Дорожная карта: ориентир на пути к успешному проекту
При запуске проекта важно всегда иметь под рукой общую картину этапов, целей и задач, выполнение которых приведет вас и вашу команду к желаемому результату. Те, кто считает, что для этого достаточно составить план, просто не пробовали использовать дорожную карту :)
Как театр начинается с вешалки…
…так и любой проект начинается с Roadmap (англ. — дорожная карта). Этот инструмент позволяет визуализировать и "разложить по полочкам" все крупные процессы по работе с проектом.
Чем дорожная карта отличается от плана? Это стратегия "с высоты птичьего полета", скелет проекта. Как известно, слона проще есть по кусочкам. Создавая дорожную карту, вы размещаете этапы проекта на временной шкале, наполняете их целями и задачами, намечаете дедлайны и промежуточные результаты. Здесь уже могут быть назначены ответственные, но нет деталей и конкретных действий — на вопрос «Как мы этого достигнем?» уже отвечает план.
Для чего используется дорожная карта:
- Обозначить цели проекта. В предыдущей статье (ссылка на что такое проект) мы уже упоминали о том, что все действия и процессы должны быть направлены на планомерное движение из точки А в точку Б. Дорожная карта помогает оценить текущие условия и на их основе спрогнозировать результаты, максимально приближенные к реальности.
- Составить качественный план проекта. Обдумывая шаги к цели, участники проекта набрасывают множество вариантов, некоторые из которых выглядят удачными, но могут "увести не в ту степь". Благодаря дорожной карте у вас всегда есть ориентир, помогающий действовать в одном направлении.
- Упростить контроль и коммуникацию. Это касается не только участников проекта, которые могут обращаться к дорожной карте для отслеживания своих задач и успехов. С помощью "стратегии в картинках" руководителям проще привлекать инвесторов — на временной шкале уже есть основные этапы и сроки, позволяющие формировать нужные ожидания у заинтересованных лиц.
Как лучше составить дорожную карту?
В современном мире большинство привычных нам процессов давно перешли не просто в цифровой формат, а в онлайн. Поэтому забудьте про ватманы, маркерные доски, а также Excel и PowerPoint. Сегодня, когда сотрудники одного отдела могут быть разбросаны по всему земному шару, важно обеспечить одновременный доступ к актуальной информации.
Поэтому для управления проектами лучше использовать систему ведения задач. В некоторых из них есть все для составления удобной и функциональной дорожной карты.
Какие инструменты Zetep помогут с Roadmap?
- Настраиваемое отображение календаря. Временную шкалу дорожной карты можно просматривать в 3 режимах: по неделям, месяцам и кварталам. Это помогает планировать как долгосрочные, так и краткосрочные цели. А кнопка "Сегодня" вернет вас к текущей дате и не позволит заблудиться :)
- Гибкие настройки отображения. Помимо названия вы можете вывести любые необходимые детали для каждой задачи: этап, исполнителя, оценку, даты и даже добавленные поля. Это упростит контроль и позволит лучше ориентироваться в происходящем всем участникам проекта: от исполнителей до руководителей.
- Добавление задач на карту. Помимо имеющихся в проекте задач вы можете сразу разместить на временной шкале новые — создав их прямо в режиме Roadmap. Для взаимодействия с дорожной картой в каждой задаче есть соответствующая вкладка, с помощью которой можно оперативно редактировать количество задач на карте. А еще в настройках вы можете указать нужные этапы, задачи из которых будут добавляться на временную шкалу автоматически.
- Настройка сроков. По умолчанию задачи на дорожной карте размещаются в соответствии с указанными в них датами. Если сроки не назначены, вы можете самостоятельно разместить задачу на временной шкале в нужном промежутке времени, а также редактировать период выполнения, просто потянув временной промежуток за края. Более того, у вас есть возможность создать отдельную дорожную карту для заказчика или инвестора — "отвяжите" установленные даты задач от Roadmap в настройках и разместите их на нужных периодах вручную.
- Последовательность выполнения. Чтобы организовать работу разных отделов или команд, свяжите задачи между собой в нужном порядке. Например, пока не будет выполнена блокирующая задача, следующую связанную с ней нельзя взять в работу. Также все дочерние задачи должны быть расположены в рамках родительской — в противном случае появится предупреждение, которое поможет вам избежать ошибок при планировании.
Заключение
Дорожная карта — важный этап планирования любого проекта.От плана она отличается отсутствием подробностей, которые можно использовать в качестве руководства к действию. Роль Roadmap — крупными мазками обозначить путь из сегодняшнего положения дел к желаемым целям и результатам.
С помощью этого инструмента гораздо удобнее структурировать работу проекта, составлять пошаговые инструкции и отслеживать промежуточный прогресс. Также дорожная карта упрощает коммуникацию между сотрудниками, позволяет руководителям отслеживать работу на всех этапах и упрощает презентацию проекта для инвесторов.
В Zetep есть множество полезных настроек и инструментов, чтобы визуализировать общую картину проекта. Это позволит всегда иметь под рукой актуальную информацию и оптимизировать работу, даже если все сотрудники находятся в разных точках планеты.