Автоматизация в аренде оборудования для меропритий: ДО и ПОСЛЕ. Расчет экономической выгоды​

В мире событийной индустрии, где каждое мероприятие требует безупречной организации и максимальной эффективности, автоматизация стала настоящим спасением от рутины и ключевым фактором в увеличении прибыли.

Благодаря передовым технологиям и инновационным решениям, компании по аренде оборудования для мероприятий теперь могут освободить своих менеджеров от монотонных задач и сосредоточиться на творческом и стратегическом развитии.

Автоматизация процессов, начиная от обработки заявок и заключения договоров, до управления инвентарем и планирования ресурсов, позволяет сократить время, улучшить точность и эффективность работы, а главное - максимизировать прибыль.

Я Юлия Трошкина, владелец студии автоматизации «Автопилот» (Золотой партнер Битрикс24, разумно настраиваем автоматизацию и внедряем CRM).

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Поделитесь этой статьей с товарищем, которому интересна работа в Битрикс24 с посменным графиком. Он будет благодарен. И подписывайтесь на мой блог — повышайте свою цифровую грамотность.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

Давайте вместе рассмотрим, как выглядят процессы в сфере аренды оборудования для мероприятий и какие ключевые показатели эффективности (KPI) можно выделить.

Это поможет увеличить эффективность и мотивацию в вашей компании. Готовы начать этот увлекательный путь к оптимизации и успеху?

Вот иерархический список отделов, должностей, процессов, KPI и ценного продукта для компании в сфере аренды оборудования для мероприятий:

1. Отдел продаж и клиентского обслуживания - Менеджер по продажам:

1.1. Процесс привлечения клиентов:

KPI:
Количество новых клиентов, объем продаж
Результат работы:
Эффективная коммуникация с клиентами, предоставление информации о доступном оборудовании и услугах, заключение договоров аренды

1.2. Процесс обработки запросов клиентов:

KPI:
Скорость ответа на запросы, точность предоставления информации

Результат:
Профессиональное и оперативное обслуживание клиентов, предоставление рекомендаций по выбору оборудования и услуг

1.3. Процесс подготовки предложений и составления договоров:

KPI:
Качество и точность предложений и договоров, соблюдение сроков

Результат:
Подготовка четких и понятных предложений и договоров, учет требований клиентов

2. Отдел технической поддержки и обслуживания - Технический специалист:

2.1. Процесс проверки и подготовки оборудовая перед арендой:

KPI:
Качество подготовки оборудования, соблюдение сроков

Результат:
Готовое к использованию и исправное оборудование для клиентов

2.2. Процесс установки и настройки оборудования на мероприятии:

KPI:
Скорость и качество установки и настройки, отсутствие технических проблем

Результат:
Готовая к работе аудио- и видеосистема, обеспечение качественной трансляции

3. Отдел логистики и склада - Логистический менеджер:

3.1. Процесс планирования и организации доставки и возврата оборудования:

KPI:
Соблюдение сроков доставки и возврата, минимизация потерь и повреждений

Результат:
Своевременная и безопасная доставка и возврат оборудования для клиентов

4. Отдел маркетинга и рекламы - Маркетинговый специалист

4.1. Процесс разработки маркетинговых стратегий и акций:

KPI:
Увеличение узнаваемости бренда, привлечение новых клиентов

Результат:
Разработка эффективных маркетинговых кампаний, привлечение целевой аудитории

5. Отдел финансов и бухгалтерии - Финансовый аналитик:

5.1. Процесс финансового анализа и планирования:

KPI:
Мониторинг финансовых показателей, разработка бюджета

Результат:
Финансовая устойчивость компании, оптимизация расходов

Также в стуктуру компании можно добавить менеджера по сопровождению для работы с постоянными клиентами.

Введение менеджера по сопровождению для обработки заявок постоянных клиентов в компании по аренде оборудования для мероприятий имеет свои плюсы и минусы:
Плюсы:
1. Улучшенное обслуживание клиентов
Менеджер по сопровождению будет ответственен за обработку заявок постоянных клиентов, что позволит обеспечить более персонализированный и внимательный подход к их потребностям.

2. Укрепление отношений с клиентами
Менеджер по сопровождению будет работать напрямую с постоянными клиентами, что поможет укрепить отношения и повысить уровень доверия.

3. Увеличение лояльности клиентов
Более качественное и индивидуальное обслуживание может способствовать удержанию постоянных клиентов и повышению их лояльности к компании.

4. Улучшение коммуникации
Менеджер по сопровождению будет осуществлять активное взаимодействие с клиентами, что поможет лучше понять их потребности и предоставить соответствующие решения.

Минусы:

1. Дополнительные затраты
Найм менеджера по сопровождению может повлечь за собой дополнительные затраты на его заработную плату и обучение.

2. Необходимость эффективного управления
Введение новой должности требует эффективного управления и координации работы с другими отделами, чтобы обеспечить согласованность и эффективность работы.

Введение менеджера по сопровождению может быть полезным, но, конечно, необходимо внимательно оценить финансовые возможности и организационные аспекты, чтобы принять решение, соответствующее потребностям компании.

Это лишь примеры отделов, должностей, процессов, KPI и ценного продукта для компании в сфере аренды оборудования для мероприятий. Реальная структура и состав могут отличаться в зависимости от конкретных потребностей и организации компании.

В соответствие с организационной структурой и процессами можно выделить следующие воронки в Битрикс24.
Воронка в Лидах
- "Лидогенерация по привлечению клиентов":
- Этапы: Холодные звонки/переписка, Интерес клиента, Квалификация лидов
Воронки в Сделках:
1. Воронка "Обработка заявок и заключение договоров":
- Этапы: Подготовка предложения, Переговоры, Заключение договора
2. Воронка "Обработка и подписание документов":
- Этапы: Подготовка документов, Согласование, Подписание
3. Воронка "Аренда оборудования":
- Этапы: Заявка, Оформление документов, Предоплата (счет), В аренде, Акт
4. Воронка "Оплата счета":
- Этапы: Выставление счета, Ожидание оплаты, Оплата
Воронки в Смарт-процессах:
1. Смарт-процесс "Доставка оборудования":
- Этапы: Забрать оборудование, В доставке, Доставлено
2. Смарт-процесс "Ремонт оборудования":
- Этапы: Прием заявки, Диагностика, Ремонт, Тестирование
3. Смарт-процесс "Оборудование":
- Этапы: Закупка, Техническое обслуживание, Подготовка перед арендой, Бронирование, Установка и настройка, В аренде
- Карточка: Каждая карточка представляет отдельное оборудование и проходит через этапы от закупки до аренды.

Давайте рассмотрим пример. Далее описание процессов и времени, затрачиваемого сотрудником - менеджером по продажам, Александром, до и после автоматизации.
ДО АВТОМАТИЗАЦИИ

1. Получение заявки

Александр принимал заявку от клиента по телефону или электронной почте. Он записывал основные данные о заявке вручную, такие как тип оборудования, даты аренды и требования клиента.

Время, затрачиваемое на получение заявки: 10 минут

2. Проверка наличия оборудования

Александр вручную связывался с отделом склада или просматривал базу данных, чтобы узнать, есть ли необходимое оборудование в наличии.

Время, затрачиваемое на проверку наличия оборудования: 15 минут

3. Подготовка предложения

Основываясь на требованиях клиента и доступности оборудования, Александр составлял предложение, указывая стоимость аренды, условия и сроки.

Время, затрачиваемое на подготовку предложения: 20 минут

4. Переговоры и подготовка договора

Александр проводил переговоры с клиентом, обсуждал детали аренды и вручную подготавливал договор, включая все необходимые условия и соглашения.

Время, затрачиваемое на переговоры и подготовку договора: 30 минут

5. Подписание договора

После согласования условий, Александр отправлял договор клиенту для подписания, обычно по электронной почте или через курьерскую службу.

Время, затрачиваемое на подписание договора: 10 минут

6. Завершение сделки

После получения подписанного договора, Александр регистрировал сделку в системе, указывая все необходимые данные и переводя ее в статус "В аренде".

Время, затрачиваемое на завершение сделки: 5 минут

Итого, до автоматизации

Александр тратил 90 минут на обработку каждой заявки и заключение договора.

ПОСЛЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

1. Получение заявки

Заявка от клиента автоматически поступает в систему Битрикс24, где Александр может видеть все основные данные о заявке, включая тип оборудования и требования клиента.

Время, затрачиваемое на получение заявки: 10 минут (без изменений)

2. Проверка наличия оборудования

Александр использует функционал воронки "Оборудование" в Битрикс24, чтобы узнать текущий статус и наличие оборудования, без необходимости связываться с отделом склада.

Время, затрачиваемое на проверку наличия оборудования: 15 минут (без изменений)

3. Подготовка предложения

Александр использует шаблоны предложений в системе Битрикс24, которые автоматически заполняются данными из заявки, что позволяет ему быстро сгенерировать предложение с указанием стоимости аренды и условий. Также, типовая презентация по оборудованию отправляется автоматически клиенту.
Время, затрачиваемое на подготовку предложения: 15 минут (сокращение на 5 минут)

4. Переговоры и подготовка договора

Александр проводит переговоры с клиентом, обсуждает детали аренды, и использует функцию "Подпись" в Битрикс24 для отправки договора клиенту на электронную подпись. После подписания договора, система автоматически отслеживает статус подписи и переводит сделку в следующую стадию.

Время, затрачиваемое на переговоры и подготовку договора: 20 минут (сокращение на 10 минут)

5. Подписание договора

После подписания договора, система автоматически переводит сделку в статус "Договор подписан" и может отправить уведомление или задачу Александру о подписании договора.

Время, затрачиваемое на подписание договора: 5 минут (сокращение на 5 минут)

6. Завершение сделки

После подписания договора, система автоматически переводит сделку в статус "Договор подписан". Завершение сделки означает успешное заключение договора и не требует дополнительного времени на регистрацию.

Время, затрачиваемое на завершение сделки: 0 минут

Итого, после автоматизации Александр тратит 65 минут на обработку каждой заявки и заключение договора.

Это позволяет Александру более эффективно использовать свое время и улучшить общую производительность компании.

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ

Для расчета суммарной экономии на автоматизации работы менеджера Александра в месяц, необходимо учесть количество заявок и сделок, с которыми он работает в течение этого периода, а также время, которое он сэкономил на каждой заявке после автоматизации.

Предположим, что Александр обрабатывает в среднем 50 заявок в месяц.

По предыдущим расчетам, он сократил время на обработку каждой заявки на 25 минут после автоматизации.

Таким образом, суммарная экономия времени в месяц составляет:25 минут/заявка * 50 заявок = 1250 минут

Переведем это в часы:1250 минут / 60 минут = примерно 20.8 часов

Исходя из предположения, что Александр работает в среднем 160 часов в месяц, можно рассчитать процент экономии времени:

(20.8 часов / 160 часов) * 100% = примерно 13%

Это время можно использовать для выполнения других задач, улучшения обслуживания клиентов или повышения производительности работы.

Для расчета экономии в деньгах, связанной с автоматизацией работы менеджера Александра, необходимо узнать среднюю зарплату менеджера в данной сфере и определить стоимость одного часа его работы.

Предположим, что средняя зарплата менеджера в данной сфере составляет 50 000 рублей в месяц.

Рассчитаем стоимость одного часа работы:
50 000 рублей / 160 часов = 312.5 рублей/час

Теперь рассчитаем экономию в деньгах для одного менеджера Александра:
312.5 рублей/час * 20.8 часов (суммарная экономия в месяц) = 6,500 рублей

Таким образом, автоматизация работы менеджера Александра позволяет сэкономить примерно 6,500 рублей в месяц.

Теперь рассмотрим, сколько бы сэкономил предприниматель, если бы в его компании было 2 и 4 менеджера.

Для 2 менеджеров:
6,500 рублей * 2 = 13,000 рублей в месяц

Для 4 менеджеров:
6,500 рублей * 4 = 26,000 рублей в месяц

Таким образом, предприниматель мог бы сэкономить 13,000 рублей в месяц, если в его компании было бы 2 менеджера, и 26,000 рублей в месяц, если было бы 4 менеджера.

Для 2 менеджеров:
13,000 рублей * 12 месяцев = 156,000 рублей в год

Для 4 менеджеров:
26,000 рублей * 12 месяцев = 312,000 рублей в год

Таким образом, автоматизация работы менеджеров позволяет предпринимателю сэкономить значительные суммы в деньгах, улучшая эффективность работы и повышая производительность компании.

p.s. а ведь это не вся автоматизация, которую можно настроить.

Получить консультацию по CRM и аналитике можно, написав в Telegram по номеру +7 902 384 8852.

Присоединяйтесь к прямому эфиру по развитию бизнеса, задавайте свои вопросы экспертам, знакомьтесь с предпринимателями онлайн в Telegram-канале студии Автопилот.

#crm #crmсистема #crm_системы #crmbitrix #bitrix24 #битрикс24срм

#арендаоборудования #автоматизация #эффективность #автоматизация #мотивация #процессы #KPI #управлениеинвентарем #управлениеоборудованием #оборудованиедлямероприятия #увеличениеприбыли #событийнаяиндустрия #бизнесоптимизация

#проекторы #звуковыесистемы