Рост спроса на digital – когда рук на всё не хватает
Маркетинг позволяет быстро адаптироваться к меняющемуся рынку и следовать за потребностями пользователей, что, как итог, приводит к увеличению продаж и укреплению рыночных позиций. А в условиях кризиса и снижения покупательской способности (то, с чем сегодня нам приходится активно иметь дело) грамотный маркетинг чуть ли не единственный способ для компании выдержать натиск «внешних факторов».
Маркетинг в России начал активно развиваться в начале 2000-х. Глобализация, развитие технологий и желание российских компаний быть конкурентоспособными на мировом рынке – основные тому причины. Региональные компании все больше осознают важность качественного маркетинга для достижения коммерческого успеха и, зачастую, прибегают к помощи внешних digital-агентств.
Конечно, для сферы digital использование маркетинга дает безграничные возможности для роста бизнеса, однако, «с большой силой приходит и большая ответственность». Некоторые диджитал-агентства встречаются с огромным числом проектов и не знают, как к ним подступиться и выполнить всё в срок/качественно/быстро. Представьте диджитал-агентство, которое ежедневно получает десятки брифов. Каждый проект требует внимания, усилий и креативного подхода. Для команды, которая работает без остановки, работа становится бесконечным марафоном без видимых результатов. Если, прочитав эти строчки, вы узнали своё агентство или боитесь, что оно может стать таковым в ближайшее время, давайте вместе разбираться, почему так произошло.
Изучив достаточное количество кейсов, можно выделить несколько основных причин авралов в Digital-агентствах:
- Несоразмерное расширение клиентской базы. Погоня за доходами может привести к тому, что агентство берет все больше и больше проектов, не основываясь на количестве ресурсов, которые есть для их реализации. Если перенести эту причину в плоскость бизнес-философии, сразу вспоминается система LEAN и термин «вталкивания», при которой забивка заказами происходит без аналитики доступных ресурсов для выполнения.
- Слишком большое количество предоставляемых услуг. Digital-агентство полного цикла, которое обладает компетенциями сразу в нескольких областях маркетинга, а не только, например, в дизайне, выглядит гораздо более привлекательным для заказчика. Однако, такой подход может создать хаос: специалисты вынуждены переключаться не только с проекта на проект, но и с задачи на задачу. Конечно, в утопичной вселенной специалист выделяется отдельно под каждую задачу, но давайте взглянем на ситуацию объективно.
- Неожиданные изменения в текущих проектах. Изменения требований клиентов могут удваивать объем работы и вызывать стресс у команды. Самый простой способ исключить эту причину из списка – детально выявлять потребность на этапах заполнения брифа. Больше общаться с клиентом и глубже погружаться в его бизнес, но возможно ли это, когда у вас уже «аврал»?
- Процессы управления и тайм менеджмента. Отсутствие четких рабочих процессов может создать атмосферу беспорядка и непредсказуемости. Все эти вопросы чаще всего ложатся на плечи project-менеджеров, но и они могут затеряться в проектах при неправильной приоритезации со стороны высшего менеджмента и упомянутого «вталкивания».
- Всё вышеперечисленное вместе. Как ни странно, эта причина – наиболее часто встречающаяся. Как правило, одна проблема влечет за собой другую, нарушая весь поток создания ценности конечного продукта. Слишком большое количество услуг привлекает слишком много клиентов, а они все, в свою очередь, вносят много правок. Из-за этого project–менеджер не успевает контролировать спринты и, как результат, спамит корпоративные чаты картинками о тленности бытия.
С причинами вроде как разобрались, теперь необходимо понять, к чему подобная ситуация в целом может привести.
Финансовые риски
Первым финансовым риском является задержка оборота денежных средств (кэш флоу) в компании. Получая огромное количество правок и постоянно смещая дедлайны проекта, агентство не получает запланированные на этапе бюджетирования постоплатные средства. Единственным путем предотвращения появления кассового разрыва является поиск новых предоплатных заказов. Но и они, в свою очередь, постоянно откладываются, создавая замкнутый круг.
Вторым, но не по значению, риском является недооценка стоимости. В этом кейсе может быть сразу два предшествующих события. Во-первых, компания может сознательно демпинговать стоимости на этапе выставления коммерческого предложения (вспоминаем предыдущий абзац и острую необходимость закрытия кассового разрыва), а во-вторых, слишком большое количество существующих проектов не дают возможности погрузиться в новый и грамотно его оценить.
Еще одним финансовым риском является неправильное распределение ресурсов и увеличение операционных расходов на изготовление, а в результате – снижение маржинальности готового продукта. Этот риск можно назвать основным. Он объединяет в себе предыдущие и репрезентирует, в целом, всё, что ждёт агентство, которое уделяет мало внимания проектному менеджменту. Неграмотное составление стоимости влечет за собой дополнительные затраты со стороны агентства на этапе проектирования (если иное не было прописано в договоре) – выделение дополнительного времени на доработки/повторные согласования/подключение дополнительных специалистов и всего остального в рамках существующей стоимости.
Управленческие риски
Даже Аристотель говорил о том, что «превосходство заключается в качестве, а не количестве». К сожалению, большинство digital-агентств, сталкивающихся с большим объемом проектов, об этом забывают. Работа на потоке снижает вовлеченность в проект и значительно снижает качество готового продукта, привлекая за собой сразу еще несколько управленческих рисков:
- Выгорание 🙂 На этом пункте останавливаться долго не будем. Перезагрузка и раздрайв на работе практически 100% ведёт любого, даже самого стрессоустойчивого и профессионального специалиста к выгоранию.
- Отток талантов. Да, это важно. Собирая в своей команде комьюнити разных специалистов и формируя тем самым ценность самого агентства, CEO забывают следить за тем, чтобы «таланты» были удовлетворены работой и не сбегали в конкурирующее агентство.
- Нарушение микроклимата. На фоне конкуренции за ресурсы и непонимания внутри проектного менеджмента между специалистами разных подразделений могут возникать конфликты, которые приведут к ухудшению корпоративной культуры.
Стремление к лидерству на рынке и экономическому росту не должно превращаться в погоню за количеством проектов в ущерб качеству, ресурсам и команде. Это может стоить дорого не только для отдельных специалистов, но и для всей компании в целом. Разобрав причины и возможные последствия образования «авралов» можно обозначить пул мер, которые помогут их избежать.
Тщательно продумайте концепцию агентства
Если в вашей команде есть дизайнер и разработчик, не стоит сразу внедрять в список услуг все виды дизайна и разработки. Искусственное расширение количества услуг снизит концентрацию специалистов на том, что они умеют делать.
Гораздо более эффективно выходить на рынок с тем, что ваше агентство профессионально делает дизайн и разработку сайтов, чем с тем, что вы можете сделать этикетки, анимацию, создать приложения и еще много-чего, но чуть менее качественно. Узкий спектр услуг повысит ценность вашего продукта и снизит трудности при его изготовлении.
Внедряйте системы управления своим «производством»
Существует много подходов к управлению компанией, основанных на мировом бизнес-опыте. Несмотря на внешние различия, цель внедрения большинства из них заключается в оптимизации всех производственных процессов.
Довольно эффективно приживается бережливое производство (или LEAN). Эта система управления направлена на оптимизацию производственных процессов путем устранения потерь. Основной акцент делается на максимизацию создания ценности для клиента при минимальных затратах. В отличие от многих других систем управления проектами (таких как Agile или Scrum), LEAN фокусируется на всем производственном цикле, начиная от поставщиков и заканчивая клиентами.
В digital-агентствах, где сроки и требования к проектам часто меняются, а ресурсы могут быть ограничены, LEAN поможет эффективно управлять рабочими процессами и избежать перегрузки. Система ориентирована на постоянное устранение лишних звеньев, автоматизацию рутинных процессов и акцентирование внимания на действительно важных аспектах работы. Это обеспечивает более высокую производительность и качество услуг без необходимости увеличения ресурсов или бюджета.
Один из дополнительных поинтов, которые делают LEAN одной из самых «внедряемых» систем является её открытость – существует множество бесплатных ресурсов, позволяющих очень глубоко погрузиться в тему и внедрить изменения на самых запущенных стадиях. Советуем изучить:
- Книга «The Lean Startup» Эрика Риса;
- Различные сайты и форумы, Lean Enterprise Institute (английский язык);
- Книга «Бережливое производство» Джеймса Вумека и Дэниела Джонса.
Упрощайте управление процессами!
Учитывая рост спроса на digital, растёт и количество различных инструментов, которые упрощают взаимодействие с клиентскими проектами. Наконец-то перестаньте использовать Excel и внедряйте в работу современные инструменты:
- CRM-системы, которые помогут команде отслеживать текущее состояние проектов, ставить друг на друга задачи в спринтах и контролировать сроки выполнения задач. Попробуйте Planfix, Wrike или Bitrix.
- Инструменты для упрощения задач - конструкторы сайтов, приложений и рассылок. Зачастую клиентам достаточно блочных решений, которые полностью закроют их потребность и используют при производстве гораздо меньше ресурсов, чем самостоятельное написание. Ваша задача в этом процессе - экспертно донести клиенту, что сайт на Tilda или uKit не будет уступать по своим характеристикам сайту на коде, но значительно сократит время изготовления и его финальную стоимость. Для разработки приложений можно использовать AppsGeyser или Apple Pie.
- Внедряйте софт для администрирования сразу нескольких проектов. Старайтесь агрегировать все проекты клиентов в одном месте, будто то общий аккаунт на Tilda для создания сайтов или Bitrix для ведения всех клиентов. Это значительно упростит работу специалистам, позволяя им сконцентрироваться непосредственно на рабочих задачах. Некоторые площадки предлагают даже отдельные условия и плюшки для digital-агентств. Например, через Serverspace можно хостить клиентские приложения и сайты в одной учетной записи и получать с этого неплохой кэшбек по реферальной программе.
Каждое диджитал-агентство уникально, и оптимизация работы будет зависеть от конкретных потребностей и процессов. Начните с анализа текущих процессов и их оптимизации с использованием вышеперечисленных советов и инструментов.