Какую электронную подпись выбрать: советы для бизнеса

Рутинные документы вашего бизнеса можно подписывать буквально в один клик в электронном виде. В Sign.Me мы разработали три сервиса под разные бизнес-процессы – для молниеносного подписания договоров с клиентами-физлицами, рутинного документооборота с сотрудниками и контрагентами и передачи документов в госреестры. Дочитайте до конца! В финале ждет тест, какая электронная подпись будет полезна именно вам.

Cайн.Клик – это сервис с самым простым сценарием использования. Чтобы начать в нем работать, не нужно никуда ехать, заполнять заявки и устанавливать приложение, документы подписываются в личном кабинете на сайте сервиса. Достаточно зарегистрироваться и оплатить тариф, который подходит под ваш объем документов.

В Сайн.Клике документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), она создается с помощью системы криптографической защиты информации (СКЗИ). Такую подпись невозможно взломать, а документ после подписания нельзя изменить.

Все очень просто:

• компании нужно указать ФИО и номер телефона получателя;
• получателю – перейти по ссылке из СМС, проверить свои данные, прочитать документ и подтвердить его подписание.

Сторонам не нужно лично приезжать в удостоверяющий центр и даже скачивать мобильное приложение, подпись выпускается в 1 клик.

В чем же отличие от простой электронной подписи (ПЭП), которая создается так же быстро? В надежности и безопасности. Документ, подписанный ПЭП, могут исправить в одностороннем порядке, и другая сторона договора об этом не узнает, в то время как УНЭП защищает от вмешательств. Усиленную электронную подпись нельзя взломать или подделать – она защищена криптографическим шифрованием.

В каких случаях подходит Сайн.Клик?

Сайн.Клик подходит для обмена документами между компанией и физлицами – клиентами или сотрудниками. В сервисе можно подписывать любые рутинные документы: согласие на обработку персональных данных, договор оказания услуг, акт приема-передачи, ваучер, накладную и многое другое.

В каких случаях Сайн.Клик не подойдет?

Клик создан только для электронного документооборота с физлицами, в нем не получится подписать соглашение с другим юрлицом. А еще он не подойдет, если документ подлежит передаче в государственные реестры – например, Росреестр. Но есть хорошая новость: для обоих случаев у нас есть другие сервисы.

Сайн.Смарт – это сервис, в котором документы тоже подписываются УНЭП. От Клика его отличает несколько вещей:

• каждая сторона документооборота перед выпуском электронной подписи проходит идентификацию независимой стороной;
• документооборот ведется в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ;
• компания приобретает пакет лицензий, который позволяет выпустить ЭП для каждого подписанта, а затем обмениваться с ним документами безлимитно в течение года;
• сервис подходит и для B2B, и для B2C.

Смарт удобен для компаний, у которых обмен документами с каждым из подписантов носит регулярный характер и которым важно, чтобы идентификация личности подписантов производилась сторонней независимой организацией.

Как выглядит процесс подписания?

Перед выпуском подписи происходит подтверждение личности – очно в удостоверяющем центре или онлайн при помощи единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). Подписание документов происходит в мобильном приложении, его нужно скачивать каждой из сторон документооборота.

В каких случаях подходит Сайн.Смарт?

Как мы уже сказали, Сайн.Смарт подходит и для B2C, и для B2B. Особенно этот сервис удобен в двух случаях:

• когда обмен документами с каждым из подписантов имеет регулярный характер (например, между компанией и ее сотрудниками);
• когда компании важно, чтобы каждый из подписантов проходил идентификацию личности сторонней независимой компанией.

В каких случаях Сайн.Смарт не подойдет?

Как и Клик, Сайн.Смарт нельзя использовать для отправки документов в Росреестр и другие государственные органы. Также для разового подписания договоров с клиентами удобнее использовать Сайн.Клик, к которому можно подключиться за пару минут.

В отличие от Клика и Смарта, для подписания документов в Сайн.Квале используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая является самым регламентированным со стороны государства видом ЭП.

Как выглядит процесс подписания?

Стороны документооборота должны пройти очную идентификацию личности и проверку документов (паспорта, СНИЛС и ИНН), чтобы выпустить подпись. После прохождения процедуры идентификации подписывать документы становится так же просто, как и в Сайн.Смарте – при помощи мобильного приложения, сертифицированного ФСБ.

В каких случаях подходит Сайн.Квал?

Сайн.Квал необходим, когда в бизнес-процессах присутствует обмен информацией с государственными структурами – при регистрации в Росреестре, открытии ИП. В этих случаях без УКЭП не обойтись.

В каких случаях Сайн.Квал не подойдет?

В сервисе Сайн.Квал можно подписывать практически любые электронные документы, но процесс выпуска ЭП для документооборота с клиентами или подрядчиками будет дольше по сравнению с другими сервисами. В Сайн.Клике и Сайн.Смарте электронную подпись можно получить дистанционно, не вставая с кресла.

Как и обещали – делимся простым тестом, который поможет выбрать электронную подпись для вашего бизнеса.