы институтов развития, предусматривающую их интеграцию в управленческий периметр ВЭБ.РФ.
В рамках реформы Фонд «Сколково» перешел под управление ВЭБ.РФ.
Это потребовало внести изменения в работу самого Фонда: в частности, нужно было максимально упростить процесс предоставления услуг, чтобы получателям поддержки «Сколково» не пришлось снова предоставлять тот же пакет документов для получения поддержки или грантов в других институтах развития — взаимодействие должно быть бесшовным.
Этот большой проект включает много направлений и слоев и один из них — это данные. Мы собрали данные по всем компаниям, когда-либо поддержанным этими институтами развития в разных разрезах — по технологиям, численности, инвестициями, заявкам, географии и т. д. Все эти данные объединены и визуализированы в Qlik для потенциальных интересантов — в первую очередь правительства. Такой подход позволяет оценивать результативность мер поддержки всех институтов развития.
Основная задача, которая была решена в предыдущие полтора года — это проработка структуры данных, чтобы представители разных институтов и департаментов начали говорить на одном языке.
Платформа Qlik позволила объединить собранные из разных источников данные, структурировать и визуализировать их. Функционал позволяет посмотреть доходы по годам в разрезе десятков тысяч компаний-участников (только в Фонде «Сколково» их более 3 тыс., а в Фонде содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере (Фонде Бортника) — более 9,5 тыс.).
На платформе Qlik удалось сформировать аналитический свод, на основе которого можно выстраивать стратегию развития для всех фондов — общую программу, в рамках которой каждый институт развития получит свое верхнеуровневое направление, детализируемое в собственной стратегии. Данное приложение уже используют сотрудники Фонда «Сколково» и другие институты развития, а также аналитики McKinsey и профильные министерства.
Мы разрабатывали это приложение с коллегами из GMCS. Хотя мы искали наиболее легкий в адаптации инструмент, в Фонде количество собственных специалистов ограничено, поэтому было решено работать с партнером, а не увеличивать штат. Сотрудники GMCS компетентны, глубоко разбираются в наших потребностях и помогают нам решать задачи. Собственные же специалисты Фонда преимущественно работают с функциональными заказчиками, собирают запросы, систематизируют и фильтруют их.
Аналитика годовых отчетов фонда
Еще один интересный кейс связан со статистикой по сбору годовой отчетности, которая является очень важной для Фонда. Этот процесс реализуется с января по апрель. В этот период важно отслеживать динамику сдачи данных компаниями-участниками, сравнивать ситуацию с предыдущими отчетными периодами. Такие данные также позволяют понять, стоит ли фокусироваться на каком-либо отдельном кластере, кто ключевые участники Фонда и каков их вклад и т. д.
Вся информация из приложения используется также и для работы с прессой, выступлений представителей Фонда на мероприятиях, взаимодействия с регионами и ведомствами.
Всю эту структуру надо видеть максимально наглядно, поэтому в период кампании по сбору годовой отчетности всем заинтересованным сотрудникам Фонда приходят письма с визуализацией статистики, которая содержит в том числе и список компаний, который можно распечатать для дальнейшей работы с теми, кто не подал отчетность. Параллельно идет контроль основных показателей участников — количество рабочих мест, выручка, инвестиции, патенты.
Вся информация из приложения используется также и для работы с прессой, выступлений представителей Фонда на мероприятиях, взаимодействия с регионами и ведомствами.
Результаты проекта
Сейчас в «Сколково» приложения Qlik используются для четырех ключевых направлений: аналитика финансов, визуализация годового отчета всех участников Фонда, а также аналитика работы всех институтов развития на территории России. Ключевыми источниками данных для аналитики являются 1С, Microsoft Dynamics CRM, open-source решения.
В результате проекта в Фонде удалось обеспечить наглядность процесса сбора годовой отчетности — он стал прозрачным и понятным. Визуализация — один из важных шагов выстраивания этого процесса.
Сейчас весь фонд живет в едином аналитическом контуре: все видят единые данные в системе аналитики и принимают решения, выстраивают краткосрочные и долгосрочные стратегии на их основе. Сейчас оцифрованность процессов в «Сколково» одна из самых высоких, и аналитика является логическим следствием этого процесса.
«GMCS сотрудничает с Фондом «Сколково» более трёх лет. За это время реализовано несколько BI-решений: аналитические панели для топ-менеджмента Фонда, а также дашборды для операционных отделов, включая, например, решение для оценки эффективности работы чат-ботов. На данный момент взаимодействие Фонда «Сколково» и GMCS направлено на развитие уже существующих решений, поддержку всего функционала и разработку новых дашбордов, предоставляющих необходимую аналитику специалистам Фонда», – рассказывает Александра Слуцкая, руководитель проектов в GMCS.
Перспективы
В планах Фонда — расширение списка используемых приложений и количества лицензий. На данный момент разработка приложений основана на принципах MVP — создается гипотеза о полезности визуализации тех или иных данных в определенном разрезе, и для ее проверки создается прототип (своими силами или в партнерстве с GMCS). Такой подход позволяет быстро проверить состоятельность гипотезы, и в формате поступательного движения позволяет закрыть значимые потребности функциональных подразделений и расширять использование аналитики в их работе.