CRM для застройщика: внедрение с нуля в 2024 году

К нам часто обращаются региональные застройщики за первым внедрением CRM. Здесь бывает необходима «скорая помощь»: сначала мы быстро внедряем CRM, а потом развиваем и адаптируем её функционал под конкретные задачи застройщика. Как это происходит, рассказываем на примере строительной компании «Град».

Строительная компания «Град» — застройщик полного цикла и реализует свои проекты от проектирования до обслуживания после реализации квартир. На рынке Кургана компания известна с 2020 года.

Жилой комплекс клиента «Районы-кварталы» стал значимым проектом на региональном рынке, так как совместил в себе концепцию загородной жизни с городским расположением и уровнем комфорта. ЖК находится возле благоустроенной набережной. Безопасный двор без автотранспорта удобен для жителей, а по соседству расположен паркинг на 420 машиномест.

Remark — это интегратор цифровых решений для девелоперов. С 2007 года помогаем компаниям быть максимально эффективными в цифровой среде, автоматизируя процессы маркетинга, продаж и внутреннего взаимодействия между сотрудниками. Наша главная экспертиза — в недвижимости, поэтому мы рассказываем о CRM для застройщиков на вебинарах, в статьях и в телеграме.

Бизнес-процессы компании можно было описать словом: «хаос». Каждый менеджер вёл собственную таблицу с базой данных клиентов и выполнял массу ручных операций, отнимающих драгоценное рабочее время.

Застройщик поставил нам задачу: автоматизировать бизнес-процессы таким образом, чтобы компания повысила уровень сервиса и получила надежную базу для увеличения объемов продаж.

Так как мы регулярно внедряем CRM новым застройщикам или тем компаниям, которые перешли на первый уровень цифровизации, у нас отлажены этапы работы.

Этапы выглядят так:

В качестве CRM для клиента выбрали Битрикс24, как наиболее подходящую и удобную систему.

Прежде чем настраивать клиенту CRM, требовалось собрать максимум информации. Мы организовали брифы для сотрудников отделов продаж и маркетинга.

- Отдел маркетинга был заинтересован в учете источников лидогенерации, и аналитике их эффективности. Для удобства их работы мы сделали упор на настройку SMS-рассылок и фильтров CRM.

- С отделом продаж, как обычно бывает, мы провели больше брифов. Его сотрудники ведут заявки в CRM, обрабатывают лиды и сделки. Наиболее актуальные для этого подразделения функции: поля и стадии в CRM, сценарии телефонии, интеграция с Profitbase.

Выявление потребностей удалось ускорить, поскольку руководитель отдела продаж у застройщика является также руководителем отдела маркетинга. В процессе обсуждений составили список сервисов, интеграция с которыми поможет оптимизировать бизнес-процессы компании. В дополнение к CRM-системе Битрикс24 предложили остановиться на телефонии Mango и Profitbase в качестве отраслевой системы учета и бронирования.

После активации лицензии Битрикс24, внесли в CRM новых пользователей и настроили их аккаунты в системе. Теперь можно было приступать к переносу данных из таблиц в Excel, которые вели менеджеры. Для переноса использовали функцию «Импорт», подготовив данные в формате для переноса. При миграции все лиды остались в сохранности.

После первичной подготовки к работе CRM перешли к сбору данных о поступающих в компанию лидах: звонки на телефон, обращения из мессенджеров и с сайта. Телефонии у застройщика не было, поэтому мы начали с интеграции Mango. Также настроили сбор лидов из Viber, Telegram и из онлайн-чата, а также при заполнении формы заявки на сайте компании.

Теперь в CRM-системе отображались все собранные лиды. Менеджеры получили репрезентативные актуальные данные для принятия решений.

В качестве решения для учета и бронирования мы рекомендовали систему Profitbase, которую интегрировали в CRM — это лидирующий отраслевой продукт. После интеграции настроили типовые бизнес-процессы. Например, удобный подбор квартир под запрос клиента, автоматическая отправка уведомлений и формирование коммерческого предложения.

Дополнительное преимущество интеграции Profitbase с Битрикс24 — возможность прикрепить к сделке в CRM-системе карточку квартиры. При бронировании статус недвижимости в Profitbase автоматически изменяется на «забронировано», то есть в системе доступна максимально актуальная информация.

Для настройки воронки продаж мы использовали подробную информацию о бизнес-процессах, на основе которой подготовили регламенты. Наконец настала очередь небольших процессов, которые могут отнимать у менеджеров много времени. Автоматизировали наименование сделки, проставление показателей в воронках и другие подобные «мелочи», из которых складывается эффективная работа.

Отдельно решили проблему дублей лидов в системе, которые искажают статистику и создают путаницу в работе. Чтобы избежать этого, использовали «Контроль дубликатов» — разработанное нами приложение, которое при поступлении заявки от дубля из базы обращает внимание менеджеров и не дает сохранить отдельный лид. Менеджеру нужно вручную удалить дубль или объединить его с существующим контактом.

Для экономии времени настроили автоматическую генерацию документов. Теперь в CRM сразу появляется всё необходимое для каждого этапа: соглашения о бронировании, договора с участниками долевого строительства, акты приёма-передачи.

Контакты работающего с ним менеджера клиент теперь получает в виде SMS, которое отправляется автоматически. Оперативно известить клиентов о бронировании или истечении его срока также помогает автоматизированная рассылка. Уведомления о новых событиях сразу видят и сотрудники компании.

После завершения настройки CRM мы обучили сотрудников работе с ней. Отдельное обучение организовали для руководителя отдела продаж, чтобы он мог эффективно решать свои задачи в системе. Сотрудники освоили работу с фильтрами и стандартными отчетами Битрикс24.

После восьми месяцев использования CRM застройщик попросил расширить ее функционал. Мы добавили интеграцию с мессенджером WhatsApp, чтобы менеджеры отвечали в Битрикс24. SMS-оповещения о времени регистрации договора клиентам компании также стали уходить автоматически.

1. Интеграция с мессенджерами и телефонией позволила менеджерам эффективно работать с лидами в системе.

2. Подключенная система учета и бронирования квартир Profitbase обеспечила максимальную автоматизацию бизнес-процессов.

3. Мы перевели в автоматический режим максимум рутинных операций — от отправки SMS-уведомлений клиенту по этапам сделки до генерирования документов. Чтобы не потерять контакты менеджера, клиенты также стали получать их в SMS.

4. Мы использовали собственное решения для борьбы с дубликатами лидов в системе. В результате РОПу всегда доступна актуальная информация по лидам и сделкам, которая напрямую влияет на качество принимаемых решений и объём продаж.