Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном
Созвонились с коллегами, поговорили, зафиксировали договорённости, разошлись. Но ведь так бывает редко — чаще записи теряются, ведутся в разных местах или не ведутся вовсе. WEEEK рассказывает, как сделать так, чтобы созвоны имели смысл и никто не забывал о своих обещаниях
Meeting notes, протокол собрания, фоллоу-ап, минутки — это всё про записи со встреч, созвонов и совещаний. Речь о записях в виде текста, потому что видео и аудиозаписи навеки останутся в таком виде. Текстовые заметки — полезная штука, и вот почему.
Зачем конспектировать собрания
- Потому что мы забываем услышанное. Есть даже «кривая забывания» Эббингауза — она показывает, как новые данные выветриваются из нашей головы после попадания туда. Очень быстро, минута за минутой.
- Потому что мы искажаем услышанное. Человеческий мозг — хранилище ложных воспоминаний. Этот феномен, который ещё называют конфабуляции, демонстрирует, как человек со временем подменяет или дополняет реальные факты вымышленными.
- Чтобы решить споры. Как раз из-за того, что мы забываем или искажаем информацию, трудно доказать, что директор Иван Степаныч дал-таки бюджет на этот проект — и именно 5000 рублей, а не 500. Записи со встреч решают такие недопонимания.
- Для будущих поколений. Или отсутствующих коллег. Или новых сотрудников.
Как писать протокол, чтобы его читали
Первое, что нужно сделать, — поручить одному из присутствующих вести протокол встречи. В идеале это должно быть его единственной задачей.
Дальше дайте протоколисту следующие инструкции:
- В записи должны быть обязательные детали: дата, участники, повестка. Их лучше добавить ещё до начала встречи.
- Нужно указать повестку и контекст. То есть проблему, которую нужно решить на встрече, или хотя бы просто тему и немного контекста. Кстати, это важно не только записать, но и озвучить на собрании.
- К концу собрания в записи должны быть: принятые решения вместе со сроками, статусом, ответственным за исполнение. Если оговаривались деньги — то сумма или вилка. В общем, фактура.
- Один документ — один протокол. Если надо собрать протоколы в одном месте, лучше завести отдельный документ с перечнем и ссылками либо использовать инструменты, где с древовидной структурой хранения документов.
- Протоколы надо хранить в одном месте, в формате, который читается со всех устройств, с возможностью комментировать.
- Если протоколист что-то не расслышал или упустил — сразу после собрания нужно сходить и уточнить.
- Отправить конспект встречи всем участникам нужно как можно быстрее после встречи. Иначе смысл всего этого?
Ну, а чтобы документ всё-таки прочитали и поняли, нужно:
- Избегать сленга, сокращений и опечаток.
- Выделять жирным и подчёркивать главное, чтобы текст легче воспринимался.
- Писать лаконично, ёмко, в инфостиле — то есть без лишних украшательств и сложных предложений.
Шаблон meeting notes — и как его повторить
Эта мини-инструкция пригодится тебе, чтобы повторить шаблон в своём инструменте — или в нашей Базе знаний WEEEK.
Создай папку под записи встреч или ветку документов. Озаглавь так, чтобы было понятно, что здесь хранится. В названиях документов указывай, что за встреча, и ставь дату, чтобы не гадать потом, когда это было.
Внутри в документе создай повторяющуюся структуру — участники, кто ведёт запись, повестку, продублируй дату. Затем создай раздел для вопросов, которые нужно решить. Следом список действий, которые надо будет предпринять после встречи — его удобно оформить в чек-листе. Обязательно записывай не только саму задачу, но и ответственных за неё.
Инструменты для ведения записей встреч
На правах блога WEEEK начнём с себя, но честно расскажем и про другие инструменты.
WEEEK
Вот, что полезного есть в нашем сервисе для составления конспектов встреч:
✅ Плюсы:
- Создание документов с древовидной структурой — можно сделать папку «Записи встреч», а внутри хранить сами конспекты.
- Внутри можно отмечать юзеров через @, чтобы не вводить имена присутствующих вручную. Так же, через собачку, документы можно перелинковать с задачами или подвязать к проектам.
- Удобный текстово-блочный редактор с широкими возможностями по форматированию текста.
- Можно поделиться ссылкой на всю папку или отдельный документ.
❌ Минусы:
- Случаются глюки.
- Нет сквозного тегирования документов для более быстрого поиска.
Google Docs
Самый распространённый в российской интернет-среде цифровой редактор для документов. Если ссылка на документ для общего использования — только гугл-доки.
✅ Плюсы:
- Всего его знают, интуитивно понятный и простой.
- Всё умеет с точки зрения редактирования, оформления, вставок, упоминания пользователей.
- Открывается на любых платформах и девайсах и не требует регистрации.
❌ Минусы:
- Надо отдельно продумывать, как структурировать записи для регулярного сбора протоколов, чтобы ничего не терялось и не надо было каждый раз искать ссылки.
- Подвязать к рабочему пространству в другом онлайн-сервисе можно только через ссылку.
Kaiten
Хороший российский таск-менеджер с Канбан-досками. Имеются встроенные документы, на них и посмотрим.
✅ Плюсы:
- Можно создавать папки с документами внутри рабочего пространства рядом с досками, в корневом документе будет перечень всех документов в папке.
- Хороший текстовый редактор с базовым наборов блоков (есть кодовые вставки, но чек-листов, к примеру, нет).
- Удобное управление доступом к каждому документу, возможность опубликовать в сети.
- Быстрая и плавная работа.
❌ Минусы:
- Нельзя упомянуть пользователя.
- Замечены глюки в работе редактора — к примеру, со списками.
Notion
В представлении не нуждается.
✅ Плюсы:
- Прекрасная система управления документами с помощью древовидной системы — удобно для хранения заметок в отдельной ветке.
- Тегирование документов. Можно присвоить документу тег, скажем, «Общий созвон» или «Заказчик» — и отбирать по тегам нужные протоколы без лишних телодвижений.
- Фантастический текстово-блочный редактор — гибкий, удобный, куча вставок. Красота!
- Есть готовый шаблон заметок встреч — вот тут.
❌ Минусы:
- Для командного использования — дорого, оплата в долларах.
Заметки
Любые заметки, вшитые в твой компьютер. К примеру, Apple Заметки — прекрасный инструмент.
✅ Плюсы:
- Просто и понятно управляется, всегда под рукой.
- Хороший встроенный рубрикатор. Можно раскладывать заметки по папкам, присваивать названия. Часто бывают хэштеги.
- Есть инструменты для форматирования текста: заголовки, списки, чек-листы и прочее.
- Шерится — в целом, теми же Apple Заметками удобно делиться. А ещё они синхронизируются между всеми устройствами.
- Бесплатно. Есть готовые шаблоны.
❌ Минусы:
- Шерится-то шерится, но в проектный или корпоративный архив такую заметку не подошьёшь — так и останется только у тебя, если не перенести куда-то.
- Не тегнуть коллег, не подвязать к задачам или проектам.
да, потом тупо не хочется пересматривать весь созвон длиною в час со всеми заминками и спорами. Лучше фиксировать сразу и поручить это одному отдельному человеку, который не принимает участие в решении ключевых моментов
ох уж это кладбище записей встреч, которые никто никогда не посмотрит