Как SMM-командам трекать задачи и не пересылать контент по мессенджерам. Опыт СберМаркетинга

В SMM-отделе без таск-трекера сложно вести десятки проектов и тушить пожары, если клиенту нужно срочно запустить рекламную кампанию. Чтобы ставить задачи исполнителям, общаться с заказчиками и не терять сметы, медиапланы и другие документы, лучше перенести всю работу в таск-трекер. На примере сервиса Mogu делимся фишками, которые мы используем в своей команде.

Привет! Это Эльмира Хайрова — руководитель SMM-отдела в СберМаркетинге. Мы с командой работаем в таск-трекере Mogu уже более года и за это время наработали фишки, которые помогают не терять задачи, следить за бюджетами рекламных кампаний и быстро согласовывать контент с клиентами. Рассказываю, как мы настраиваем доски и адаптируем функции сервиса под запросы SMM-отдела.

Пока Trello не ушел с российского рынка, мы фиксировали важные дедлайны и согласовывали контент с клиентами в этом сервисе. Внутри команды работали через Битрикс24, но в нем неудобно ставить задачи. К тому же инструмент нельзя настроить под потребности нашего отдела.

После ухода Trello мы стали искать аналог и решили попробовать трекер Mogu. У сервисов похожая концепция, поэтому вся команда быстро адаптировалась к интерфейсу. Даже новички без инструкций разбираются, как работать в программе.

У каждого менеджера в команде отдельная доска, где он управляет своими задачами. Если сотрудника назначат ответственным на новое задание, карточка появится в его рабочем пространстве.

Внутренняя структура доски зависит от количества проектов, над которыми сотрудник работает. Например, сейчас мы выстраиваем инхаус-направление, поэтому менеджер может вести одну соцсеть. Тогда у него в пространстве будут задачи только по этому проекту.

Остальные менеджеры занимаются проектами для разных клиентов. Вот как ребята организуют доски:

Я вижу доску каждого менеджера и могу отслеживать нагрузку сотрудников. Если понимаю, что у человека много задач или, наоборот, есть свободное время, перераспределяю ресурсы.

Моя команда ведет параллельно 30 проектов, и со временем мы заметили, что их структура повторяется. Меняется только название кампании, бюджеты и еще несколько критериев. Менеджерам было неудобно каждый раз заполнять поля в новой карточке.

Мы решили создать чек-лист, чтобы использовать его в качестве шаблона. Поля подходят для каждого проекта, а этапы всегда одни и те же. Теперь менеджерам нужно просто скопировать чек-лист, поменять название и бюджет.

Шаблонами пользуются все члены команды:

Менеджерам удобно управлять задачами на канбан-досках, но мне колонок со статусами недостаточно. Например, по ним неудобно отслеживать бюджеты рекламных кампаний. Если заданий много, информацию нужно фильтровать, но раньше в трекере не было такой функции.

Мы написали в техподдержку Mogu, и по нашему запросу команда добавила в интерфейс новый формат — таблицы. Они отражают все задачи, которые есть на доске.

В таблице есть фильтры, по которым можно ранжировать задачи. Например, я всегда сортирую их по бюджетам, клиентам, исполнителям и статусам проектов, чтобы контролировать дедлайны.

Каждую неделю мы проводим встречи, где ребята отчитываются по статусам задач. На созвонах активно используем трекер Mogu, чтобы не создавать дополнительные отчеты и не переходить по разным сервисам.

Перед встречей менеджеры перемещают задачи по колонкам и обновляют статусы, а на созвоне показывают свои доски. Мы обсуждаем, на каком этапе находится проект, где возникли проблемы и кому нужна помощь.

У нас не принято вести запись встречи, зато во время созвонов менеджеры добавляют в карточки новые комментарии. Так сотрудники не забывают, что нужно сделать, и им не приходится вести дополнительные заметки и списки.

В трекере мы маркируем задачи цветами. С их помощью менеджеры могут расставить задания по срочности. Например, ребята добавляют красную отметку, чтобы не забыть про важную задачу.

Для клиентов мы создаем отдельные доски, чтобы согласовывать контент, сметы и другие вопросы по проектам. Моя команда загружает визуальные материалы, тексты, ссылки и другие файлы в карточки задач. Все документы хранятся в одном месте, и не нужно пересылать их по почте и в мессенджерах.

Когда клиент заходит на доску, он видит сразу весь контент на неделю, который нужно посмотреть. Если в материалах надо что-то изменить, человеку не приходится писать нашей команде в мессенджере — можно оставить комментарий прямо в карточке задачи.

В Mogu удобно давать доступ к доскам: нужно указать в сервисе почту клиента или отправить ему ссылку в любом мессенджере. Это быстрее, чем в Битриксе, потому что не надо обращаться к айтишникам и регистрировать новых пользователей в системе.

Когда мы работали в Trello, клиенты неохотно согласовывали контент через сервис. С Mogu подобных проблем не возникло: у трекера простой интерфейс, поэтому заказчики быстро адаптировались к новой площадке.

С Mogu у нас получилось наладить делегирование задач перед тем, как сотрудники уходят в отпуск. Раньше мы делали отдельную Excel-таблицу, куда менеджеры вносили все свои проекты. Документ каждый раз приходилось заполнять с нуля и тратить время на перенос заданий.

С трекером Mogu мы передаем задачи перед отпуском в два раза быстрее, при этом не нужно заполнять дополнительные таблицы. Менеджер может просто добавить коллегу на свою доску и назначить его ответственным на задания. Чек-листы помогают сотруднику разобраться в проекте и понять, что делать дальше.

А каким трекером пользуется ваша команда? Какие функции вы добавили бы в Mogu? ↓