Какие есть виды подписи и в чем их отличия

Рассказываем, в чем отличие бумажного документооборота от электронного, какие виды электронной подписи существуют в России, чем они отличаются друг от друга и как внедрить этот инструмент в бизнес-процессы.

Рукописная подпись – самый традиционный вид подписания документов.

Преимущества:

• Лично ставите подпись под документом.
  
• Не пытаетесь разобраться в новых технологиях.

Недостатки:

• Трата времени и средств. Чтобы подписать договор с клиентом или сотрудником, в случае использования рукописной подписи вам необходимо сначала распечатать его в двух и более экземплярах в зависимости от количества сторон и подписантов, а затем передать при личной встрече или с курьером. Обычно это занимает много времени и финансово затратно. Подписанные документы необходимо хранить как минимум 5 лет, а значит вам потребуется отдельный архив и сотрудник, который будет им заведовать.
• Порча или утеря документов. Бумажные документы имеют свойство мяться и пропадать.
• Незащищенность. Некоторые ошибочно полагают, что рукописная подпись – это самый надежный способ подписания документов. Давайте представим ситуацию: злоумышленник подсмотрел, как выглядит подпись генерального директора крупной фирмы, и хочет подписать договор от его имени в свою пользу. Что ему для этого потребуется? Всего лишь шариковая ручка и немного практики. Безусловно существует почерковедческая экспертиза, однако опытный мошенник способен обмануть даже ее.

Как видите, недостатков у рукописной подписи достаточно. Тем не менее существуют документы, которые можно подписать только от руки. В основном они относятся к «Трудовому кодексу»: например, журнал о прохождении инструктажа по охране труда или акт о несчастном случае, произошедшем на производстве. Во всех остальных случаях более удобным и безопасным вариантом подписания документов станет электронная подпись (ЭП).

Преимущества:

• Подписать документ при наличии электронной подписи можно из любой точки мира.
• Усиленная электронная подпись создается с помощью криптографии, алгоритмы которой невозможно взломать.
• Документ не подлежит изменению после подписания. Так подписанты могут быть уверены в неизменности подписанного документа и доверять друг другу. При внесении в электронный документ малейшей правки математическая связь будет нарушена и подпись станет недействительной.
• Злоумышленников в сфере электронной подписи можно оперативно найти по “цифровым следам”.

Недостатки:

• Довольно новые технологии, требующие соблюдения определенных правил применения.
• Нарушение техники безопасности может привести к успешной реализации схем злоумышленников.
• Простая электронная подпись – наиболее уязвимый вид. В отличии от усиленных ЭП, простая не гарантирует неизменность документа после подписания.

Главное отличие электронной подписи от рукописной – возможность подписывать документы без бумаги. Это не только удобно, но и экологично. Делая выбор в пользу электронного документооборота, вы избавляетесь от бесконечной бумажной волокиты, экономите деньги и время: свое и своих клиентов.

В Российском законодательстве есть 3 вида ЭП. В таблице ниже отразили их основные сходства и различия.

Как видно из таблицы, ПЭП проще всего в использовании, но не подходит для большинства важных документов, тогда как возможности усиленных видов электронной подписи (УНЭП и УКЭП) гораздо шире. УКЭП необходим для подписания документов при взаимодействии с госструктурами. А УНЭП – золотая середина всех видов подписи. Она поможет закрыть 95% рутинного документооборота бизнеса, решение надежно, так как создается с помощью криптографии, а выпустить ее можно онлайн в мобильном приложении Sign.Me с помощью верифицированной учетной записи на Госуслугах.

• Безопасность

Усиленные виды ЭП создаются на базе системы криптографической защиты информации (СКЗИ), благодаря чему их невозможно взломать или подделать – в отличие от рукописной подписи или ПЭП. Так, например, для взлома ПЭП злоумышленник может применить метод брутфорс и достаточно быстро подобрать ваши логин и пароль. В случае же усиленных видов ЭП на это у него ушло бы примерно 10 000 лет.

• Уверенность в том, кто и когда подписал документ

ПЭП не гарантирует, что именно вы ввели код из СМС для совершения покупки. В последнее время очень часто дети, играя с телефоном родителей, совершают случайные и необдуманные покупки. Так может произойти и случайное подписание важного документа, которое приведет к негативным последствиям. При использовании усиленных видов ЭП вы можете быть уверенным в том, кто подписал документы. Помимо основных данных о владельце сертификата и сроке его годности, в усиленных видах ЭП содержится также метка доверенного времени – информация о том, когда именно документ был подписан. Благодаря этому проверить подлинность ЭП на документе можно даже через 50 лет. Сделать это можно в специальных онлайн-сервисах, на портале Госуслуги, в УЦ или у нотариуса.

• Гарантия целостности подписанного документа

Только усиленные виды ЭП гарантируют неизменность документа после его подписания – при внесении малейших изменений документ становится недействительным из-за разрыва математической связи электронной подписи с документом.

• Юридическая значимость

Электронная подпись юридически значима по закону, просто для УКЭП вам ничего не надо делать дополнительно (она приравнивается к собственноручной подписи), а перед использованием УНЭП или ПЭП необходимо дополнительно подписать соглашение о признании. Но в современных сервисах этот документ вшит в пользовательское соглашение, например, если все стороны документооборота используют Sign.Me, дополнительно подписывать ничего не нужно. Подпись будет легитимна в соответствии с пользовательским соглашением о признании УНЭП в рамках сервиса.

• Широкая сфера применения

Усиленные виды ЭП подходят для большинства документов. Исключение составляют те, что можно подписать только от руки, но их список невелик и касается в основном «Трудового кодекса» или допуска к гостайне.

Выбор ЭП зависит от ваших целей и потребностей. Если вам регулярно приходится иметь дело со счетами-фактурами или отправлять документы в государственные органы, для этого понадобится УКЭП. Если вы хотите облегчить взаимодействие с клиентами и сотрудниками, подписывая документы удаленно, но при этом юридически значимо, выбирайте УНЭП. Она стоит дешевле, не менее безопасна, чем УКЭП, а выпустить ее можно онлайн за 2 минуты, не отрываясь от рабочих процессов.

Перед тем, как внедрить новый инструмент, рекомендуем проанализировать текущие расходы на документооборот, чтобы наглядно понимать, зачем вам это нужно. Сюда входят не только расходы на бумагу, как многие ошибочно думают, но также затраты на курьерские услуги, архивное хранение документов и содержание штата сотрудников, которые за них отвечают. Посчитайте, сколько вы сможете сэкономить, перейдя на электронный документооборот.

Следующий шаг – выбор сервиса ЭП. Рекомендуем отдавать предпочтение сервисам, в которых ключи ЭП не извлекаются – это более безопасно.

ЭП может храниться на разных носителях – об этом также стоит подумать заранее. Наиболее современный вариант – мобильное приложение. Это удобно, поскольку смартфон надежно защищен паролем и всегда под рукой, а значит подписать документы можно будет всего за пару секунд, где бы вы ни находились.

Сегодня большинство российских компаний стремится автоматизировать свои бизнес-процессы и переходит на электронный документооборот. По-прежнему есть сферы, в которых без бумаги не обойтись, однако их список крайне мал. В остальных случаях ЭП позволяет не только ускорить, но и качественно улучшить взаимодействие с клиентами, сотрудниками и подрядчиками. Это особенно актуально, когда большинство сотрудников работает удаленно, либо вы сотрудничаете с поставщиками из других регионов. Отдавайте предпочтение усиленным видам ЭП (УНЭП и УКЭП), которые защищены криптографией, и соблюдайте правила безопасности, не передавая свою ЭП третьим лицам.