Я попробовал 6 различных программ в качестве альтернативы Notion. Краткий обзор доступных вариантов замены.
Немного отойду от основной тематики этого блога и расскажу про свои находки и впечатления от других программ, которыми можно попытаться заменить Notion.
Почему об этом стоит поговорить: для небольших и молодых команд Notion стал универсальным инструментом буквально для всего. Наш стартап ведет в нем базу знаний, мы собираем туда обзоры рынка, потенциальные решения будущих проблем, информацию о конкурентах, ведем в нем CRM и управляем процессом разработки. Все в одном месте и очень удобно. А тем более при наличии почты в домене .edu многие функции notion оказываются совершенно бесплатными.
Но все хорошее рано или поздно заканчивается, и Notion объявляет о своем намерении заблокировать доступ своим пользователям из России и даже навсегда удалить их данные. Это означает, что пришла пора в срочном порядке искать альтернативу любимому инструменту.
За неделю я перепробовал несколько возможных альтернатив, которые могут в той или иной мере закрыть все наши потребности и без труда мигрировать на новый софт, да и к тому же будут бесплатными. Итак, делюсь своим опытом.
ClickUP
ClickUp — это платформа для управления проектами и задачами, которая объединяет в себе множество инструментов встроенных инструментов. Наверное, самая мощная замена Notion на сегодняшний день.
Что понравилось:
- Тут есть все для написания документов и управления командной работой.
- Можно настраивать отдельные пространства под каждый проект или отдельную часть бизнеса. Лично я в основном использую RnD и BizDev пространства.
- Можно создавать дашборды, шаблоны страниц и даже целых рабочих пространств.
- Пока что есть возможность пользоваться бесплатно без ограничения на количество членов команды, но в этом случае нельзя закрывать доступ к отдельным страницам внутри пространства. Но это как и в Notion решается отдельными вернеуровневыми страницами, внутри которых вся информация прозрачна для всех участников.
Что не понравилось:
- Нужно привыкнуть к интерфейсу. Он кажется очень перегруженным в самом начале. Я до этого несколько раз пробовал использовать ClickUP и каждый раз возвращался на интуитивно понятный Notion.
- Так и не нашел способа организовать CRM внутри этого инструмента. Да и работа с базами данных тут не на самом лучшем уровне. Кажется, что инструмент для этого плохо предназначен.
Личный вердикт: в целом очень хороший инструмент для проектного управления и написания документов. Скорее всего, именно на нем мы и остановимся, если не удастся сохранить доступ к Notion.
Anytype
AnyType предназначен для создания и управления заметками, задачами, документами и проектами в едином пространстве. По сути создавался как альтернатива Notion. Вот я и решил его попробовать.
Что понравилось:
- Локальное хранение данных. А мы помним, почему мы ищем столько альтернативных программ.
- Есть инструменты для рисования как в Miro.
- Можно увидеть, как страницы отдельные залинкованы между собой. Но для получение ощутимого эффекта, нужно инвестировать много времени.
Что не понравилось:
- Приложение еще в стадии beta-тестирования, местами сыровато и подлагивает.
- Разработчики хотели сделать что-то среднее между Notion и Obsidian. Поэтому, наверное, нужно освоить сначала эти инструменты, а потом переходить в Anytype.
- Плохо организованы базы данных.
Личный вердикт: пожелаю разработчикам удачи и пока поищу другие альтернативы.
Obsidian
Obsidian — это мощное и гибкое приложение для ведения заметок и личной организации информации, предназначенное для работы с Markdown-файлами. Приложение ориентировано на создание и управление взаимосвязанными заметками, что позволяет пользователям строить сложные базы знаний, личные вики или исследовательские дневники.
Давно слышал про этот инструмент, но предпочитал пользоваться Notion. В виду необходимости поиска альтернативы решил все же попробовать. Первое впечатление было ужасным. Необходимо было привыкать к новому синтаксису, и стилю ведения записей. Особенно первые несколько дней раздражала необходимость искать и устанавливать дополнительные плагины, чтобы решить задачу, которая в Notion уже решается из коробки и с помощью интуитивно понятного UX.
Однако мне понравилась идея построения своей личной линкованной базы знаний. Так что решил все же попробовать и практически сразу перенес все свои заметки из Notion и даже OneNote. Лет 6 назад активно пользовался OneNote, так что возможность в одном приложении иметь доступ ко всем своим старым заметкам показалась заманчивой.
Итак, краткие итоги 4 дневного использования Obsidian.
Что понравилось:
- Контроль над своими данными. Поскольку все данные хранятся локально на устройстве пользователя и доступны в виде обычных файлов, Obsidian обеспечивает высокий контроля над сохранностью данных. Также заявляется полная конфиденциальность. Но без открытого исходного кода и неограниченного права доступа сторонних плагинов, это может быть совсем не так.
- Возможность оффлайн работы.
- Возможность быстро переключаться между заметками и быстро создавать перекрестные гиперссылки.
- Продвинутый поиск по заметкам. Можно искать по тэгам, названию, по тексту заметок, свойствам (properties). Это и правда удобно после нескольких часов использования.
- Возможность комбинировать заметки друг с другом. Можно в одном файле собрать текст из нескольких заметок с помощью функции предпросмотра. Для быстрого написания текстов очень удобно.
- Возможность просмотра своего графа заметок. Не скажу, что это очень удобная функция в самом начале использования. Нужно инвестировать очень много времени, чтобы получить из этого просмотра что-то полезное. Пока что рассматриваю как прикольную фичу больше для баловства. Возможно, со временем мое мнение изменится. Но пока это добавлю в положительные стороны.
- В obsidian можно сделать практически что угодно. Наличие opensource плагинов позволяет решить практически любую задачу с помощью obsidian, даже настроить интеграцию с телеграм или гугл календарем. Есть даже плагины для автоматического транспонирования аккордов к песням (совсем не ожидал, что в текстовом редакторе можно сделать такое 😄).
Что не понравилось:
- Высокий порог входа. Просто сесть и сразу получать пользу от этого инструмента не получится. Нужно потрать оооочень много времени на то, чтобы привыкнуть к интерфейсу, способу создания связей между заметками.
- Нет нативных инструментов для командной работы. Либо покупайте лицензию, либо настраивайте интеграцию через гитхаб. Для управления проектами это очень странный инструмент.
- Создание баз данных отдельная головная боль. Забудьте про красивые и быстро редактируемые база данных в Notion. Чтобы их сделать, нужно будет приложить много усилий в изучении синтаксиса. За пару дней, я так и решился сесть за освоение этого инструмента нормально.
- Плагины для канбан досок просто ужасные и дико тормозят. Может, со временем привыкнешь, но все же после Notion ощущается очень плохо.
Личный вердикт: я однозначно продолжу пользоваться Obsidian для ведения личных заметок и составления своей собственной базы знаний. Но вот для командной работы использовать бы не стал. Слишком высокая цена перехода на этот инструмент.
AppFlowy
AppFlowy — это приложение с открытым исходным кодом для ведения заметок и управления задачами, которое позиционируется как альтернатива Notion.
Мне кажется, что у ребят большой потенциал, но до полной замены Notion еще далеко.
Что понравилось:
- Можно локально хранить данные, настроить облачное хранилище или вообще разместить на своем личном сервере. Это то, что нужно при потере кредита доверия к альтернативе этого приложения.
- Интерфейс приятный и очень напоминает Notion, так что переезд не кажется чем-то трагическим в самом начале. Но дьявол кроется в деталях.
- Есть канбан доски и каледари. Для базового проектного управления или отслеживания взаимодействий с клиентами подойдет.
Что не понравилось:
- Приложение пока сыровато.
- Страницы (даже локально размещенные) долго загружаются.
- Не понятно, как работают реляционные базы данных. Даже при заполнение данных с нуля приложение постоянно подвисало, данные то отображались, то терялись.
Личный вердикт: инструмент пока сырой. Могу пожелать разработчикам удачи в их нелегком пути.
Baserow
Baserow — это платформа для создания и управления базами данных с открытым исходным кодом. В основном создавалась как альтернатива Airtable. Поэтому должна лучше всего подходить именно под задачи работы с базами данных, а не универсальный редактор документов и всего на свете.
Что понравилось:
- Поддержка реляционных баз данных.
- Возможность выбора между облачным и самостоятельным хостингом. Кажется, что сейчас многие начали смотреть в сторону решений, которые позволяют хранить свои данные у себя на компьютере или собственном сервере. Так что возможность хостинга очень полезна.
- Есть возможность создавать no-code приложения с таблицами и формами и публиковать на своем сайте (потребуется заранее купить домен).
- Большое количество шаблонов для бизнеса: финансовые, операционные, кадровые.
- Поддержка markdown синтаксиса в полях с длинным текстом. Это вам не эксель таблицы, тут можно писать нормальные красивые заметки. А это всегда очень приятно.
- Есть возможность интеграции со сторонними приложениями через webhooks. Так что чисто теоретически можно настроить интеграцию с формами обратной связи на сайте, подключить хранение всем входящих писем на корпоративный адрес и многое другое. Но тестировать эту возможность на практике не стал.
Что не понравилось:
- Базы данных можно смотреть в виде обычных таблиц или галлереи. А вот представление в виде канбан или календаря в бесплатной версии нет. Считаю, что без канбан доски хорошую систему управления проектами не построишь. Но это уже дело вкуса.
- Чисто визуально не понравился опыт добавления данных из связанных таблицы. Для теста попробовал поработать с таблицами не больше 10 строк. И все равно приходилось ждать около 3-4 секунд, прежде чем в всплывающем окне загрузятся данные из другой таблички. Если нужно проставить значения в большом количестве строк (а это особенно актуально при миграции), задача станет достаточно раздражающей.
- Нет возможности писать документы, создавать вложенные страницы и дашборды, как в Notion.
- Нет возможности переносить таблицы между базами данных. Если вдруг захочется разграничить доступ к разным данным между членами команды, то это становится проблемой. Нужно заново создавать аналогичную таблицу в новой базе данных.
Личный вердикт: для работы с базами данных инструмент очень даже хорош, а вот для организации командной работы по проектам или создания wiki компании нужно искать другой инструмент.
NocoDB
NocoDB – это опять же open source замена Airtable. Он работает поверх существующих баз данных, таких как MySQL, PostgreSQL, SQLite, и позволяет пользователям управлять данными через интерфейс табличек.
Что понравилось:
- Поддержка реляционных баз данных.
- Возможность выбора между облачным и самостоятельным хостингом. При выборе облачного хостинга можно пригласить до 5 членов команды. При самостоятельном хостинге количество пользователей не ограничено.
- Наличие представления данных в виде канбан доски и календаря. Для управления проектами и организации CRM очень полезно.
- Команда разработчиков обещает в скором времени добавить интеграцию с Telegram, Slack, Discord, Whatsapp, Github и многими другими полезными сервисами. Но пока непонятно, будет ли это доступно при самостоятельном хостинге или нет.
- Открытый исходный код и наличие API позволяют сделать интеграцию с любыми другими сервисами. Но бесплатно без навыков программирования сделать это не получится. Но при наличии зарубежной карты, можно купить интеграцию у N8N или других сервисов. Есть многие плагины, даже для синхронизации с Notion 🥲.
Что не понравилось:
- Нельзя писать документы, делать дашборды, как в Notion. Понимаю, что инструмент изначально делался не для этого. Но мы же ищем полноценный аналог Notion 🤷♂.
- Нельзя переносить таблицы между базами данных (про это уже написал в Baserow).
- При просмотре связанных данных из разных таблиц они отображаются как "3 pages connected". И чтобы посмотреть, например, какие контакты связаны с компаний клиента, нужно отдельно кликать на эту ячейку. Работает гораздо быстрее чем Baserow, но все равно небольшой минус UI.
- При импорте базы данных из Notion (в csv формате) у меня потерялось 80% информации. Пробовал 3 раза, результат печальный. Возможно, если каким-то чудом найти нужное форматирование .csv файлика, то все будет хорошо. Но при быстром тесте заморачиваться не хотелось.
- Представление данных в виде календаря, канбан и других настраиваются добавлением вложенной страницы в основную таблицу (в виде панельки управления справа). Такое решение кажется странным, но в целом к нему можно привыкнуть.
Личный вердикт: для работы с базами данных очень хороший инструмент. И мне он чисто визуально понравился. Но для хранения документов, организации wiki не подходит совсем.
Если нужна будет помощь с настройкой самостоятельного хостинга NocoDB, обращайтесь. С удовольствием подскажу и помогу!
Что по итогу?
Ни один из инструментов, которые я успел попробовать, не дают всего того функционала, который есть в Notion. К сожалению, никому пока не удалось сделать настолько же функциональный и интуитивно понятный софт.
Что мы будем делать?
- Надеяться, что Notion не удалит бесплатные аккаунты пользователей из России, а просто ограничит доступ к сервису. Что ж, не первый год пользуемся средствами для обхода ограничений, так что больших проблем это не должно вызвать.
- Создадим дополнительный аккаунт в домене .com и перенесем туда наши данные. Если текущий аккаунт заблокируют, то хотя бы останется возможность пользоваться программой.
- На всякий случай выгрузили абсолютно все данные и сохранили их к себе в различных форматах. Подстраховаться лишним не будет.
- Если все же доступ сохранить не получится, будем переезжать на ClickUP. Скорее всего поднимем на своем сервере NocoDB, чтобы организовать работу с CRM.
Вот такие выводы получились. Спасибо, что уделили время. Надеюсь, кто-то найдет для себя несколько полезных и подходящих решений.
Отличная статья! Согласен, что Notion действительно универсальный инструмент для команд.
Хочу добавить, что для планирования встреч я использую сервис "Планёрка". Он доступен на русском языке и не имеет ограничений в бесплатном тарифе, что делает его супер удобным для стартапов и небольших команд, как моя.
Планёрка помогает легко организовать встречи и полностью интегрируется в наш рабочий процесс. Рекомендую каждому ознакомиться с ним!
Больше информации можно найти тут: https://planerka.app/.
Аванплан: https://moroz.team/avanplan
Есть доски, списки, повторы задач, учёт финансов, импорт из джиры, редмайна, гитлаба и трелло. Мобильные приложения для iOS и Android. Сервера в облаке Selectel
Для персонального использования бесплатно, для команд - 500 р. в месяц без ограничений по людям.