Как навести порядок с финансами в стартапе
Компания в которой я работаю, с 2012 года занимается ритейлом компьютерной техники на рынке б2б, и вот в 2018 году мы решили открыть несколько новых направлений и выделить их в новые структурные подразделения. Новые подразделения должны были заниматься IT, а именно:
- Внедрение CRM системы Битрикс24
- Разработка сайтов на CMS 1С Битрикс
- Разработка собственного ПО
- Аналитика данных и построение аналитических дашбордов
Запуск прошел успешно т. к. все нужные специалисты были уже в штате, за клиентами тоже вопрос не стоял, достаточно быстро мы начали наращивать клиентскую базу. И вот спустя 2 года работы мы замечаем следующую закономерность, некоторые компании с которыми мы работаем, преимущественно из СМП либо вообще не ведут управленческий учет, либо используют всевозможные тетрадки, таблички и прочее… После того, как мы поговорили с некоторыми из клиентов, увидели то, что малый бизнес не ведет управленческий учет по нескольким причинам:
- Это не понятно и не знают с чего начать
- Сервисы для финансов сложные
- Используют приложения для личных финансов
После чего было принято решение о разработке собственного сервиса управленческого учета. Дальше немного об ошибках, которые допускает малый бизнес при ведении учета.
Деньги пришедшие к вам на карту — это еще не ваши деньги
Такую частую ошибку допускают начинающие предприниматели, особенно те, кто на первых этапах не разделяют «Мои деньги на карте человека« и »и деньги на карте бизнеса».
Приведу пример: Самозанятый, который занимается разработкой сайтов, взял свой первый заказ с постоплатой 100% после сдачи работы. Для того, чтобы начать работу он оплатил конструктор сайтов, купил доменное имя и потратил на это 15 тысяч рублей, которые достал из собственного кармана как физического лица. После того как он выполнил свою работу и за неё получил на карту самозанятого 100 тыс. рублей. И в этом примере вроде все просто, 1 клиент и 4 операции. Но представим, что заказ не один, а 10-20-50 и тут уже в голове не удержать.
Вот как бы это все выглядело, если следовать следующим правилам:
- Разделять деньги бизнеса и деньги физического лица. Самый простой для самозанятого или физического лица — это 2 счета, заведите себе в личном кабинете банка и назовите его, к примеру «Деньги проект» и все поступающие деньги по вашим проектам, переносите на этот счет
- Заведите сервис финансового учета https://finzor. ru/join
- Ведите все операции по проекту в сервисе
- Проверяйте, чтобы сумма на вашем счету «Деньги проект» была равна сумме в учетной программе
- Привязывайте финансовые операции к статьям доходов и расходов и к проектам.
Ищите точки роста и избегайте ошибок
Движение денежных средств это основа основ для начала управленческого учета, самый первый шаг с которого мы рекомендуем начинать учет. ДДС позволит навести базовый порядок в ваших деньгах и собрать данные о финансовой деятельности компании. В последствии данные из ДДС можно использовать в других отчетах, которые позволят:
- Анализировать ваш денежный поток. В результате анализа вы увидите на что тратятся деньги, на каких счетах и сколько денег есть.
- Видеть прибыльность по проектам после их завершения и получения оплаты
- Избегать такой частой проблемы, как кассовый разрыв.
Но следует помнить, что ДДС это только первый, но важный шаг для внедрения управленческого учета в вашу компанию. Как показали данные опросов, когда мы исследовали рынок управленческого учета в малом бизнесе, многие совсем не ведут учет, никакой. Сложно будет на старте вашей предпринимательской карьеры внедрить учет в полном объеме, поэтому рекомендуем внедрять учет этапами и начинать с малого.