Кейс: как за 2 месяца организовать работу в компании так, чтобы проекты развивались, а заказчики были довольны

Рассказываем, как с чистого листа создать уникальную рабочую среду для организации, а также синхронизировать всё — от больших стратегических целей до ежедневных рабочих задач. Замените десятки досок в Trello, сотни документов в Evernote и Google Docs и всевозможные ToDo-приложения с помощью Notion.

В июле 2021 года работа по одному проекту велась на 18 досках Trello, и более чем на 250 страницах в Evernote, которые зачастую работали с зависаниями. Отсутствовала сквозная синхронизация между всеми проектами и доступами разного уровня к информации, не было прозрачной системы отслеживания нагрузки сотрудников, возникали сложности в обучении новых коллег и их онбординге в стандарты работы.

Всё это снижало эффективность работы команды и делало неудобным взаимодействие с клиентом, поэтому необходимо было найти универсальный и удобный инструмент для всей работы агентства.

Мы ставили перед собой следующие задачи.

Мы выбрали сервис, который подходил под наши критерии. Им стал Notion. Мы приступили к переносу всех проектов и вместо десятка досок стали использовать единую базу данных задач всех проектов.

Не всё проходило легко.

Решения коснулись как сотрудников, так и клиентов.

Для всех сотрудников мы разработали персональные GTD-дашборды. По сути, мы взяли нашу базу задач и отфильтровали её по каждому сотруднику.

У нас получились следующие списки задач:

Персональный дашборд мы выстроили на следующих принципах:

Основана на принципе, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»).

Работа с почтой заточена именно под этот принцип. Суть его в следующем: нужно очищать «входящее» рабочее пространство, чтобы в конце дня был пустой список. Когда вы пытаетесь сосредоточиться на работе, нельзя постоянно отвлекаться на информацию, которая сейчас не нужна, а стоит сосредоточиться на главном.

Рабочий день сотрудника теперь начинается с планирования задач. Чтобы посмотреть их достаточно перейти в нужный раздел и актуализировать список. Каждый может зайти в систему с любого устройства и увидеть все свои задачи на этот день, неделю и всё время. Это позволяет планировать свою рабочую деятельность и наглядно распределять нагрузку.

В итоге команда стала меньше времени тратить на заполнение задач и переключение между разными досками. Прозрачность работы каждого сотрудника кратно увеличилась, и при этом команда не сопротивлялась этому, а благодарила. Ведь все получили крайне удобный рабочий инструмент, который позволил легко сосредоточиться на выполнении запланированных задач, а не на сторонних организационных проблемах.

Для всех руководителей мы создали удобную систему организации проектов.

Как организовывали?

Шаг 1. Строгая иерархия

Выделили 3 главных сущности:

Шаг 2. Подготовка. Начало проекта

В начале проекта создали папки Клиент, Проект и База задач внутри страницы, отфильтрованной по этому проекту. На странице проекта прописали цели, сроки, бюджет и завели Устав проекта.

Внутри Notion можно создавать шаблоны страниц, поэтому новый сотрудник может не выдумывать структуру проекта, а сразу из шаблона получить нужные для проекта данные.

Шаг 3. Epic и Task

В проектах мы заводим 2 типа задач: Epic и Task.

Epic — задачи, которые помогают группировать другие задачи, связанные общей темой. Таски — тип задач, выполнение которых ведёт к итоговому результату, указанному в Epic.

Пример Эпиков:

Шаг 4. Личный кабинет клиента

В дальнейшем страница проекта обрастает дополнительными блоками в зависимости от целей и структуры проекта. Одним из важнейших элементов является личный кабинет клиента, в котором он видит отчёты, календарь платежей и даты совещаний по проекту.

Шаг 5. Направления работы

У одного проекта могут быть несколько направлений работы. Внутри каждой расположены базы данных, отфильтрованные по основному проекту и отделам (отдел таргетинга, отдел работы с блогерами). Это позволяет построить план по каждому блоку работы со своими KPI.

Такой отчёт помог подсчитывать уже затраченные ресурсы на уровне отдела, создавать WBS по всем работам и рассчитывать время по проектам, чтобы планировать сроки.

Сервис не только облегчает планирование для команды, но и экономит время и нервы клиентов. Когда все данные находятся в одном месте и никто не тратит время на поиски, работа и согласования проходят гораздо быстрее.

Пример нашей системы

Ещё на базе Notion мы реализовываем Wiki для наших клиентов. В Notion можно сделать бесплатный аккаунт и дать сотрудникам гостевые доступы или доступы на просмотр. Это решает проблемы, с долгим поиском информации.

Пример из Wiki, который включал в себя:

У клиентов появился личный кабинет, где можно увидеть назначенные встречи, отчёты о проделанной работе, все основные документы проекта, а также создать систему онбординга для новых сотрудников со стороны клиента.

Notion — это инструмент, который позволяет с чистого листа создать уникальную рабочую среду для организации, за счёт объединения всего, что прежде было по разным сервисам в единое окно, а также синхронизировать все задачи внутри организации (от больших стратегических целей до мелких задач для каждого сотрудника в рамках каждого дня). Он заменил нам десятки досок в Trello, сотни документов в Evernote и Google Docs и всевозможные ToDo приложения.

Сколько времени экономит Notion?

Около 2—3 месяцев на полный переход из всех систем в одну позволяет:

Подробнее о работе агентства и наших услугах рассказываем в телеграм-канале. Присоединяйтесь!