1С:ERP как инструмент развития бизнес-процессов в продажах

Рассказываем, какие процессы в продажах поможет автоматизировать ERP-система, на примере решения от 1С.

Компании прибегают к автоматизации процессов продаж, когда нужно снизить количество рутинных операций, оптимизировать бизнес-процессы, повысить качество товаров или услуг, поддержать масштабирование компании.

Сутью этих инициатив является развитие предприятия, что в конечном счете приводит к расширению бизнеса и увеличению рентабельности.

Успешное масштабирование требует выстраивания грамотной структуры предприятия, быстрого и качественного взаимодействия сотрудников и подразделений, эффективного управления, хорошо выстроенных бизнес-процессов во всех направлениях работы.

В продажах обычно нужна автоматизация таких процессов:

Эти процессы автоматизируют специальные системы учёта, предназначенные для автоматизации бизнес-процессов продаж. Как правило, компании покупают готовую систему и настраивают ее под свои бизнес-процессы или разрабатывают такую систему собственными силами.

Систему автоматизации продаж реально построить своими силами, но на ее разработку потребуется слишком много ресурсов. При выборе готового решения нужно предусмотреть множество деталей и провести сравнительный анализ систем по заранее продуманным критериям оценки. Например, по следующему набору критериев:

Рассмотрим автоматизацию на базе 1С:ERP. Это решение предназначено для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия и включает в себя множество подсистем. Данная конфигурация на базе платформы 1С — это уникальное решение с продуманной архитектурой и чётко выстроенной структурой запросов. 1С:ERP позволяет решить основные задачи автоматизации бизнес-процессов организации, в том числе автоматизировать бизнес-процессы продаж.

Система предоставляет возможность гибкой настройки функциональных опций той или иной функциональной области. Функциональные области разбиты на подсистемы. К примеру, можно включить функциональную опцию ведения статусов согласования заказов клиентов или согласования НСИ, которая необходима для оформления заказа клиента (соглашения клиентов, скидок, договоры клиентов). Помимо этого, система поддерживает бесшовную интеграцию с конфигурацией 1С:Документооборот, что позволяет автоматизировать процессы согласования документов.

1С:ERP предлагает много возможностей для полноценного и эффективного управления продажами. Например, внесение и хранение информации о клиентах в справочниках Партнеров и Контрагентов, формирование отчетов о причинах отмены строк заказа, отчетов о просроченной дебиторской задолженности и других. Вот описание этапов сквозного бизнес-процесса продажи, реализованного в 1С:ERP:

Формирование коммерческого предложения

1С:ERP позволяет формировать коммерческие предложения клиентам, где указывается количество и цена товаров, условия и сроки оплаты, срок действия коммерческого предложения. При этом цена товаров может быть указана с применением автоматически рассчитанных скидок. Если какие-то условия не устраивают клиента, можно сформировать новое коммерческое предложение с более выгодными условиями. Сформированные коммерческие предложения можно легко распечатать или отправить клиенту. После согласования с клиентом условий коммерческого предложения менеджер создает в системе заказ.

Управление заказами

В заказе клиента указываются следующие данные: сведения о контрагенте, данные договора и соглашения, сведения о складе, с которого будет проводиться отгрузка и прочие. Управление заказом заключается в выполнении условий коммерческого предложения. А именно в отгрузке нужного товара по цене и в срок, указанным в КП.

Ценообразование

Стоит отметить функционал соглашений и автоматического расчета скидок в заказах клиентов. Включаемые настройки подсистемы «CRM и маркетинг» позволяют фиксировать типовые или индивидуальные соглашения с клиентами. Это даёт возможность формировать прайс-лист и скидки для каждого конкретного клиента.

Указанные в соглашении значения влияют на способ формирования и алгоритм расчета цен товаров в заказах клиентов. Использование типовых соглашений в 1С:ERP позволяют решать распространенную задачу ценообразования — назначать разным группам клиентов разные скидки. К примеру, требуется группе клиентов 1 назначить скидку 15% + скидку 5%, а группе клиентов 2 скидку 17%. Для реализации такого разграничения в системе 1С:ERP достаточно создать 2 типовых соглашения с настройкой соответствующих скидок и указанием нужных групп клиентов.

Помимо этого, скидки в 1С:ERP бывают разных типов: скидка процентом, скидка суммой, скидка округлением, подарок и другие. Также, можно задать условия, при выполнении которых скидка будет автоматически применяться к заказу клиента. Например, таким условием может быть выполнение клиентами условия по товарообороту за месяц или приобретение конкретного товара. 1С:ERP позволяет объединять скидки в группы с указанием способа их совместного применения. Например, можно использовать сложение, вытеснение, последовательное применение и другие. При выборе типового соглашения в заказах клиентов, в списке товаров будут автоматически применяться назначенные скидки в соответствии с примененными настройками. Система также позволяет назначить конкретному клиенту индивидуальную скидку, вне зависимости от того, к какой группе клиентов относится данный клиент. Такая возможность реализована в системе 1С:ERP при помощи индивидуальных соглашений.

В процессе обработки заказа клиента может сложиться ситуация недостатка товара. В таких случаях следует договориться с клиентом о способе урегулирования ситуации. Для отслеживания причин отмены строк заказа в системе 1С: ERP предлагается функционал указания причины отмены строки заказа клиента с последующим формирования отчета. Такой анализ позволит отслеживать причины отмены строк заказа, выявлять узкие места в выстроенных бизнес-процессах и принимать взвешенные решения об оптимизации процессов управления продаж.

Резервирование товара на складе

После завершения корректировки заказа товары резервируются на складе, чтобы другие менеджеры не пообещали отгрузить эту же партию другому клиенту. Для отслеживания свободного остатка товара в системе 1С:ERP предусмотрены складские отчеты, а также информация о свободном остатке отображается в строке заказа клиента. Таким образом менеджерам не нужно открывать дополнительное окно, чтобы понять есть ли товар в наличии. Достаточно просто посмотреть свободный остаток в заказе клиента. А если при резервировании товара окажется, что товара нет на складе в нужном количестве, то система автоматически разобьет строку заказа на две. Доступное к резерву количество будет зарезервировано, а оставшаяся часть будет зарегистрирована к обеспечению.

Статусы выполнения заказа

Управление процессом выполнения заказа реализовано в системе 1С:ERP при помощи статусной модели заказа клиента. Стандартные статусы выполнения заказа — на согласовании, к выполнению, закрыт. Более подробную информацию о заказе клиента можно увидеть в отчете «Состояние выполнения». В системе 1С:ERP также предусмотрены отчеты анализа просроченной дебиторской задолженности с разбивкой по периодам, а также детальный анализ взаиморасчетов с клиентами.

Управление доставкой

1С:ERP дает возможность управлять доставкой заказов: формировать задания на перевозку, печатать маршрутные листы с сопроводительной документацией, которая должна быть передана клиенту или перевозчику.

Способ доставки указывается в заказе клиента внутри системы: самовывоз, силами перевозчика, собственными силами.

Контроль возвратов

Автоматизация позволяет крупному бизнесу управлять процессами возвратов и способами компенсации. В системе можно отслеживать возвраты от клиентов, а в подсистеме управления продажами есть возможность создавать заявки на возвраты товаров.

Отчетность

Для полноценного управления продажами вы можете хранить информацию о клиентах в справочниках Партнеры и Контрагенты в 1С:ERP, формировать отчеты о причинах отмены заказов или просроченной дебиторской задолженности.

Анализ данных позволит выявлять узкие места в выстроенных бизнес-процессах и принимать взвешенные решения для оптимизации продаж.

Права доступа

В типовом решении 1С: ERP есть преднастроенные профили пользователей с разным уровнем доступа. Например, профиль менеджера по продажам позволяет управлять сделками, осуществлять реализацию или возврат товаров.

Помимо готовых ролей, вы можете использовать гибкие настройки доступа. В 1С:ERP можно разграничивать доступ к объектам более детально на уровне строк (RLS – Row Level Success).

Дополнительное преимущество системы 1С: ERP — наличие сразу нескольких подсистем: Закупки, Бюджетирование, Управление складскими операциями, управленческий, операционный и регламентированный учёт и другие. Система работает как комплексное решение, которое позволяет автоматизировать почти все бизнес-процессы и отслеживать каждое направление работы.

Интерфейс конфигураций интуитивно понятный, что поможет конечным пользователям быстрее адаптироваться в системе.

Стоимость внедрения и поддержки программных продуктов на базе платформы 1С значительно ниже, чем у других решений на рынке. Разработчики фирмы 1С постоянно развивают и улучшают конфигурации, в том числе работают над отказоустойчивостью систем, безопасным хранения данных, контролем доступа к системе и операциям.

Для автоматизации процессов в продажах можно обратиться к комплексной ERP-системе, например, на базе 1С. Такое решение поможет компании: