Программы для мониторинга работы сотрудников: их виды и цели

Первый табель учета деятельности сотрудников, который является аналогом современных программ, появился в 1888 году. На сегодняшний день, согласно статистике, треть компаний следят за активностью коллектива на рабочих компьютерах. ПК сотрудников оснащают тайм-трекерами, анализаторами трафика и другими программами подобного рода. Причем такую практику не стоит считать проявлением паранойи и гиперконтроля.

У работодателей есть веские основания отслеживать деятельность своих подчиненных. К настоящему моменту 89% мировых компаний сталкивались со случаями передачи конфиденциальной информации третьим лицам. При этом в 61% инцидентов утечка данных привела к внушительным финансовым потерям.

Программы для мониторинга также определяют уровень эффективности работников. Организация несет убытки из-за малопродуктивных сотрудников. Трата рабочего времени только одним подчиненным на переписку с друзьями в мессенджерах, листание ленты в соцсетях или компьютерные игры лишает компанию в среднем более 10 тыс. рублей ежемесячно.

Программы контроля помогают выявлять в коллективе «деструктивные элементы». Часто в компаниях встречаются люди, которые всячески пытаются подорвать авторитет руководства. Это негативно сказывается на дисциплине, субординации и общей продуктивности. Чтобы не допускать подобных ситуаций, важно оперативно вычислять таких личностей и решать проблему.

Во время пандемии COVID-19 ряд компаний перешли на удаленный формат работы. Контролировать деятельность сотрудников стало гораздо сложнее. Тогда работодателей также выручили программы для удаленного мониторинга подчиненных.

Каждый человек по закону имеет право на неприкосновенность частной жизни. Это запрещает чтение личных переписок людей. Однако, когда речь идет о профессиональных обязанностях, ситуация меняется.

Начальник фактически арендует личное время подчиненного, которое становится рабочим. Следовательно, этот период не попадает под действие статьи Конституции о частной жизни. Также корпоративный трафик и данные, которые по нему передают сотрудники, считаются собственностью компании.

Закон в этом вопросе на стороне руководства. Отслеживание рабочей деятельности сотрудников допустимо. Однако важно учитывать морально-этическую сторону проблемы и уважать личные границы людей. Если продолжать отслеживать действия фрилансеров уже в нерабочее время, то можно понести уголовную ответственность. Поэтому нужно тщательно подходить к выбору софта для мониторинга сотрудников.

Например, система контроля работников ИНСАЙДЕР предназначена только для коммерческих задач и повышения доходов фирмы.

Слежка при этом не является самоцелью, важно не переусердствовать с мониторингом подчиненных. Работник может начать испытывать из-за излишнего внимания регулярный стресс и в итоге просто уволится. Также нельзя эффективно контролировать через тайм-трекер творческую деятельность.

Программное обеспечение для отслеживания активности персонала приносит пользу как работодателю, так и самому сотруднику. К примеру, наиболее продуктивные специалисты будут получать премию, что повысит их мотивацию. Онлайн-видеозапись экрана снимет подозрения с добросовестного работника, а кейлоггер поможет восстановить пароль от служебного аккаунта.

ПО для удаленного доступа

Раньше работодатели часто контролировали действия подчиненных на компьютерах с помощью программы TeamViewer или ее аналогов. Однако теперь этот софт не доступен на территории РФ. Компании стали переходить на отечественное ПО, например, программу RuDesktop. Это российская разработка, которая позволяет организовать удаленный доступ к компьютерам или смартфонам на различных ОС.

RuDesktop дает возможность отслеживать и управлять любым количеством устройств. Доступны дистанционный контроль мышью и клавиатурой, просмотр файлов, запуск приложений, синхронизация буфера обмена и т. д.

Похожими функциями обладает софт для удаленной техподдержки Radmin и другие аналогичные программы: Supremo Remote Desktop, Ammyy Admin, TightVNC, Remote Utilities, mRemoteNG.

Отличительной особенностью этого ПО является открытый режим работы. Члены персонала в курсе, что за их действиями ведется наблюдение.

Шпионский софт для слежения — кейлоггеры

Шпионские программы особенно эффективны, так как сотрудники не подозревают, что за ними следят, и ведут себя естественно.

Самым простым видом подобного ПО являются кейлоггеры. Их до сих пор используют в малом бизнесе. Эти программы не напрямую отслеживают действия на ПК персонала.

Кейлоггеры (клавиатурные шпионы) фиксируют каждое нажатие клавиши на компьютере. Информация о том, какой текст человек набирал в течение рабочего дня, отправляется в формате log-файла наблюдателю. Чтобы скрыть деятельность программы-шпиона, сисадмин может поместить ее в невидимые процессы или замаскировать под системные задачи.

Кейлоггер перехватывает нажатия клавиш во всех приложениях — браузере, почте, соцсетях, офисном софте. Он отображает текст, который набирали сотрудники в различных программах. Клавиатурный шпион позволяет отслеживать упоминание человеком любого ключевого слова, это может быть имя менеджера, клиента компании или нецензурные выражения.

Самые популярные кейлоггеры: ArdamaxKeylogger, Spyrix Personal Monitor, Actual Spy, Refog Personal Monitor, SpytechSpyAgent, Elite Keylogger, All In One Keylogger, Spytector и ИНСАЙДЕР. Последний особенно примечателен тем, что помимо перехвата текста он содержит много разных функций, которые позволяют автоматизировать контроль персонала: онлайн-мониторинг устройств, снимки экрана, учет времени выполнения задач и т. д.

Есть отдельный тип шпионских программ, которые скрытно записывают видео или делают в определенные моменты скриншоты рабочего стола. Такое ПО можно настроить на отслеживание конкретных действий. Видеологер отправляет все материалы на компьютер начальника.

Еще существуют программы-шпионы для мониторинга содержимого буфера обмена, истории посещений сотрудниками сайтов, переписки по электронной почте, передачи файлов в печать или переноса на внешние носители. Наиболее известные из них — NeoSpy, Spy Go, Real Spy Monitor.

Зачастую у подобных программ отсутствует многопользовательский режим, что делает их непригодными для применения в средних и крупных организациях.

Софт для учета рабочего времени за компьютером

Табели учета — это программы мониторинга, которые автоматически формируют ведомости контроля рабочего времени. Одной из них является ИНСАЙДЕР. Дополнительные данные о графике смен, отпусках, больничных и отгулах можно вносить вручную или через интеграцию с кадровыми системами.

Кроме ИНСАЙДЕР есть другие похожие решения для мониторинга рабочего времени сотрудников:

1.CrocoTime. Отслеживает трудовые часы персонала и отмечает любые отклонения от графика.

2.StaffCop. Программа укрепляет инфобезопасность организации, обеспечивает удаленный доступ к устройствам, фиксирует бездействие персонала, отслеживает эффективность работы сотрудников и обладает множеством других функций.

3.«Стахановец». Софт имеет опцию GPS-трекинга и похож на ИНСАЙДЕР. ПО можно отдельно настроить под каждого сотрудника в соответствии с его графиком работы и задачами.

Аналогичные программы со схожим набором функций — Disciplina, Kickidler, NeoSpy, Lanagent Enterprise, Mipko Employee Monitor. Популярное англоязычное ПО — HubStaff, Teramind, Time Doctor, ActivTrack, Activity Monitor, Toggl, Skype Time.

Онлайн-мониторинг персонала

Софт с такой функцией позволяет следить за действиями сотрудников на их компьютерах в режиме реального времени. Руководство будет знать, какие сайты и приложения запускает подчиненный на рабочем ПК.

Скриншоты

Программы, которые периодически делают скриншоты устройства, дают возможность фиксировать любые операции подчиненного за ПК во время работы. Софт сохраняет снимки экрана на персональном сервере в сжатом проиндексированном формате. В итоге менеджер может отследить действия сотрудника в течение рабочего дня, а также выявить прошлые нарушения.

DLP-системы для защиты корпоративной информации

Шпионские программы обладают широким функционалом, однако они не поддерживают глубокий анализ трафика в плане возможной утечки данных. С этой задачей справляются DLP-системы.

Data Leak Prevention в переводе — «предотвращение утечек данных». DLP — это мощные и дорогостоящие системы информационной безопасности. Они мониторят трафик на устройствах компании и анализируют все потоки на предмет утечки конфиденциальных данных. Функция учета рабочего времени в этом ПО служит лишь дополнительной опцией.

В настоящее время мировыми лидерами в разработке DLP-систем являются компании Symantec Corporation, Websense Inc и Verdasys Inc. Известные российские решения — InfoWatch от «Лаборатории Касперского», SecureTower от Falcongaze, Trafica и «МФИ Софт». Эти системы внедряют гос. учреждения, крупные банки, предприятия в сфере энергетики и промышленности. К примеру, «Газпромбанк» использует для защиты внутренней информации SecureTower.

DLP-системы анализируют данные двумя способами — формальным и контентным. В первом случае применяют распознавание специальных меток, грифов на документах и хеш-функций. Второй способ основывается на отслеживании всех внутренних и внешних пересылок и комплексной фильтрации данных. Объединение этих подходов обеспечивает высокий, но не абсолютный уровень защиты информации. Для большей надежности следует использовать DLP совместно с софтом для контроля персонала.

GPS-трекеры и системы слежения

Такие гаджеты и системы фиксируют передвижение работников по офису с помощью технологии GPS. Это позволяет контролировать сотрудников, чтобы они не попадали в зоны, заходить в которые без разрешения запрещено.

На служебный транспорт руководство устанавливает GPS-маячки для отслеживания перемещения авто. Система защищает от халатности и должностных нарушений во время рабочих поездок. К примеру, если водитель использует служебный автомобиль для личных целей, то он будет вынужден объяснять этот проступок начальству.

В России GPS-браслеты производят такие IT-предприятия, как «Эффективные решения», «Аргус-Спектр» и другие компании. Эти устройства по принципу действия аналогичны известным моделям детских умных часов KidSmartWatch, которые помогают родителям контролировать местонахождение своего ребенка. GPS-гаджеты передают все данные на центральный сервер, компьютер или смартфон начальника.

Для организации более надежных мер безопасности помимо навигационных решений используют карты доступа или биометрические сканеры. К таким средствам прибегают на атомных станциях, военных базах и прочих объектах стратегического значения. Для корпоративных целей подойдут более простые системы — Boss Control или ее аналоги. Они сканируют отпечатки пальцев персонала и отмечают время прихода и ухода сотрудников. Данные системы Boss Control содержатся в облачном хранилище.

Мониторинг мобильных устройств

Специальный софт позволяет использовать корпоративные смартфоны в роли трекеров, следить за перемещением работников на карте и сравнивать фактический маршрут человека с плановым.

Система мониторинга в автоматическом режиме отслеживает активность подчиненных за ПК. Софт фиксирует открытие сайтов, запуск программ и приложений, а также периоды бездействия, например, чаепитие, перекур и т. д.

Программа разделяет все операции на две категории: «Продуктивные» и «Отвлечения». Если сотрудник не был занят делом, то это время система отмечает как «Простой»

Данная функция особенно подойдет для сенсориков, которые лучше воспринимают информацию с четкой структурой. Аналитика дает полное представление касательно продуктивности каждого работника или целых отделов компании. Отчеты доступны на сайте ИНСАЙДЕР. Аналитические данные имеют вид диаграмм, где разными цветами выделены эффективные и непродуктивные действия подчиненного.

Софт располагает базой сайтов и приложений, которые нужны специалисту для работы, и определяет на их основе его трудовую активность. Например, дизайнер запускает Adobe Photoshop и Illustrator, заходит на фотостоки и в профильные сообщества. Программисту для работы нужен редактор Visual Studio Code, а копирайтеру — Microsoft Word.

Аналогичным образом программа определяет непродуктивные источники. Например, пребывание в соцсети «ВКонтакте» софт отнесет к «Простою», если только работник не SMM-специалист. Открытие Photoshop бухгалтером также будет считаться неэффективным действием.

Нейтральный статус имеют сайты и программы, которые можно использовать как для продуктивных, так и бесполезных целей. К примеру, поисковые системы Яндекс и Google.

Софт для отслеживания деятельности персонала делится на 2 типа:

Внедрение программы компьютерного мониторинга сопряжено как с техническими, так и с управленческими трудностями. Сотрудники могут негативно отнестись к подобному нововведению, поэтому важно заранее их подготовить. Необходимо подробно рассказать о плюсах данного формата работы и так организовать контроль, чтобы он был понятным и прозрачным.

Существует множество вариантов ПО для отслеживания и контроля работы персонала. Выбор в пользу бесплатной шпионской программы или мощной DLP-системы зависит от задач и возможностей компании, решать в итоге самому руководству.

Если вам трудно определиться с подходящим софтом, то можете бесплатно протестировать Trial версию ИНСАЙДЕР. Она включает базовые функции программы: отчеты, мониторинг мобильных устройств, скриншоты, настройку доступа для подключения до пяти пользователей. Trial версия длится две недели, за которые вы ознакомитесь с достоинствами программы и решите, стоит ли переходить на полноценный тарифный план. Бесплатно попробовать систему ИНСАЙДЕР можно здесь.