реклама
разместить

Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

Созвонились с коллегами, поговорили, зафиксировали договорённости, разошлись. Но ведь так бывает редко — чаще записи теряются, ведутся в разных местах или не ведутся вовсе. WEEEK рассказывает, как сделать так, чтобы созвоны имели смысл и никто не забывал о своих обещаниях

Meeting notes, протокол собрания, фоллоу-ап, минутки — это всё про записи со встреч, созвонов и совещаний. Речь о записях в виде текста, потому что видео и аудиозаписи навеки останутся в таком виде. Текстовые заметки — полезная штука, и вот почему.

Зачем конспектировать собрания

  • Потому что мы забываем услышанное. Есть даже «кривая забывания» Эббингауза — она показывает, как новые данные выветриваются из нашей головы после попадания туда. Очень быстро, минута за минутой.
  • Потому что мы искажаем услышанное. Человеческий мозг — хранилище ложных воспоминаний. Этот феномен, который ещё называют конфабуляции, демонстрирует, как человек со временем подменяет или дополняет реальные факты вымышленными.
  • Чтобы решить споры. Как раз из-за того, что мы забываем или искажаем информацию, трудно доказать, что директор Иван Степаныч дал-таки бюджет на этот проект — и именно 5000 рублей, а не 500. Записи со встреч решают такие недопонимания.
  • Для будущих поколений. Или отсутствующих коллег. Или новых сотрудников.
Вот так выглядит кривая забывания. <a href="https://api.vc.ru/v2.8/redirect?to=https%3A%2F%2Fskillbox.ru%2Fmedia%2Feducation%2Fchto-takoe-krivaya-zabyvaniya%2F&postId=1033486" rel="nofollow noreferrer noopener" target="_blank">Источник Skillbox</a>
Вот так выглядит кривая забывания. Источник Skillbox

Как писать протокол, чтобы его читали

Первое, что нужно сделать, — поручить одному из присутствующих вести протокол встречи. В идеале это должно быть его единственной задачей.

Дальше дайте протоколисту следующие инструкции:

  • В записи должны быть обязательные детали: дата, участники, повестка. Их лучше добавить ещё до начала встречи.
  • Нужно указать повестку и контекст. То есть проблему, которую нужно решить на встрече, или хотя бы просто тему и немного контекста. Кстати, это важно не только записать, но и озвучить на собрании.
  • К концу собрания в записи должны быть: принятые решения вместе со сроками, статусом, ответственным за исполнение. Если оговаривались деньги — то сумма или вилка. В общем, фактура.
  • Один документ — один протокол. Если надо собрать протоколы в одном месте, лучше завести отдельный документ с перечнем и ссылками либо использовать инструменты, где с древовидной структурой хранения документов.
  • Протоколы надо хранить в одном месте, в формате, который читается со всех устройств, с возможностью комментировать.
  • Если протоколист что-то не расслышал или упустил — сразу после собрания нужно сходить и уточнить.
  • Отправить конспект встречи всем участникам нужно как можно быстрее после встречи. Иначе смысл всего этого?

Ну, а чтобы документ всё-таки прочитали и поняли, нужно:

  • Избегать сленга, сокращений и опечаток.
  • Выделять жирным и подчёркивать главное, чтобы текст легче воспринимался.
  • Писать лаконично, ёмко, в инфостиле — то есть без лишних украшательств и сложных предложений.

Шаблон meeting notes — и как его повторить

Эта мини-инструкция пригодится тебе, чтобы повторить шаблон в своём инструменте — или в нашей Базе знаний WEEEK.

Создай папку под записи встреч или ветку документов. Озаглавь так, чтобы было понятно, что здесь хранится. В названиях документов указывай, что за встреча, и ставь дату, чтобы не гадать потом, когда это было.

Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

Внутри в документе создай повторяющуюся структуру — участники, кто ведёт запись, повестку, продублируй дату. Затем создай раздел для вопросов, которые нужно решить. Следом список действий, которые надо будет предпринять после встречи — его удобно оформить в чек-листе. Обязательно записывай не только саму задачу, но и ответственных за неё.

Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

Инструменты для ведения записей встреч

На правах блога WEEEK начнём с себя, но честно расскажем и про другие инструменты.

WEEEK

Вот, что полезного есть в нашем сервисе для составления конспектов встреч:

✅ Плюсы:

  • Создание документов с древовидной структурой — можно сделать папку «Записи встреч», а внутри хранить сами конспекты.
  • Внутри можно отмечать юзеров через @, чтобы не вводить имена присутствующих вручную. Так же, через собачку, документы можно перелинковать с задачами или подвязать к проектам.
  • Удобный текстово-блочный редактор с широкими возможностями по форматированию текста.
  • Можно поделиться ссылкой на всю папку или отдельный документ.
Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

❌ Минусы:

  • Случаются глюки.
  • Нет сквозного тегирования документов для более быстрого поиска.

Google Docs

Самый распространённый в российской интернет-среде цифровой редактор для документов. Если ссылка на документ для общего использования — только гугл-доки.

✅ Плюсы:

  • Всего его знают, интуитивно понятный и простой.
  • Всё умеет с точки зрения редактирования, оформления, вставок, упоминания пользователей.
  • Открывается на любых платформах и девайсах и не требует регистрации.
Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

❌ Минусы:

  • Надо отдельно продумывать, как структурировать записи для регулярного сбора протоколов, чтобы ничего не терялось и не надо было каждый раз искать ссылки.
  • Подвязать к рабочему пространству в другом онлайн-сервисе можно только через ссылку.

Kaiten

Хороший российский таск-менеджер с Канбан-досками. Имеются встроенные документы, на них и посмотрим.

✅ Плюсы:

  • Можно создавать папки с документами внутри рабочего пространства рядом с досками, в корневом документе будет перечень всех документов в папке.
  • Хороший текстовый редактор с базовым наборов блоков (есть кодовые вставки, но чек-листов, к примеру, нет).
  • Удобное управление доступом к каждому документу, возможность опубликовать в сети.
  • Быстрая и плавная работа.
Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

❌ Минусы:

  • Нельзя упомянуть пользователя.
  • Замечены глюки в работе редактора — к примеру, со списками.

Notion

В представлении не нуждается.

✅ Плюсы:

  • Прекрасная система управления документами с помощью древовидной системы — удобно для хранения заметок в отдельной ветке.
  • Тегирование документов. Можно присвоить документу тег, скажем, «Общий созвон» или «Заказчик» — и отбирать по тегам нужные протоколы без лишних телодвижений.
  • Фантастический текстово-блочный редактор — гибкий, удобный, куча вставок. Красота!
  • Есть готовый шаблон заметок встреч — вот тут.
Как вести записи созвонов и встреч, чтобы их читали — с подборкой удобных инструментов и шаблоном

❌ Минусы:

  • Для командного использования — дорого, оплата в долларах.

Заметки

Любые заметки, вшитые в твой компьютер. К примеру, Apple Заметки — прекрасный инструмент.

✅ Плюсы:

  • Просто и понятно управляется, всегда под рукой.
  • Хороший встроенный рубрикатор. Можно раскладывать заметки по папкам, присваивать названия. Часто бывают хэштеги.
  • Есть инструменты для форматирования текста: заголовки, списки, чек-листы и прочее.
  • Шерится — в целом, теми же Apple Заметками удобно делиться. А ещё они синхронизируются между всеми устройствами.
  • Бесплатно. Есть готовые шаблоны.

❌ Минусы:

  • Шерится-то шерится, но в проектный или корпоративный архив такую заметку не подошьёшь — так и останется только у тебя, если не перенести куда-то.
  • Не тегнуть коллег, не подвязать к задачам или проектам.
1919
реклама
разместить
2 комментария

да, потом тупо не хочется пересматривать весь созвон длиною в час со всеми заминками и спорами. Лучше фиксировать сразу и поручить это одному отдельному человеку, который не принимает участие в решении ключевых моментов

2
Автор

ох уж это кладбище записей встреч, которые никто никогда не посмотрит

«Тим К. — сердцевина яблочка»: глава Apple снялся в рекламе «Разделения» — сериал выходит на Apple TV+

Топ-менеджер «разделился» в проморолике ко второму сезону одного из хитов стриминга.

1111
77
22
реклама
разместить
Meta* инвестирует $60-65 млрд в 2025 году в ИИ и центры обработки данных

Компания присоединилась к другим разработчикам, объявившим о крупных инвестициях в ИИ, отмечает Reuters.

1111
33
Разошлёт письма, закажет билеты и развернёт приложение: какие задачи пользователи дают новому ИИ-агенту от OpenAI

Собрали первые примеры и наблюдения.

2222
77
22
11
11
Молодцы... Сами же открыли ящик Пандоры. Все же понимают. к чему это приведёт. Интернет можно хоронить. Профили в соц. сетях, отзывы на картах, покупки и отзывы на маркетплейсах, сами товары и их описание, фото, комментарии, обсуждения, вопросы, музыка, фильмы, видео, фото, новости, статьи — всё это будет генерировать нейросеть. А люди всё это будут жрать. И никто не разберётся, нейросеть это сгенерировала или человек. Да и у вас просто не будет возможности разобраться: с учётом скорости генерации 99.9999% контента будет сгенерировано нейросетью. Весь интернет превратится с одну большую свалку. Всё это закончится либо уничтожением интернета в привычном формате, либо уже вход в интернет по паспорту или биометрии. Чтобы сразу было понятно, что вошёл настоящий человек. Нифига мне такое будущее не нравится.
LG получила контроль в стартапе Bear Robotics — производителе роботов-официантов с ИИ

Он войдёт в подразделение робототехники LG.

2424
66
22
11
Таиланд вернёт миграционную карту для иностранных туристов

С 1 мая 2025 года для въезда нужно будет заполнять онлайн-форму TM6.

Somchai Poomlard 
2424
44
11
DABY.AI: революция в мире нейро-фотообработки — идеальные снимки для маркетплейсов, не выходя из дома

Фотосессии всегда были сложным и дорогостоящим процессом: поиск студии, аренда оборудования, работа с моделями — всё это занимает массу времени и денег. Но теперь появилась революционная технология, которая позволяет создать идеальные снимки без лишних затрат и в кратчайшие сроки. Знакомьтесь — DABY.AI

33
FutureToday: «Яндекс» снова во главе рейтинга лучших работодателей по версии российских студентов, в десятку попали две иностранные фирмы

Но за год позиции почти не изменились.

FutureToday: «Яндекс» снова во главе рейтинга лучших работодателей по версии российских студентов, в десятку попали две иностранные фирмы
1212
77
77
66
33
11
Щас бы мнения студентов БЕЗ ОПЫТА работы спрашивать про лучшее место для работы. Гениальный опрос
ZARA: Как школьник бросивший школу изменил мир моды

Кто не знает про бренд ZARA? я таких людей еще не видел. Как школьник изменил мир моды и за несколько лет сделал необычное — привычным и что можно подметить для своего бизнеса? Разберем в статье

ZARA: Как школьник бросивший школу изменил мир моды
99
11
[]