Тайм-трекер: что это такое и как он помогает управлять персоналом
Для многих руководителей актуален вопрос о том, как отслеживать время, которое подчиненные расходуют на выполнение рабочих задач. Чтобы вести учет трудозатрат, используется тайм-трекинг. Это способ отслеживания времени, который реализуется с помощью специализированных сервисов и приложений. Первые тайм-трекеры появились в начале 2000-х годов. В наши дни такие решения стали особенно востребованными.
В статье расскажем, как тайм-трекеры помогают управлять офисными и удаленными сотрудниками. Также разберем преимущества и недостатки софта для учета времени.
Польза тайм-трекинга
Применение специализированных сервисов позволяет сделать рабочий процесс максимально прозрачным. Руководитель четко видит, чем именно занимался конкретный сотрудник в определенный момент. При этом не имеет значения, где находится персонал — в офисе или другом месте.
Для чего нужны тайм-трекеры
Программное обеспечение для отслеживания помогает:
- Точно определять, сколько времени персонал тратит на выполнение конкретной задачи. Полученная информация позволяет планировать бюджет и сроки реализации проектов, формировать бизнес-стратегию и выстраивать взаимодействие с клиентами.
- Грамотно управлять деятельностью персонала. Тайм-трекинг выявляет временные потери, простои и переработки. Благодаря этим данным руководитель может оперативно устранить слабые места и сделать управление ресурсами более эффективным.
- Автоматизировать ведение отчетности. Вся информация о временных затратах остается в программе. Это избавляет персонал от необходимости сдавать отчеты о выполненной работе. В то же время бухгалтер может быстро формировать табели, на основании которых рассчитывается зарплата.
- Объективно оценивать вклад каждого сотрудника. Тайм-трекинг четко показывает, кто работает с максимальной отдачей, а кто прокрастинирует или не выполняет ежедневную норму. На основании полученной информации можно принимать аргументированные решения о повышении зарплаты либо депремировании. В таком случае у сотрудников не будет почвы для обвинений руководителя в предвзятости.
Почему необходимо использовать тайм-трекер
При внедрении ПО для учета времени важно донести до персонала целесообразность этого решения. Люди не всегда положительно относятся к идее применения тайм-трекера. Однако чаще всего сотрудники понимают, что для использования такого сервиса есть объективные причины. К ним относятся:
- Низкое качество результатов работы. Потребность в специализированном ПО становится очевидной, когда появляются претензии со стороны клиентов.
- Раскоординированность действий внутри команды. Если сотрудники не могут добиться слаженности, эффективность совместной работы стремится к нулю.
- Перекладывание ответственности. Ситуация, когда подчиненные бесконечно делегируют друг другу обязанности, типична для многих коллективов. Из-за этого руководитель не может найти того, кто несет ответственность за конкретную задачу или проект.
- Избыток персонала. Тайм-трекинг помогает решить вопрос о сокращении штата, если при достаточном количестве сотрудников постоянно срываются сроки, а клиенты уходят к конкурентам.
Учет рабочего времени позволяет точно знать, кто или что мешает компании развиваться и увеличивать объем прибыли. Благодаря полученным данным руководитель может оперативно исправить ситуацию.
Сервисы для детализированного учета рабочего времени
Рынок программного обеспечения предлагает самые разные тайм-трекеры. Среди них встречаются как простые счетчики времени, так и сложные системы, которые позволяют всесторонне оценивать активность персонала. Особого внимания заслуживает программа ИНСАЙДЕР.
Эта система может:
1.Рассчитывать общую продолжительность рабочего дня. Программа запускается, когда сотрудник включает компьютер. При завершении работы ИНСАЙДЕР деактивируется. В программе предусмотрена возможность отключить трекинг, что актуально для фрилансеров и удаленщиков, которые пользуются личными устройствами.
2.Определять периоды активности и бездействия. Если сотрудник в течение пяти минут не пользуется мышью или клавиатурой, программа делает отметку о простое.
3.Ранжировать сайты и приложения по продуктивности. ИНСАЙДЕР позволяет следить за тем, какие программы открывают сотрудники и какие веб-ресурсы они посещают. Если работник тратит время на развлекательные сайты, эта информация дойдет до руководителя.
4.Анализировать полученные данные с помощью встроенных инструментов. Руководителю не нужно самостоятельно подсчитывать временные затраты. ИНСАЙДЕР анализирует собранную информацию и на ее основании формирует наглядные отчеты. Программа сравнивает показатели сотрудников с одинаковыми должностями и демонстрирует руководителю, кто наиболее продуктивен. При необходимости можно открыть доступ к статистике и для персонала. Это позволит сделать рабочий процесс прозрачнее и сформировать положительное отношение к тайм-трекингу. Сотрудники смогут более эффективно управлять своим временем. Кроме того, такая открытость поможет избежать недопонимания.
5.Адаптироваться под потребности компании. Индивидуальные настройки позволяют учитывать специфику деятельности сотрудников. Например, SMM-менеджеру для работы необходим доступ к социальным сетям, а бухгалтеру они только мешают.
Кроме того, у системы ИНСАЙДЕР нет «шпионских» функций, например, скрытого наблюдения через веб-камеру или тайного прослушивания разговоров. Эта программа позволяет экологично вести мониторинг и не вызывать у персонала дискомфорт.
Тайм-трекер и менеджер задач
Оптимизировать бизнес-процессы помогают не только сервисы учета рабочего времени. Многие руководители также используют таск-менеджеры. С их помощью можно контролировать выполнение задач, назначать ответственных, отслеживать сроки и т. д. В некоторых тайм-трекерах есть встроенный таск-менеджер, что позволяет использовать одно приложение, а не переключаться между разными сервисами.
Как выбрать программу для учета времени
Решение зависит от целей компании. При выборе тайм-трекера нужно обратить внимание на следующие критерии:
- Набор функций. Необходимо понимать, какую именно информацию должна собирать программа и требуется ли встроенная аналитика данных. Если не хватает определенных опций, лучше остановиться на другом варианте.
- Простота использования. Важно, чтобы интерфейс и функционал были интуитивно понятны всем сотрудникам, а не только IT-специалистам.
- Удобство сервиса. Система учета времени не должна отвлекать персонал и создавать дополнительные сложности.
- Нагрузка на IT-инфраструктуру компании. Важно точно знать, что установка программного обеспечения не вызовет сбой в работе серверов и пользовательских устройств. Если перед внедрением системы нужно что-то докупить, этот момент также следует учесть.
- Возможности интеграции. Создание единой структуры из всех IT-инструментов компании повышает общую эффективность работы. Например, интеграция тайм-трекера с календарями, пропускной системой и IP-телефонией позволяет добиться максимально точных данных.
- Наличие «шпионских» опций. Этот пункт требует особого внимания. Использование таких функций противоречит законодательству и нарушает этические нормы.
- Возможность выбора между коробочной и облачной версиями. Вариативность позволяет использовать функционал программы даже при недостатке технических ресурсов.
Облачный тайм-трекинг или коробочное решение
Различия между версиями постепенно стираются. В качестве примера можно привести систему ИНСАЙДЕР. У программы есть как коробочная, так и облачная версии. Отметим, что вторая не уступает первой. Облачная версия включает мониторинг активности персонала, автоматическое ведение отчетности и встроенную аналитику. Для внедрения сервиса не нужно покупать дополнительное оборудование: достаточно просто установить ИНСАЙДЕР на компьютеры и начать работу.
Чтобы оценить все функции программы, можно в течение 14 дней бесплатно пользоваться триальной версией.