Как мы внедрили Notion в рабочие процессы удаленной команды, и хорошая ли это идея

Всем привет, меня зовут Коля, и я уже пять лет руковожу дата-консалтингом Valiotti Analytics. Организовать работу в удаленной команде из 30+ человек нам помог Notion, и в этой статье я расскажу, как мы это сделали.

У нас в компании несколько команд: аналитики, дата-инженеры, проджекты, продакты, сейлзы, маркетинг, HR. У всех разные задачи, проекты и документы — все это надо отслеживать и где-то хранить.

А еще вся команда полностью удаленная, поэтому абсолютное большинство операционных процессов — это тексты-тексты-тексты. Даже если кажется, что операционка не влияет на бизнес, то скорее всего, вы это влияние не чувствуете — его чувствует ваша команда.

Управлять компанией с такими вводными и не сходить с ума (ни мне, ни команде) помогает именно Notion. Мы его используем для всех основных рабочих процессов: таск-трекинг, ведение проектов, хранение документов, разработка мини-сайтов (типа таких), создание контента.

Про все рассказывать не буду — статья получится бесконечной. Вместо этого поделюсь главным:

Актуалочка: мы с ребятами писали эту статью и придумывали смешные подписи к мемам, Notion объявил, что 9 сентября уходит из России.

Компания у нас базируется вне РФ, но некоторые сотрудники живут в РФ. Пока непонятно, как это нас затронет, и поэтому мы планируем и дальше пользоваться Notion и одновременно присматриваться к альтернативам. Так что пока читаете, можете представлять, как мы в поте лица все эти любовно налаженные процессы и базы данных перетаскиваем в какой-нибудь аналог.

У нас уже была такая ситуация, когда из-за Notion заблокировал доступ к некоторым страницам. Мы тогда остались без довольно важных материалов, поэтому начали делать резервные копии всего корпоративного пространства каждый день. Так что в любом случае свои данные мы не потеряем.

Когда мы только начали внедрять Notion, у нас ничего не получилось возникли трудности. Мы использовали его как гуглодиск с дополнительными фишечками — неорганизованное хранилище материалов с рандомными досками с задачами.

А потом в команду VA пришел BI-специалист Тимур, который посмотрел на этот склад, а затем засучил рукава и навел в Notion порядок: сделал шаблоны карточек и досок, аккуратно оформил все внутренние документы и внешние страницы.

Чтобы прийти к этому, понадобилось несколько месяцев и немало труда. Может показаться, что это неоправданно — можно же найти специализированные инструменты, которые не надо будет так долго настраивать. Задачи вести в Asana или другой замене Trello, а проекты менеджерить в Планфиксе или Jira. Но у Notion есть несколько важных плюсов:

Освоение Notion мы начали с создания своей базы знаний или внутренней вики. И всем остальным я советую поступить так же.

Когда компания растет, у нее появляется куча документов — инструкции, политики, онбординги и так далее. Чтобы не рассказывать каждому новичку лично, как получить корпоративный ноутбук или подать заявление на отпуск, мы завели внутреннюю вики.

Чем бы ни занималась ваша компания, своя база знаний ей всегда пригодится. И когда вы ее оформите, вы быстро увидите результат.

В соседней вкладке лежат материалы для аналитиков — лекции, статьи и курсы.

Чтобы сотрудники в нашей удаленной команде познакомились друг с другом, мы сделали страницу, где каждый может заполнить анкету о себе. Не замена офисным разговорам у кулера, но тоже неплохо!

Почему начинать работу в Notion лучше именно с внутренней вики?

В вики большинство страниц — текстовые, по сути это что-то вроде гуглодока. Чтобы от создания вики перейти к задачам посложнее вроде ведения проектов, надо освоить работу с базами данных в Notion.

У нас есть три базы: проекты, задачи и нагрузка на сотрудников. Они все связаны друг с другом.

Каждый проект — это отдельная строчка в базе с разными свойствами: статус, менеджер, тип, стек, источники данных, описание.

Когда появляется новый проект, проджект заводит карточку, прописывает устав, ставит все теги (они же свойства), добавляет список членов команды с нашей стороны. Как только начнется активная работа, в карточку подтянутся и задачи. Они в своей базе сгруппированы по проектам, а внутри проектов — по эпикам.

База Workload содержит список сотрудников, где указано, над какими проектами они работают, их роли и уровни вовлеченности. Можно посмотреть нагрузку на отдельного сотрудника или увидеть, сколько человек работают над каждым проектом.

К такой системе мы пришли не сразу. Раньше у нас были отдельные доски с задачами под разные проекты вместо общей базы, не было деления на эпики, а учет нагрузки вели в табличке вручную. Все эти нововведения предложила новый проджект-менеджер, и как раз вовремя: проектов и людей стало больше, пора было усовершенствовать работу.

Что это дает мне как руководителю?

Стоило ли это того? Кто-то опять задастся вопросом из начала статьи — все эти сложности, если можно взять сервис для ведения проектов?

По сравнению с такими сервисами у Notion действительно есть минусы:

Почему же не до сих пор не ушли от Notion? Потому что при всех ограничениях у него все еще куча возможностей. Когда понадобилось, он подстроился под новые требования: мы смогли доработать пайплайн под себя, добавить новые сущности и связи. И я уверен, что у него есть потенциал для того, чтобы еще сильнее улучшить процессы.

У наc три канала в TG, канал на Youtube, страницы в соцсетях (мои личные и корпоративные), блог здесь — и для каждой из площадок мы с командой разрабатываем контент. В некоторых случаях еще и на двух языках.

Я не знаю, как бы это делали без досок в Notion — пилили бы папки на гуглодисках?

Сейчас у нас для каждой площадки своя доска, у которой есть три главных функции:

Как только появляется идея для контента — например поста в TG — для нее заводится карточка. По мере работы над ней она передвигается по 7 колонкам:

В общем, процесс простой и понятный, но это еще не все: у наших досок с контентом есть четвертая, секретная функция, та самая задача со звездочкой — анализ вовлеченности.

Мы же аналитики все-таки, поэтому мы сделали дашборды в Tableau для наших соцсетей. Покажу на примере одного поста в TG.

Заголовок, тему и тип публикации мы выводим на дашборд в Tableau, где эта информация метчится с данными из канала: количеством просмотров и взаимодействий с постом. Там же отображается статистика по каналу в целом: количество подписчиков, динамика прироста и оттока, источники (взаимный пиар или органика), вовлеченность.

Все цифры тянутся из канала, но Notion помогает добавить деталей. Из него мы берем классификацию постов по типам и темам, чтобы составить более полную картину, насколько читателям заходят разные посты.

Это упрощенный пример, и на самом деле мы принимаем во внимание много разных факторов. Но надеюсь, стало понятнее, зачем нужен этот дашборд.

Notion — отличный инструмент: гибкий и интуитивно понятный. Из него можно собрать что угодно, и именно это я и хотел показать своей статьей.

Но нужно быть готовым погрузиться и заморочиться с налаживанием всех процессов. Или искать людей, который с этим справятся, как получилось у меня.

Не буду говорить, что Notion — это на всю жизнь, особенно сейчас. Возможно, мы от него откажемся в пользу других инструментов, но сейчас он закрывает все главные потребности.

А еще про организацию работы в команде и прочие управленческие штуки я рассказываю у себя в телеграме Коля Валиотти • Дата консалтинг. Там же, кстати, напишу, что будем с Notion делать, так что если интересно — подписывайтесь!