Протестировал российский редактор и нашел замену Google Документам: делюсь внутрянкой сервиса и нюансами

Привет! Меня зовут Лёша Рожков, и я руковожу креативной редакцией «Рыба». Одна из моих задач — решать, какими программами пользоваться, чтобы работа была эффективной. После недавних новостей про уход Google-сервисов решил подстраховаться и найти альтернативу редактору документов. Делюсь обзором на российский сервис от VK WorkSpace.

С момента основания редакции мы работаем с текстами в Google Документах. К ним уже привыкли наши редакторы и авторы: интерфейс понятный и минималистичный, есть все необходимые функции. Но когда в прошлом году с рынка РФ стали уходить иностранные сервисы, мы напряглись. Если Google заблокирует доступ к своему редактору, нам хана, потому что в Google Документах все наши проекты.

Все данные мы сразу забэкапили на Яндекс Диск и в качестве эксперимента попробовали для работы Яндекс Документы. Но поскольку Google Документы никуда не ушли, мы оставили Яндекс Диск для хранения данных, а сами спокойненько вернулись к редактору Google.

В марте 2024 года опять поползли слухи, что Google Документы могут заблокировать для российских пользователей. Поэтому решил вернуться к поиску альтернативы и посмотреть, что еще появилось на рынке. Так как Рыба использует почту от VK WorkSpace, начал изучать их Диск со встроенным редактором документов, чтобы, если понравится, работать в одной экосистеме.

Рассказываю, какие моменты отметил для себя.

Если с Google-доками мы работаем на Google-диске, то тут вся работа с документами в редакторе проходит на платформе для бизнеса VK WorkSpace. В облаке есть возможность распределить файлы по папкам. Похоже на сортировку писем в каком-нибудь почтовике, когда ты важные письма складываешь отдельно, а рассылки — на потом почитать. Полезно, когда работаешь одновременно с 100500 документами по разным проектам и с разной срочностью.

Что можно делать:

Первое, что бросается в глаза, когда создаешь док, — интерфейс редактора. Как по мне, он перегружен функциями и мелкими кнопками. Сразу хочется всё отключить, спрятать, чтобы не мешалось и не закрывало док. Многое зависит от специфики работы, но я знаю, что большая часть авторов и редакторов не будут использовать эти инструменты.

Заскринил одинаковую область экрана в Google Документах и редакторе от VK WorkSpace. Сразу видно, насколько больше рабочего пространства в Google-доке и как много бесячих кнопок в VK WorkSpace. Хорошо, что можно скрыть ненужное через вкладку «Вид» в менюшке.

Из прикольного: пять тем на выбор. Для любителей темной темы — темная и контрастная темная. Для тех, кто привык к светлой, — системная, светлая и классическая светлая.

На док можно кинуть ссылку любому человеку. Если он авторизован в почте mail, сможет зайти из браузера и вносить комменты и менять текст. Если не авторизован — только просматривать док, даже если доступ к редактированию открыт.

Вот еще несколько полезных фишек.

Гибкие настройки доступа. Можно настроить документ так, чтобы человек мог только смотреть и скачивать файл или еще и редактировать его. Что круто: возможно ограничить круг пользователей своим рабочим доменом. Тогда, например, наши наработки по обучениям не сможет посмотреть кто-то не из компании, даже если к нему попадет ссылка. Удобно, чтобы потом не вспоминать, кому и когда открывал доступ к документам, с которыми работал сто лет назад.

Что еще вот прям круто. Возможность выдавать доступ на время. Мы иногда забываем закрывать документ, когда прекращаем работу с клиентом. Я бы по умолчанию ставил везде «Полгода». Тогда у левых фрилансеров или бывших сотрудников не будут годами храниться доступы к нашим докам.

Нам функция еще пригодилась бы, когда набираем на обучение авторов или редакторов. Можно скинуть им материалы вроде клиентских редполитик и наших теоретических наработок и установить ограничение на время обучения — например, три месяца. Доступ закроется автоматом — кайф!

Отслеживание изменений. Ничего нового, но хорошо, что есть. Мы в редакции обсуждение ведем в комментариях, но у кого-то может быть другая система — тогда будет удобно просматривать, кто из коллег и чего начеркал.

Вариантов работы несколько: можно настроить так, чтобы изменения видел только владелец дока или все участники редактирования. Новые слова подсвечиваются цветом, и при клике на них появляется отметка с именем, кто внес правки. Предложение можно принять или отклонить — получается, аналог режима «Советовать» в Google Документах.

Необычная штука (хотя пока не понял, насколько полезная), которой нет в Google Документах, — инструмент «Отображение». При клике можно посмотреть, как будет выглядеть док, если принять или отклонить все исправления. Кажется, что может быть удобно, если сомневаешься, какой вариант текста или верстки лучше оставить.

Я не сразу разобрался, как оставлять комментарии, потому что попал в чат. Чат видеть в доке неожиданно, поэтому подвох осознал не сразу. По факту док можно обсуждать и комментами, и в чатике. На первый взгляд избыточно, но если подумать, то, наверное, даже полезно.

Оставлять комменты можно через менюшку или с помощью правой кнопки мыши. Тогда появляется плашка с текстом.

Первый способ — открывать меню, чтобы написать коммент, — неудобный. Я скрыл менюшку, поэтому мне приходилось сначала выделять слово, затем открывать вкладку «Совместная работа» и только потом тыкать на «Добавить комментарий». Слишком много действий. Если комментов много, задолбаешься.

Через правую кнопку мыши оставлять комментарии быстрее, но в выпадающем меню все равно приходится искать нужный пункт. А хочется выделить текст и оставить коммент в один клик.

Кроме комментариев, можно обсуждать документ в чате. Вот он открывается в один клик. Штука удобная, когда нужно обсудить глобальные моменты в тексте, оставить вводные к задаче или кинуть ссылку на таблицу с SEO-ключами. Все проверяющие увидят нужные доки и не будут ходить искать их в мессенджер.

В Google Документах я не пользуюсь плагинами, но в редакторе VK WorkSpace они прям подсвечены, можно попробовать. Скачивать ничего не нужно — плагины открываются прямо в редакторе.

Макросы — это набор команд, которые прописывают, чтобы упростить себе работу с текстом. Например, можно создать макрос для проверки орфографии. Но это штука для продвинутых пользователей — не уверен, что плагин пригодится авторам и редакторам. А вот тем, кто шарит в коде, возможно, понравится.

Подсветка кода — инструмент, который пригодится программистам или IT-авторам. Нужно выделить код в документе, перейти в плагин и выбрать язык программирования. Редактор подсветит ключевые слова, и код станет визуально структурированным и читаемым.

Фоторедактор — стандартный набор инструментов по работе с картинками. Можно изменить размер изображения, обрезать, повернуть, выделить область и еще много всего. Удобно, когда лень выходить из дока, а изменения картинки незначительные.

Главред — проверяет текст на словесный мусор и инфостиль. Нужно выделить кусок статьи, Главред даст оценку и подскажет, что и почему нужно исправить. Кайф.

За маркер — лайк. Пригодится, когда нужно выделить нужный блок текста, быстро указать автору на повторы или дать задачу дизайнеру. Например, прямо в документе можно набросать схему и в комменте попросить дизайнера перерисовать ее красиво.

На диске можно создавать таблицы и презентации. Интерфейс и функционал знакомый: всё как в Excel и PowerPoint. Формулы те же, поэтому дополнительно изучать ничего не нужно. Правда, есть нюанс: если загружать связанные таблицы, связки ломаются — приходится настраивать их заново. Но внутри таблицы все формулы остаются рабочими.

Плюсом в таблицах и презентациях идут фишки как у текстового редактора: плагины, чат, настройка совместного доступа.

Собственно, это то, почему мы думаем перейти на новый редактор. Вся информация в VK WorkSpace хранится на российских серверах — можно не переживать, что данные пропадут.

Сомнения все же остались, но дело в специфике Рыбы. Мы работаем с кучей авторов, а чтобы создать док, каждому нужен корпоративный аккаунт в VK WorkSpace. Либо редактору придется самому создавать документ и расшаривать доступ для автора по ссылке. Более геморно, чем автор сам бы создал документ и просто принёс его реду. С другой стороны, все файлы будут храниться в нашем облаке — значит, ничего не потеряется, больше порядка.

Тариф на 100 пользователей обойдется в 15 900 рублей в месяц при оплате за год. Есть бесплатный триал на месяц. К тому же можно пользоваться другими сервисами платформы — почтой, видеозвонками, мессенджером, календарем и задачами.

***

Уже тестировали еще какие-нибудь российские редакторы документов? Пишите в комментах, как вам →