Как организовывать созвоны, которые всем нравятся
Нет ничего легче, чем черкануть в чатик: “го созвонимся”. Но сделать этот созвон действительно продуктивным – задача со звёздочкой. И нет более страшного греха, чем трата чужого времени впустую.
Так что давайте разберемся, как созваниваться с пользой для дела, проекта и ваших отношений с коллегами.
Шаг 1. Спросите себя “А нужен ли созвон?”
Лучший созвон – это созвон, которого не случилось. Поэтому перед тем, как его назначать, нужно понять, зачем вы это делаете.
Грамотные причины для созвона:
- нужно обсудить вопрос, который плохо подходит для переписки (например, конфликт между участниками команды или повышение зп);
- еженедельный созвон команды, позволяющий обсудить накопившиеся вопросы вживую;
- ваша тема для обсуждения требует живой демонстрации экрана, скрины не подойдут;
- любой созвон с конкретной проблематикой, где всем участникам очевидно, что выяснять этот вопрос в переписке будет слишком долго.
Причины для созвона, за которые попадают в ад:
- мне было лениво писать текст, вообще не люблю печатать;
- я ещё не решил, что думаю по этому вопросу, на созвоне сориентируюсь;
- мне была нужна помощь, и я решил быстренько набрать коллегу, чтобы не тратить время на тыканье пальцами в клавиатуру.
Каждый раз, когда вы экономите время на написание сообщения с помощью резкого прыжка на созвон, вы тратите время людей, с которыми созваниваетесь. Это неэффективно, и честно сказать, неуважительно по отношению к чужому времени и чужим задачам.
Бывают ситуации, когда это уместно, но в проектах такие ситуации случаются крайне редко.
Если вы приняли решение обойтись перепиской вместо созвона, вы только что спасли чьё-то время, ура! Теперь не забудьте сформулировать вопрос в сообщении таким образом, чтобы было легко понять, чего вы хотите, и ответить вам – то есть, четко изложить суть проблемы, приложить все необходимые ссылки и скрины, и написать, в какие сроки вам нужен ответ. Готово, вы восхитительны ❤
Шаг 2. Определитесь с аджендой
Итак, вы решили, что вам нужен именно созвон. Отлично, время подготовить адженду для созвона. Давайте посмотрим, что входит в адженду, и зачем:
- Вопросы на обсуждение, к которым прилагаются всеми необходимые ссылки и/или документы – чтобы все, кто будет участвовать во встрече, знали, что им предстоит обсудить, и могли подготовиться;
- Ожидаемый результат по обсуждению каждого из вопросов;
- Длительность встречи и время на обсуждение каждого из вопросов;
- Перечень участников;
- Ссылка на созвон.
Интересный побочный эффект адженды – часто в процессе её написания можно осознать, что всё же созвон не нужен, и вы прекрасно выразили всё в тексте. В таком случае можно вернуться к пункту 1 🙃
Пример хорошей адженды:
Людмила, привет!
Нужно с тобой созвониться, чтобы решить, как вызволить тебя из плена Черномора. От тебя надо будет показать в камеру телефона окрестности замка, в котором тебя держат, и рассказать, как сменяется охрана, и где стоят посты. На созвоне ещё будет Финн – это волшебник, я вас познакомлю, он мне помогает тебя спасать.
Ожидаю, что по окончании разговора буду понимать, как устроена система охраны, и с какой стороны удобнее подобраться к замку.
Созвонимся завтра в 14:00 по таймзоне твоего пленения, рассчитывай на 15 минут. Ссылочки на созвон не будет, просто наберу по фейстайму, не забудь зарядить телефон и спрятаться от Черномора под шапкой-невидимкой.
Навеки твой, Руслан
Пример плохой адженды:
Людмила, привет! Как дела, что делаешь? Надо поговорить, наберу в фейстайм?
Шаг 3. Хорошо подумайте над перечнем участников созвона
На созвоне должны присутствовать только те, кто на нём действительно нужен. Если вы зовёте человека на созвон, чтобы он "просто посидел и послушал” – это плохой кейс.
Бывают случаи, когда такое уместно, например, когда вы обучаете кого-то переговорам и приглашаете его послушать, как вы эти самые переговоры ведёте. Но опять же, это редко случается на проектах.
План созвона так же надо составлять с учётом загруженности участников. Если для вопроса номер 1 нужны Мерри и Пиппин, а для вопроса номер 2 – только Мерри, то Пиппин может отключиться сразу после того, как вы закончили обсуждение первого вопроса.
Хороший лайфхак – через 20 минут после начала любой встречи задавать вопрос: “Кто-то чувствует, что тратит время зря?”. Если есть положительные ответы, то нужно либо отпустить этого человека, либо сразу перейти к обсуждению вопроса с его участием, а на будущее лучше планировать созвоны.
Шаг 4. Пригласите участников на встречу
Отлично, вы выполнили все предыдущие шаги и определились с датой и временем. Осталось только:
- выслать адженду каждому участнику встречи;
- создать встречу в календаре, в которой обязательно указать ссылку на созвон;
- продублировать информацию о встрече в личные сообщения каждому участнику (или в чат проекта, тегнув всех участников).
Очень важный момент – всегда закладывайте во время на встречу написание meeting notes. Это значит, что если вы назначаете встречу на 1 час, то по факту она должна длиться 45 минут, а ещё 15 минут после неё вы будете писать meeting notes. Если встреча назначена на 30 минут, то соотношение будет такое: 20 минут разговора к 10 минутам написания заметок.
Шаг 5. Проведите созвон
Думаете, это легко? Ничего подобного, если уж вы организовали встречу, то вы и отвечаете за то, чтобы она прошла продуктивно. Так что обязательно делаем следующее:
- в начале встречи повторяем адженду, напоминая, сколько у нас времени на каждый вопрос. Например: итак, сегодня нужно обсудить, имеет ли смысл расширять команду на следующий спринт, а если да, то привлекаем Мерри или Пиппина. На созвон у нас 45 минут, из них 30 минут на первый вопрос и 15 – на второй. Возражения или дополнения есть? Нет? Тогда погнали!
- в процессе следим за временем, и если что – напоминаем участникам о том, что оно не резиновое. Например: ребята, уже 20 минут прошло, а мы так и не решили, нужно ли расширять команду. У нас 10 минут на этот вопрос осталось, вообще-то. Что думаете?
- не забываем о том, что иногда кто-то из команды может быть нужен на созвоне для обсуждения только одного из пунктов адженды. Например: ребята, мы решили, что команду надо расширять. Как будто бы, чтобы выбрать между Мерри и Пиппином, достаточно только Сэма, Фродо с ними всё равно ни на одном проекте не пересекался, так что Фродо, можешь идти.
- ведём заметки, чтобы потом написать meeting notes. Это очень важный пункт, и за него несёт ответственность именно организатор созвона. Если понимаете, что у вас такой возможности не будет, на старте созвона (а лучше – заранее) договоритесь с кем-то из его участников о выполнении роли секретаря.
Вы можете переживать, что с таким строгим контролем созвоны станут “бездушными”, люди будут второпях тараторить что-то о работе, не имея возможности ни пошутить, ни кота в камеру показать. Не стоит об этом беспокоиться, просто закладывайте время на обсуждение с небольшим люфтом, чтобы участники созвона не чувствовали слишком жестких рамок, и всё будет хорошо. Если у вас будет время и настроение немного поболтать о жизни, вы это сделаете, если нет – закончите созвон чуть раньше.
Шаг 6. Напишите meeting notes
Это важно.
Во-первых, в рабочей суете слишком многое может забыться или исказиться. Вы сказали “сдай через неделю”, а человек помнит “через 2 недели”, вот вам и начало конфликта.
Во-вторых, участники команды, не присутствовавшие на встрече, должны знать, что на ней происходило (заодно это лечит нас от ситуации “позвали человека на встречу, чтобы он просто был в курсе”)
В-третьих, это фиксация информации в тексте, очень важный момент. Если вы прописали в meeting notes “к концу спринта сможем сделать фичу, но не протестировать, поэтому тестирование и баги переносятся в следующий спринт”, заказчик это прочитал и не возразил, то в конце спринта он уже не сможет возмутиться наличию багов. А если это было просто сказано на созвоне и нигде не зафиксировано, то остаётся только надеяться на лучшее.
По факту, meeting notes – это дополненная адженда. Вот, что содержит в себе этот документ:
- дату встречи
- вопросы, вынесенные на обсуждение
- к чему пришли по каждому вопросу
- action items (задачи, появившиеся в ходе обсуждения)
Пример хороших meeting notes:
Дорогая Людмила!
Спасибо тебе за наш созвон, был неимоверно счастлив видеть твоё прелестное личико на экране своего айфона. Итак, что мы обсудили:
- ты мне показала окрестности замка, и я понял, что удобнее всего будет подбираться ползком через грядки с клубникой;
- ты рассказала мне, что пересменок охраны происходит в 20:00, и посты стоят у ворот и на сторожевой башне, следовательно, мне будет удобно тебя спасти где-то в 19:15 – часовые уже устали, готовятся к пересменку и играют в Сandy Crush вместо внимательного наблюдения;
Итого, наши задачи:
- ты должна в 19:00 быть у грядок с клубникой в шапке-невидимке (лучше заранее, мало ли что);
- я в 19:15 (плюс-минус 10 минут) подползу и тебя спасу;
- пока будешь ждать, насобирай нам клубники в дорогу.
Жду встречи!
Твой любимый муж Руслан
Вот и всё! Если вы дочитали до конца, то вы герои, и вот вам котик. А если вы будете применять всё написанное в жизни, то всех котиков вселенной не хватит, чтобы выразить благодарность тех, кто ходит на ваши созвоны 😊
Такая жиза вообще. Созвоно-хейтеры, ставьте классы :D
О, идеальный мемасик :D
Мой любимый мем на тему созвонов:
О, я хочу такое!
Вспоминается мне одна из прошлых работ, где один из топов растягивал созвоны с 20-30 ти минут, до 2 часов.
Делал подобный расчет стоимости подобного "полезного" созвона на вскидку, выходило в цифрах - от 60 т.р. до 150 т.р. выкинутого времени в урну)
На первом же пункте словил супер-жизу.
Половина созвонов по проектам могли бы уместиться в текстовый диалог на пару минут или даже два сообщения, где вопросы и ответы разбиты на пункты. Но всё это превращается в чудесные, долгие разговоры с вебками, где вместо живых диалогов звучат "эээ", "ммм", "так, что там еще", "вопросы есть какие-то?".
А организаторы этих созвонов что говорят в своё оправдание?)