Мегаплан как аналог Notion для подготовки и хранения инструкций

Рабочие пространства Мегаплана предназначены для ведения базы знаний: инструкций, регламентов и рабочих чек-листов. Рассказываем, как составлять инструкции так, чтобы их читали и пользовались рекомендациями, а еще где хранить и как распространять внутри команды.

Полноценная работа персонала невозможна без набора инструкций, регламентирующих действия сотрудников в различных ситуациях. Но, как показывает практика, зачастую инструкции написаны сложным языком, из-за чего возможны проблемы при выполнении даже обычных действий.

Чтобы готовить понятные всем инструкции нужно уметь различат их виды. Каждый из регламентов, которые мы перечислим ниже, предназначен для различных ситуаций. Поэтому важно выбирать подходящий тип инструкции, если хотите донести до сотрудников рабочую информацию.

Любое описание алгоритма действий — это пошаговая инструкция. Это относительно простая разновидность регламента, в которой достаточно разбить рабочую задачу на отдельные этапы и добавить описание для каждого шага.

Чтобы такая инструкция была действительно полезной, не забудьте добавить описание ситуаций, при которых что-либо может пойти не так. Прежде всего, это касается алгоритмов различных технических действий и актуально для различных задач, от обслуживания офисной техники до работы с административной панелью сайта. Чтобы повысить эффективность такой инструкции, следует описывать результаты и правильного, и ошибочного действия.

Подобная инструкция уместна для каждой специальности, даже если речь идет о низкоквалифицированном труде. Этот документ определяет не только сферу обязанностей сотрудника, но и описывает его права, а также регламентирует финансовую мотивацию. Поэтому будет не лишним, если в составлении должностной инструкции примет участие юрист компании.

Что уместно указывать в должностной инструкции:

• Список рабочих задач, к которому могут привлекать сотрудника.
• Оборудование, к которому у сотрудника есть доступ в ходе работы.
• Перечень документов, которыми нужно пользоваться в течение рабочего дня.
• Финальный результат, которого должен достичь сотрудник при выполнении своих действий.
• KPI, при достижении которого возможна премия.

Несмотря на то, что должностная инструкция — это юридический документ, ее можно писать и простым языком. Если этого не сделать, придется составить дополнительное пособие по должности, где права и обязанности сотрудника будут описаны в доступной форме.

Еще один важный документ, который сможет существенно облегчить жизнь сотрудникам компании. Как и пошаговая инструкция, этот регламент применим и к технике, и к программному обеспечению.

Мануал отличается от пошаговой инструкции описанием не желаемого результата, а особенностей эксплуатации. В инструкции по использовании уместно описывать следующие моменты:

• Условия применения оборудования и особенности настройки в зависимости от ситуации.
• Предостережения от некорректной эксплуатации с указанием конкретных ситуаций, при которых может случиться сбой.
• Ограничения по времени работы оборудования.
• Способы предотвращения дефектов.
• Условия, необходимые для корректной работы оборудования или программы.
• Особенности профилактического обслуживания.

Также в такой инструкции хорошо описывать ситуации, при которых можно повредить технику или вызвать сбой в работе программного обеспечения. Это сэкономит время сотрудникам — они с самого начала будут учитывать факторы, приводящие к проблемам.

Правило номер один — инструкция должна быть понятна читателю. Поэтому нужно отталкиваться от уровня подготовки сотрудников, для которых вы готовите рабочий регламент. От этого зависит не только общий тон инструкции, но и терминология, которую вы собираетесь использовать.

Еще один важный аспект — автор инструкции должен быть экспертом в той области, о которой пишет. Если знаний недостаточно, стоит обратиться за помощью к специалистам, которые смогут проконсультировать.

Кроме того, обязательно нужно следовать правилу «есть проблема — значит должно быть решение». Неважно, какой теме посвящена инструкция, в ней обязательно должно быть описание желаемого результата.

Если предстоит описать алгоритм, не бойтесь разбивать все действия на этапы. Также стоит уделить внимание ситуациям, когда что-либо может пойти не по плану — нужно предупредить сотрудников о потенциально опасных ситуациях. И не стесняйтесь выделить эту информацию другим цветом или жирным шрифтом.

В целом работу над инструкцией можно свести к нескольким основным шагам:

• Изучение ситуации.
• Сегментация рабочих действий на этапы и описание каждого шага.
• Упоминание форс-мажорных ситуаций.
• Подбор иллюстраций.
• Тестирование и оценка результата.
• Обучение сотрудников.

Каждая инструкция должна быть доступна сотрудникам в любой момент, и для этого можно использовать рабочие пространства в Мегаплане. Программа обеспечивает простой доступ к базе знаний для всех сотрудников.

Это российский сервис, поэтому при работе с ним не придется, как с Notion, использовать обходные маневры. Интерфейс прост и понятен даже для новичков. Благодаря прозрачной структуре программы не придется долго искать нужный документ. Кроме того, Мегаплан можно настроить так, что сотрудники будут видеть только те файлы, которые нужны им для работы, а всё остальное будет скрыто.

Мегаплан с рабочими пространствами используют не только как хранилище базы знаний — программа помогает в различных рабочих задачах. Это современный многофункциональный сервис для управления проектами в любой сфере, который создает для работников единое цифровое пространство. При этом данные надежно защищены, а права доступа к информации регулируются руководителями.

Узнайте обо всех возможностях программы на официальном сайте.