Как Уралхиммаш ускорил подписание документов на 70%?
Специфика завода не позволяла подписывать бумажные документы быстро
Уральский завод химического машиностроения — один из крупнейших заводов Урала.
500 000 м² — площадь завода
1300 сотрудников
78% персонала — производственный блок
3 кадровых специалиста в департаменте кадров
Сменный график и проектная работа производства увеличивала нагрузку на кадровый персонал. Каждое изменение сопровождалось кадровыми документами. Для их подписания сотруднику нужно было дойти до отдела кадров, а кадровому специалисту отнести руководителю. В кейсе: как кадровые специалисты завода подписывают документы за 10 минут с помощью Nopaper.
Территория завода большая, производственные цеха и кадровая служба находятся далеко друг от друга, из-за этого сотрудники не всегда могут вовремя отвлечься от рабочих процессов, прийти и ознакомиться с новыми документами, без подписания которых они не смогут приступить к выполнению своих обязанностей».
На подписание бумажных кадровых документов уходило 3 дня
Также каждый месяц в компанию выходило порядка 30 новых сотрудников. Чтобы справиться с объёмом документов, кадровым специалистам службы приходилось работать сверхурочно.
«Увеличивать штат не собирались, поэтому начали искать другое решение»
Штатное расписание не предполагало расширение кадрового подразделения. Поэтому Уралхиммаш начал искать сервис КЭДО. К выбору подошли серьёзно: отбор состоял из двух основных этапов: сравнение популярных сервисов и тест-драйв решений.
Отбор состоял из 2 этапов:
1. Сравнение сервисов
Уралхиммаш выбрал пять популярных сервисов и оценивал их по 16 критериям. Оценивали:
- способы подключения сотрудников к КЭДО
- виды подписей, которые поддерживает сервис
- наличие интеграции с 1С
- стоимость: что входит в лицензию и можно ли её передать в случае увольнения сотрудника
По каждому критерию мы выставляли оценки и умножили оценку на удельный вес критерия. Максимально по всем критериям сервис мог получить 100%»
Nopaper набрал 93%. Ближайший конкурент — 80%.
2. Тест-драйв
Второй этап отбора — тестирование сервиса во время приёма на работу новых сотрудников.
До внедрения сервиса приём на работу занимал 3 дня, из которых 2 дня — это ожидание подписания документа с двух сторон и их передача на хранение.
С сервисами КЭДО чистое время на оформление сотрудника сократилось до двух часов.
Все решения показали быстрое подписание документов, однако мы смотрели также на время, которое затратили на подключение и настройку процессов в сервисе. Nopaper требовал меньше всего доработок, его мы смогли настроить под свои потребности в 1,5 раза быстрее остальных решений».
«Нужно было, чтобы сотрудник с кнопочным телефоном тоже мог подписать документ»
В результате сравнения сервисов и их тестирования клиент выбрал Nopaper. Функционал сервиса закрывал потребности кадрового специалиста и сотрудников.
1. Отправка приглашений сотрудникам
В Nopaper кадровый специалист может отправить приглашение на регистрацию в сервисе на почту или в мессенджер. Другие сервисы, которые рассматривал клиент, такой возможности не предоставляли.
2. Фильтры документов
Кадровый специалист может найти документы по заданному фильтру: юрлицу, сотрудникам, типу документов, периоду.
3. Безопасность сервиса
Самые частый страх сотрудника — мои данные пропадут, а подпись украдут. Чтобы минимизировать этот страх Уралхиммаш большое внимание уделял безопасности сервиса.
У нас большой опыт разработки сервисов для банков, где безопасность сервиса — на первом месте. Этот опыт мы переложили на наш сервис КЭДО. Все данные в Nopaper хранятся на защищённых облачных серверах, в соответствии с ФЗ-152».
4. Подписание с кнопочного телефона
У некоторых сотрудников завода кнопочный телефон, а значит, они не могут выпустить подпись в смартфоне. Для таких случаев в Nopaper есть СМС-подпись и специализированный интерфейс для просмотра документов на корпоративных устройствах.
СМС-подпись позволяет использовать преимущества НЭП без выпуска подписи в смартфоне. И в отличие от ПЭП, технология обеспечивает доказательную базу.
Для просмотра и подписания документов сотрудник пользуется корпоративным компьютером. Также, сотруднику всегда доступен личный кабинет в котором хранятся подписанные документы».
5. Гибкая настройка маршрутов
В Nopaper можно добавить в маршрут сколько угодно участников и выбрать для них разные действия: согласование или подписание. А для большой гибкости есть кабинет администратора, который помогает менять процессы под себя без подключения команды сервиса.
В Кабинете администратора мы сами можем менять маршруты под свои нестандартные процессы и настраивать доступы к документам. Это очень удобно».
Кабинет администратора
С помощью этого модуля вы можете редактировать бизнес-процессы, создавать шаблоны документов, добавлять и менять маршруты согласования документов, настраивать права и доступы сотрудников к документам.
«Самое сложное во внедрении —подписать последний бумажный документ»
Сейчас к Nopaper подключили 400 сотрудников, также к сервису подключаются все новички.
Также, чтобы ускорить переход на КЭДО в компании пишут посты о КЭДО в корпоративные соцсети, руководители подразделений на своём примере показывают, что КЭДО — это просто, быстро и безопасно.
Самое сложное для сотрудников — дойти до кадрового специалиста и подписать согласие на переход на КЭДО. Поэтому мы запланировали встречи с отделами, на которых рассказываем про КЭДО, Nopaper и приносим все документы для перехода на новый процесс подписания кадровых документов».
Документы подписываются за 10 минут вместо 3 дней
Благодаря Nopaper подписание кадровых документов занимает 10 минут, сотрудникам не нужно ходить из цеха в цех ради одной подписи, они не отвлекаются от работы, а кадровые специалисты в тот же день получают документы.
Сейчас в компании постепенно переводят всех сотрудников на КЭДО, и добавляют в сервис новые кадровые процессы.
Раньше на подписание документов уходило 2-3 дня, большая часть времени тратилась на ожидание получения подписанного документа, сейчас кадровый специалист получает подписанный всеми сторонами документ в течение дня. Сам процесс выпуска подписи и подписания документа у сотрудника занимает 10 минут».