Кейс: как за 2 месяца организовать работу в компании так, чтобы проекты развивались, а заказчики были довольны

Рассказываем, как с чистого листа создать уникальную рабочую среду для организации, а также синхронизировать всё — от больших стратегических целей до ежедневных рабочих задач. Замените десятки досок в Trello, сотни документов в Evernote и Google Docs и всевозможные ToDo-приложения с помощью Notion.

В июле 2021 года работа по одному проекту велась на 18 досках Trello, и более чем на 250 страницах в Evernote, которые зачастую работали с зависаниями. Отсутствовала сквозная синхронизация между всеми проектами и доступами разного уровня к информации, не было прозрачной системы отслеживания нагрузки сотрудников, возникали сложности в обучении новых коллег и их онбординге в стандарты работы.

Всё это снижало эффективность работы команды и делало неудобным взаимодействие с клиентом, поэтому необходимо было найти универсальный и удобный инструмент для всей работы агентства.

Мы ставили перед собой следующие задачи.

Перенести все материалы по проектам в единую базу данных.
Планировать и контролировать индивидуальные задачи для каждого сотрудника.
Автоматизировать отчёты по отделам.
Планировать работу по проектам заранее, с учётом временных и ресурсных затрат.
Стандартизировать процессы работ и быстрее обучать новых сотрудников.
Создать удобный личный кабинет для клиентов.

Мы выбрали сервис, который подходил под наши критерии. Им стал Notion. Мы приступили к переносу всех проектов и вместо десятка досок стали использовать единую базу данных задач всех проектов.

Кейс: как за 2 месяца организовать работу в компании так, чтобы проекты развивались, а заказчики были довольны

Не всё проходило легко.

Поначалу возникало много проблем с работой в системе, общий принцип работы понимали только единицы, остальные относились с опасением.
Какое-то время приходилось работать и в Notion, и в Trello, но уже спустя пару месяцев мы полностью отказались от других сторонних сервисов.

Решения коснулись как сотрудников, так и клиентов.

Для всех сотрудников мы разработали персональные GTD-дашборды. По сути, мы взяли нашу базу задач и отфильтровали её по каждому сотруднику.

У нас получились следующие списки задач:

задачи на день;
задачи с тегами «Важно / Срочно»;
задачи, у которых просрочен дедлайн;
календарь встреч;
все задачи на неделю.

Персональный дашборд мы выстроили на следующих принципах:

Методика повышения личной эффективности GTD (Getting Things Done)

Основана на принципе, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»).

Принцип Inbox Zero

Работа с почтой заточена именно под этот принцип. Суть его в следующем: нужно очищать «входящее» рабочее пространство, чтобы в конце дня был пустой список. Когда вы пытаетесь сосредоточиться на работе, нельзя постоянно отвлекаться на информацию, которая сейчас не нужна, а стоит сосредоточиться на главном.

<i>Пример действий, которые можно выполнить по задаче </i>

Рабочий день сотрудника теперь начинается с планирования задач. Чтобы посмотреть их достаточно перейти в нужный раздел и актуализировать список. Каждый может зайти в систему с любого устройства и увидеть все свои задачи на этот день, неделю и всё время. Это позволяет планировать свою рабочую деятельность и наглядно распределять нагрузку.

В итоге команда стала меньше времени тратить на заполнение задач и переключение между разными досками. Прозрачность работы каждого сотрудника кратно увеличилась, и при этом команда не сопротивлялась этому, а благодарила. Ведь все получили крайне удобный рабочий инструмент, который позволил легко сосредоточиться на выполнении запланированных задач, а не на сторонних организационных проблемах.

Для всех руководителей мы создали удобную систему организации проектов.

Как организовывали?

Шаг 1. Строгая иерархия

Выделили 3 главных сущности:

на вершине — клиенты;
ниже — проекты клиентов;
ещё ниже — задачи в проектах клиентов.

Шаг 2. Подготовка. Начало проекта

В начале проекта создали папки Клиент, Проект и База задач внутри страницы, отфильтрованной по этому проекту. На странице проекта прописали цели, сроки, бюджет и завели Устав проекта.

Внутри Notion можно создавать шаблоны страниц, поэтому новый сотрудник может не выдумывать структуру проекта, а сразу из шаблона получить нужные для проекта данные.

Шаг 3. Epic и Task

В проектах мы заводим 2 типа задач: Epic и Task.

Epic — задачи, которые помогают группировать другие задачи, связанные общей темой. Таски — тип задач, выполнение которых ведёт к итоговому результату, указанному в Epic.

Пример Эпиков:

<i>С помощью формул в Notion мы также можем отслеживать % выполнения задач</i>

Шаг 4. Личный кабинет клиента

В дальнейшем страница проекта обрастает дополнительными блоками в зависимости от целей и структуры проекта. Одним из важнейших элементов является личный кабинет клиента, в котором он видит отчёты, календарь платежей и даты совещаний по проекту.

Шаг 5. Направления работы

У одного проекта могут быть несколько направлений работы. Внутри каждой расположены базы данных, отфильтрованные по основному проекту и отделам (отдел таргетинга, отдел работы с блогерами). Это позволяет построить план по каждому блоку работы со своими KPI.

Для всей команды появился единый стандарт рабочего дашборда по принципам GTD: стало меньше стресса, задачи перестали теряться и стали выполняться быстрее.
Простая и логичная структура позволила проектным менеджерам оперативно отслеживать все задачи в проектах и хранить все данные по проекту клиента в одном месте.
Появился корпоративный Wiki с понятной всем структурой: введение новых сотрудников в компанию стало происходить быстрее.
Начали вести ресурсное планирование: дашборд с подсчётом часов отдела и отчётов по выполненным задачам по каждому сотруднику в отделе:

Такой отчёт помог подсчитывать уже затраченные ресурсы на уровне отдела, создавать WBS по всем работам и рассчитывать время по проектам, чтобы планировать сроки.

Сервис не только облегчает планирование для команды, но и экономит время и нервы клиентов. Когда все данные находятся в одном месте и никто не тратит время на поиски, работа и согласования проходят гораздо быстрее.

Пример нашей системы

Ещё на базе Notion мы реализовываем Wiki для наших клиентов. В Notion можно сделать бесплатный аккаунт и дать сотрудникам гостевые доступы или доступы на просмотр. Это решает проблемы, с долгим поиском информации.

Пример из Wiki, который включал в себя:

ценности и принципы компании;
список конкурентов для изучения;
карта прохождения испытательного срока и инструкции по регистрации в сервисах;
регламенты;
система обучения;
скрипты;
таблица с обработкой типичных возражений клиентов.

У клиентов появился личный кабинет, где можно увидеть назначенные встречи, отчёты о проделанной работе, все основные документы проекта, а также создать систему онбординга для новых сотрудников со стороны клиента.

Благодаря единой системе, у нас появилась возможность стандартизировать процессы работ и быстрее обучать новых сотрудников.
Сотрудники стали меньше времени тратить на заполнение задач в разных досках, теперь вся информация есть в одном месте и работать можно даже с телефона. Notion стал единой системой для хранения и работы со всеми файлами и знаниями (Wiki) в организации, позволив распределить уровни доступа между сотрудниками.
Мы видим загруженность по каждому члену команды как на ежедневной, так и на еженедельной основе, и можем предсказывать, когда нам нужно нанимать новых людей, либо иначе решать проблемы с эффективностью, фильтруя задачи по проектам или отделам, или по важности и срочности.
У клиентов появился раздел, в котором можно увидеть встречи, отчёты о работе и все необходимые документы проекта.
Получили инструмент, способный решить все рабочие задачи в рамках одного сервиса внутри организации.
Выстроили автоматическую систему адаптации нового сотрудника за счёт сквозного управления всеми задачами в организации и бесшовным добавлением в дела на день и HR-задач в том числе.

Notion — это инструмент, который позволяет с чистого листа создать уникальную рабочую среду для организации, за счёт объединения всего, что прежде было по разным сервисам в единое окно, а также синхронизировать все задачи внутри организации (от больших стратегических целей до мелких задач для каждого сотрудника в рамках каждого дня). Он заменил нам десятки досок в Trello, сотни документов в Evernote и Google Docs и всевозможные ToDo приложения.

Сколько времени экономит Notion?

Около 2—3 месяцев на полный переход из всех систем в одну позволяет:

сократить время на онбординг нового сотрудника с 2,5 до 1 месяца;
завести шаблоны задач и в 2 раза уменьшить время на их заполнение;
составлять отчёты в 1,5 раз быстрее благодаря автоматическому сбору задач по отделу.

В агентстве мы постоянно ищем варианты автоматизации и систематизирования процессов работы. Теперь у нас есть централизованная база данных, в которую можно вносить все проекты и задачи, а также учитывать загруженность команды и каждого человека в ней.

Подробнее о работе агентства и наших услугах рассказываем в телеграм-канале. Присоединяйтесь!