Методика Скрам: простое руководство к эффективной работе в любой команде
Scrum – это не просто модный тренд, а эффективный метод организации работы. В этой статье я расскажу, как мы используем скрам и для проектной деятельности, и для операционных задач.
В чем сила? Принципы метода Scrum в Brooklyn Bowl
Скрам подразумевает определенную этапность выполнения или, как любим говорить мы, нужно есть слона по частям. Так большой проект или ежемесячные задачи делятся на короткие промежутки – недели, либо спринты. В один спринт ты занимаешься конкретно выбранными задачами и ничем более. Это и есть один из первых для нас принципов: объем задач на неделю формируется в один планерочный день и на протяжении недели больше не меняется. Так команда может оценивать свои ресурсы и брать только самые приоритетные задачи.
Принцип второй: каждая задача имеет конечное действие и формирует новую задачу. Взяв в работу небольшую задачу, нужно на ее основании сформулировать новую, которая продолжает предыдущую. Это происходит в момент формулирования спринта, где подводятся итоги прошлой недели.
Принцип третий: обязательно фиксировать все задания. Если задача не записана – ее не существует. Любая задача должна появиться на доске, иначе просто вылетит из головы. Либо менеджер ее пропустит и не сформулирует на ее основании новую через столбец ревью. И весь процесс остановится.
Принцип четвертый: каждую неделю отчитываться о ходе выполнения задачи. Короткие спринты и дедлайны держат в тонусе всю команду. Важно сохранять эту динамику. У нас есть еженедельные планерки, которые ни при каких обстоятельствах не сдвигаются по времени. А еще на них нельзя опаздывать.
Пятый принцип: одна задача – один ответственный. Уже много раз сталкивались с перекладыванием ответственности, поэтому просто ее разделили на разные процессы. Карточка у каждого своя. Несешь результат за свой блок работ, и за общий результат тоже.
Кстати, внедряя метод, мы сразу разделили роли: руководитель команды и сама команда. Руководитель проводит планерки и контролирует выполнение задач, а команда эти задачи формулирует и реализует.
Как и где это происходит
Для скрама необходимо общее рабочее пространство для команды, где каждый видит, кто, что и когда делает. Есть множество подходящих решений на рынке от Трелло до Яндекс Трекера. Сейчас, кстати, мы в поиске нового, более функционального.
Вся неделя внутри скрама делится на несколько категорий:
спринт: здесь задачи, которые мы берем на эту неделю. Задачи следующей недели сюда не встают;
в работе: так можно следить, чем конкретно в данный момент занимается сотрудник. Задача встает в столбик, как только менеджер берет ее в работу;
готово: тут все ясно, задача попадает сюда при выполнении, но только при 100% выполнении. Ведь часто мы не до конца понимаем, какая конечная цель у задачи и считаем ее выполненной. Например, стоит задача напечатать листовки. В каком случае можно отметить ее, как выполненную – когда листовки отправлены в печать или когда они в готовом виде приехали в заведение?
ревью: сюда переносим готовые задачи на планерке для формулирования новых в спринт;
беклог: важный столбик с задачами, которые планируем сделать позже, чтобы не потерять.
На картинке видно, что у каждой задачи есть ответственный. А еще есть метки в виде размеров – что это? Наша внутренняя новация: размеры задач, которые определяют ее сложность + затратность по времени. Взяли за основу размерный ряд от ХS до ХХL для удобства понимания.
Каждая задача у нас должна быть описана. Например: XS - это небольшая задача, которая занимает до 10 мин. Обычно звучит, как простое действие: отправить, написать, отметить, подготовить, найти, договориться и тд. Часто не записывается, потому что простая. Записываем, чтобы не забыть и не потерять. И далее по возрастанию сложности растет и размерный ряд.
Также у каждого размера есть баллы - от 1 до 13. Так мы считаем, на сколько баллов отработали каждую неделю. Это добавляет геймификации и мотивации в рабочий процесс. Так еще можно наблюдать за перегруженными неделями, после которых нужно чуть сбавить ритм и взять на спринт поменьше задач.
Внутри скрама у нас есть еще инновации:
- столбик “не потерять”: здесь все важные ссылки, чек-листы, заметки и пр., чтобы всегда было у всех под рукой;
столбик с названием текущего месяца: туда выписываем задачи только данного периода и фокусируемся при формировании спринтов только на них;
для некоторых досок делаем столбец “сегодня”: так учим новых сотрудников четко фокусироваться на дневных задачах и не распыляться по мелочам. Очень помогает тем, кому трудно планировать свой день.
С фокусом на конкретных задачах, обновляемых еженедельно, у команды есть возможность в нужные сроки реализовывать любой проект. Четкая приоритетность и ограниченность по времени дает нужный тонус и мотивацию к действию.
Кому не подойдет метод
Сначала хотелось написать, что негибким командам и очень бюрократическим системам. Но по факту метод скрама помогает фокусироваться на важном и распределять объемы, поэтому данная гипотеза тоже отпадает. Хочется сказать, что всем. Хотя, возможно, какое-то исключение из правила может и быть
Вывод
С точки зрения улучшения процессов скрам помогает:
- описывать их в чек-листы и сохранять;
- делить большие задачи на маленькие для более простого и успешного их выполнения;
- делегировать и распределять ответственность на команду;
- ускорять обучение и адаптацию на старте, ведь ты сразу попадаешь в наполненного рабочее пространство;
- быть гибким к изменениям;
- контролировать работу всей команды в одном пространстве.
Рекомендую ли я скрам? Однозначно, да, и всем. По такому принципу работают крупные компании, названия которых вы точно знаете. А если еще остались вопросы, то можно написать мне, либо прочитать хорошую книгу Джеффа Сазерленда “SCRUM: Революционный метод управления проектами”.