Контроль работы сотрудников: лучшие инструменты и частые ошибки

Контроль работы персонала — один из ключевых элементов управления организацией. От него зависит рентабельность компании и общий успех бизнеса.

Есть разные виды контроля. Одни узконаправлены и способствуют достижению локальных целей. Другие применимы для организаций любого размера вне зависимости от рода деятельности. Все вместе они обеспечивают результативное управление. В этой статье мы изучим цели, задачи и методы контроля сотрудников.

Контроль за работой персонала выгоден обеим сторонам. Руководитель получает продуктивную команду и защиту конфиденциальной информации, что способствует достижению желаемых результатов. Сотрудники обретают уверенность в качестве своей работы. Это расширяет карьерные горизонты и сказывается на стабильности дохода. Честные отношения с начальством мотивируют персонал и помогают лучше понять, как следует выполнять свои обязанности.

GPS-мониторинг, корпоративные CRM-системы и другие методы контроля должны основываться на открытом взаимодействии. Важно понимать, что отслеживание — это не самоцель. В основе систем управления и контроля рабочего времени лежит стремление к развитию бизнеса.

Также важно соблюдать принцип взаимного согласия. Например, если организация использует GPS-трекинг и видеонаблюдение, сотрудники должны знать, что их действия отслеживаются на рабочем месте. Необходимо объяснить, что программы контроля не предназначены для усложнения жизни, ограничения свободы действий или лишения премий. Команда должна знать, что начальство не наказывает их, а старается рационально использовать время и эффективно решать стратегические задачи. Это укрепит позиции компании на рынке, позволит ей улучшить условия труда и повысить заработную плату. Открытый диалог — ключ к поддержанию доверия между руководством и сотрудниками и, как следствие, повышение эффективности деятельности.

Мониторинг сотрудников открывает компании целый ряд возможностей:

Управление должно быть гибким, чтобы менеджеры могли настроить его в соответствии с нуждами компании, команды или отдельного сотрудника.

Нет необходимости использовать все доступные рычаги контроля — установка КПП с биометрическим замком в небольшом офисе на 10 человек нецелесообразна. Этот вариант подходит для крупных компаний с четко определенными зонами. Важно, чтобы выбранная система соответствовала задачам организации и особенностям работы.

Но в любом случае тотальный контроль неуместен. Рассмотрим распространенные методы мониторинга сотрудников.

CRM-системы — один из самых очевидных методов контроля, на котором останавливается большинство руководителей. Такие программы собирают данные, анализируют эффективность и оптимизируют бизнес-процессы, однако они не решают некоторые важные проблемы.

Например, руководитель не может быть уверен, что сотрудник занят выполнением задачи, а не общается в мессенджерах с друзьями или конкурентами рынка. Для эффективной защиты внутренней информации и исключения утечек нужна оптимизация процессов. Однако CRM не может контролировать сотрудников в режиме реального времени, что делает эту систему менее подходящей для закрытия всех потребностей бизнеса.

Выход — использовать решения, которые мониторят компьютеры и отслеживают график работы. Приведем семь причин, почему стоит установить такие программы.

1.Повышение эффективности. Вы всегда будете знать, чем занимаются ваши подчиненные в свое оплачиваемое время. Например, в системе мониторинга персонала ИНСАЙДЕР можно быстро получить отчеты по ключевым параметрам: хронометраж дня, работа с приложениями и периоды бездействия.

2.Экономия времени руководителя. Инструмент предоставляет доступ к агрегированной и детализированной информации об эффективности сотрудников.

3.Повышение продуктивности подчиненных. Исследования Массачусетского технологического института показали, что эффективность труда возрастает на 7%, если работники знают, что за их работой следят. Наличие системы контроля улучшает дисциплину и повышает результативность каждого члена команды. Благодаря ей руководитель быстро обнаруживает прокрастинаторов и тех, кому недостаточно мотивации. Чтобы определить проблемные области, достаточно потратить 5 минут в день на анализ отчета. Затем останется только использовать полученные знания на практике управления.

4.Объективность оценки. Даже самый справедливый начальник не может всегда сохранять полную беспристрастность: всегда найдутся те, кому симпатизируют больше других. Помимо этого, сотрудники часто оценивают действия руководителя через призму личных отношений. Из-за этого у каких-то членов команды может сложиться мнение, что начальство относится к ним несправедливо. Это снижает мотивацию персонала и портит атмосферу в коллективе. ПО для мониторинга предоставляет точные, объективные и достоверные данные. Весь коллектив доверяет этой информации, и начальство может принимать рациональные решения без лишнего эмоционального напряжения.

5.Анализ данных для оптимизации работы. Даже если кажется, что команда трудится на пределе своих возможностей, всегда есть способы улучшить результаты. Можно оптимизировать распределение задач, упростить процессы или изменить график работы. Чтобы выявить возможности для роста, нужно проанализировать данные о времени, которое уходит на выполнение проекта, путях достижения целей и проблемах отдельных специалистов. Вся статистическая информация хранится в системах мониторинга. Для нахождения точек роста необходимы следующие данные: сколько времени сотрудники тратят на задачи, что именно они делают в течение этих часов и с какими проблемами сталкиваются.

6.Контроль удаленных команд. За прошедшие годы бизнес научился работать вне офиса, и этот формат, скорее всего, сохранит свою актуальность в будущем. Это обусловлено не только заботой о здоровье — экономическая целесообразность тоже играет роль. Компании получили возможность тратить меньше на аренду и обустройство больших офисов, а также нанимать талантливых кадров из других регионов. В этом случае неизбежно встает вопрос контроль над удаленными специалистами. ИНСАЙДЕР позволяет решить эту задачу: агент на компьютере сотрудника собирает о нем такую же подробную информацию, как и о коллеге, который работает из офиса.

7.Риски, с которыми сталкиваются компании. Даже самые лояльные сотрудники не защищены от угрозы потери конфиденциальной информации. Некоторые пренебрегают правилами безопасного хранения логинов и паролей, что увеличивает риск утечки данных. Другие нарушают корпоративные нормы общения с клиентами, что наносит ущерб репутации бизнеса. Третьи испортили отношения с компанией и планируют уйти, а также передать базу заказчиков конкурентам. Мониторинг помогает защититься от подобных ситуаций. Его можно настроить так, чтобы система сразу фиксировала подозрительную активность. Например, если сотрудник пытается передать определенный файл третьим лицам, программа мониторинга позволит отследить это действие и вовремя принять меры.

Ограничения программных решений для мониторинга довольно относительны. Обычно они связаны с некорректным использованием системы, а не с ее функциональными возможностями. Важно учитывать три ключевых аспекта:

Система мониторинга ИНСАЙДЕР выводит управление на новый уровень, повышает эффективность работы команды и соответствует требованиям законодательства. Вот некоторые из его преимуществ:

1.Скрытый контроль подчиненных через учет рабочего времени. Сервис фиксирует начало и конец смены, опоздания и прогулы, а также разрешенные и несанкционированные простои.

2.Оценка продуктивности сотрудников через анализ решения задач. Система регистрирует, какие сайты и приложения открывали работники, и ранжирует их в зависимости от полезности.

3.Трекинг задач. Он позволяет сотрудникам самостоятельно регистрировать потраченные ресурсы, а руководители получают аналитику и возможность следить за выполнением проектов.

4.Мониторинг программ отмечает запуск любых приложений с указанием времени. По журналам руководитель может увидеть, как подчиненные решали задачу, или узнать, что они вообще не работали и отвлекались на посторонние дела. Аналогичную функцию выполняет мониторинг сайтов и поисковых запросов. Руководитель может увидеть, что сотрудник зашел в социальную сеть и отвлекся на переписку. Есть вероятность, что работник не просто общался, а делился инсайдерской информацией. Мониторинг позволит это выяснить.

5.Скриншот. Настройки позволяют выбрать, с каким интервалом и при каких нежелательных действиях система сделает снимок экрана. После этого его можно сразу отправить на электронную почту руководителя.

6.Контроль передвижения. Можно просматривать данные о маршрутах каждого сотрудника и отслеживать время пребывания в определенном месте.

7.Повышение информационной безопасности. Система не только позволяет защитить конфиденциальные данные, но и помогает найти виновных в инцидентах.

Когда руководитель самостоятельно контролирует, как его сотрудники выполняют текущие задачи, компания переходит на новый уровень организации работы. Если подчиненные знают, что их действия находятся под наблюдением, у них не будет желания или возможности тратить оплаченное время впустую.

Короткие совещания с демонстрацией достигнутых результатов мотивируют сотрудников и объединяют коллектив. Конструктивная критика и похвала особенно уместны на таких встречах. Совещания-«пятиминутки» являются наиболее предпочтительными, даже если в них нет острой необходимости — это эффективный способ обеспечить прозрачность KPI. Благодаря таким собраниям сотрудники лучше понимают детали своих обязанностей. На планерках руководство может не только поощрить за выполнение работы, но и донести до подчиненных информацию о санкциях за срыв проектов.

Это универсальный метод контроля рабочего процесса. Тайный покупатель выступает в роли клиента и проверяет сотрудников. Таким образом руководство может определить уровень компетентности, вежливости и профессионализма подчиненных. В результате проверки становится понятно, как повысить эффективность на местах.

Экспериментируйте с форматом: используйте стенды или доступные мессенджеры — например, отмечайте лучших сотрудников в корпоративных чатах.

Мотивационная доска показывает успехи, статус выполнения задач и напоминает о приближающихся сроках. Обычно изменения можно отслеживать в течение дня. Отдельные блоки стоит обновлять еженедельно или ежемесячно. Этот метод направлен на мотивацию всех сотрудников.

Самая популярная система, которую применяют практически все компании. KPI (Key Performance Indicators) — это численное выражение результативности, которое отражает то, насколько успешно сотрудники справляются с задачами. Например, для менеджера по работе с клиентами ключевыми показателями будут количество проданных услуг и уровень удовлетворенности заказчиков. Весь коллектив должен четко понимать систему KPI. Эти показатели помогают компании совершенствовать рабочую стратегию с учетом возможных наказаний и поощрений.

Один из самых распространенных методов контроля наряду с KPI — разные виды отчетности. Они отображают время, которое сотрудники тратят на выполнение задач, позволяют анализировать данные из систем мониторинга и оценивать продуктивность в рамках KPI. Можно использовать классические бумажные отчеты или автоматизировать процесс с помощью специализированных сервисов. Почти все комплексные программы учета рабочего времени имеют такую функцию.

Все руководители знают, что одни только планерки и бумажные отчеты не помогут наладить эффективный контроль. Нужно следить за действиями подчиненных на рабочем месте.

Для простого контроля физического присутствия можно обойтись без специализированных программ. Подойдут системы видеонаблюдения, контрольно-пропускные пункты и т. д. Если компания не отслеживает персональные данные, то вопрос об их защите неактуален.

Лучшее решение для отслеживания опозданий и ранних уходов — контрольно-пропускные пункты. Если организация крупная, можно установить КПП с вахтером, который будет записывать посещения в журнал, или использовать биометрические замки. Для небольшого офиса достаточно турникетов или системы считывания пропусков.

Компании часто используют его вместе с другими методами контроля действий сотрудников. Камеры регистрируют опоздания и уход с рабочего места, что повышает их эффективность в сочетании с контрольно-пропускными пунктами.

Однако видеонаблюдение и КПП не позволяют предвидеть неправомерные действия персонала. Если сотрудник раскрыл конфиденциальную информацию, начальство может наказать его, но это не изменит уже причиненный ущерб. Эффективное управление позволяет предупредить такие ситуации, а не разбираться с последствиями уже произошедших событий.

Этот метод предотвращает утечку информации и препятствует использованию рабочего канала связи в личных целях. Он не нарушает закон о неприкосновенности частной жизни, так как компания ведет прослушивание только в оплачиваемые часы: когда соискатель подписывает трудовой договор, он передает свои ресурсы в пользование организации. Таким образом, личное время становится рабочим.

Запись разговоров в сочетании с другими инструментами дает высокие результаты. Начальство может увидеть, как сотрудники общаются с клиентами, и принять меры для укрепления коммуникации. Такой комплексный подход решает сразу несколько задач по мониторингу и оценке персонала.

Иногда руководитель не может лично контролировать всех сотрудников. Это касается в первую очередь командировок и специалистов, которые по роду деятельности постоянно перемещаются за пределами компании. В таких случаях необходимо тщательно продумать организацию контроля. Для отслеживания действий сотрудников можно использовать GPS-трекеры: личные, которые работники носят с собой, или стационарные для установки на транспортные средства. Эти маячки позволяют в любой момент определить местоположение подчиненного. Благодаря GPS-трекингу можно избежать множества проблем: от незапланированных остановок курьера до простоев в командировке.

Работодатель должен регулярно оценивать компетентность своих сотрудников. Тайные покупатели и прослушивание разговоров редко позволяют сложить полную картину. Анализ полученных данных помогает своевременно устранять недостатки и повышать качество продукции или услуг.

Оценка квалификации должна проводиться через экзамены, которые позволяют определить уровень профессионализма. Обучающие курсы и практические программы обмена опытом между сотрудниками разных компаний напрямую влияют на развитие их навыков. Способ повышения квалификации подчиненных зависит от специфики организации, обязанностей каждого работника и подхода к контролю. Важно, чтобы после прохождения экзаменов и курсов специалист перешел на новый уровень. В противном случае ему придется сменить должность или продолжить обучение.

В связи с тем, что компании давно контролируют своих сотрудников и конфиденциальную информацию, возникло множество бизнес-концепций. Одна из них — методика DISC, которую разработал психолог Уильям Марстон в 1928 году: Dominance — «господство»; Inducement — «побуждение»; Submission — «подчинение»; Compliance — «согласие».

Этот способ базируется на использовании стандартного опросника, который HR-специалисты предлагают соискателям. С его помощью руководители собирают информацию для оценки подчиненных. Опросник помогает определить типы сотрудников и подобрать для них подходящую должность.

Например, коммуникабельный, напористый и решительный человек хорошо подойдет для работы в отделе продаж. Ответственный аналитик с развитой эмпатией станет надежным помощником руководителя. Так, эффективное распределение кадров способствует успешному выполнению задач.

Руководителям известно, насколько важна защита корпоративных данных. Но не менее значимо повышение производительности труда сотрудников для увеличения прибыли компании. Сегодня существует множество организационных, технических и программных инструментов для контроля качества работы персонала.

Использование автоматизированных систем мониторинга компьютеров и учета времени не исключает установку КПП, видеонаблюдения, проведение планерок и сбор отчетности. Комбинирование этих инструментов позволяет комплексно отслеживать работу подчиненных и повышать результативность выполнения задач. Выбор конкретных методов зависит от размера и особенностей организации. А чтобы вам было проще определиться, предлагаем воспользоваться триал-версией системы мониторинга ИНСАЙДЕР. Бесплатный тестовый период позволит вам оценить эффективность системы в реальных условиях работы вашей организации, без финансовых рисков и обязательств.