5 сервисов для командной работы

Сервисы для командной работы — это онлайн-инструменты, которые помогают командам сотрудничать, общаться и управлять проектами. Они упрощают организацию рабочих процессов, распределение задач, отслеживание прогресса по проектам. Часто такие сервисы называют таск-менеджерами. Главный элемент таск-менеджера — онлайн-доска для совместной работы. В статье разберем, какие инструменты управления командой необходимы, и перечислим популярные программы.

Управление задачами и проектами

Канбан- или Scrum-доска. Это форма визуализации задач сотрудников. Доска состоит из колонок, которые отражают этапы работы, и карточек, где описаны задачи. Это основной инструмент для организации работы команды. Kanban — это непрерывный поток задач. На Kanban-доске каждая карточка проходит путь от очереди до колонки «Готово». Scrum — это процесс разработки продукта, который проходит итерациями. В основе та же Канбан-доска, но задачи идут не потоком, а объединены одной целью, и работа над ними ограничена временем (спринтом).

Назначение ответственных в карточке с задачей. Чтобы работник не забыл, какие задачи он должен выполнить, в карточке должна быть возможность отмечать ответственных.
Установка дедлайнов. Если сроки выполнения задач будут отражены в карточках, это поможет соблюдать дедлайны и планировать рабочее время сотрудников, а также определять приоритеты.
Хранение файлов и ТЗ прямо в карточке с задачей. Если вы присылаете требования к работе по почте или в мессенджере, то сотруднику легко их потерять или забыть, к какой из задач относятся комментарии. Удобнее, когда, открыв карточку с задачей, исполнитель может получить всю информацию о задаче.
Интеграции с другими инструментами. Интеграции с почтовыми сервисами, календарями, системами хранения файлов и другими инструментами позволяют создавать кастомные рабочие пространства и помогают удовлетворять специфические потребности команд.

Совместная работа с документами

Правила компании, редполитика, технические задания, описания проектов — это только малый список документов, который может потребоваться при работе в команде. Где хранить эти данные? Часто это делают на Google Диске или Яндекс Диске. Но удобнее и безопаснее, когда документация компании хранится в том же сервисе, что и задачи. Так проще следить за доступами к корпоративной информации.

Многие сервисы для командной работы предоставляют такую возможность. Они не просто хранят файлы, но и дают возможность редактировать текстовые документы, причем нескольким людям одновременно.

Коммуникация

Обсуждения и комментарии внутри задач. Это неудобно. Во-первых, коллеги не видят переписку в корпоративном мессенджере и не могут помочь с задачей, так как ничего не знают о требованиях к ней. Во-вторых, в личной переписке может обсуждаться несколько задач и в ней легко запутаться в информации. Программы для управления проектами позволяют задавать вопросы и получать на них ответы прямо в карточке с задачей.
Чат и видеозвонки. Это приятное дополнение для сервиса управления проектами. Мгновенные сообщения позволяют быстро решать возникающие вопросы, делиться идеями и поддерживать оперативное общение между членами команды. Видеоконференции особенно актуальны для удаленных сотрудников.

Уведомления и напоминания

Уведомления в мессенджерах и по электронной почте об изменениях в карточках с задачами помогают оставаться в курсе происходящего, вовремя реагировать на изменения и не забывать о сроках.

Отчеты и аналитика

Детальные отчеты о ходе выполнения проектов, помогают анализировать продуктивность и выявлять узкие места бизнес-процессов. Данные об эффективности работы помогают руководителям улучшать процессы внутри команды.

Теперь посмотрим, какие из сервисов для управления проектами есть на рынке.

Обычного таск-менеджера уже мало для управления процессами команды, поэтому есть список сервисов с разнообразными функциями, чтобы удовлетворить потребности самых требовательных компаний.

Kaiten — система управления задачами, проектами, командами и процессами. Сервис помогает организовать работу команды по методологии Kanban и Scrum. Многие функции Kaiten созданы, чтобы командам, было проще взаимодействовать. Какие функции для командной работы доступны?

Часто в таск-трекерах можно создать только одну доску для Kanban или Scrum. И на ней должны работать все члены команды, даже руководители. На этих досках нет места для идей и верхнеуровневых планов. Kaiten решил эту проблему. В нем вы создаете не доску, а рабочее пространство, на которое можно разместить любое количество досок. Они могут даже отличаться видами: одна для Kanban, а другая — для Scrum.

Для удобства доски можно сворачивать. Это позволяет избавиться от перегруженности на экране.

Доски можно не только создавать, но и дублировать с пространств других команд. Это актуально для руководителей и продакт-менеджеров. Такие специалисты часто ведут одновременно несколько проектов. Разрозненные доски можно продублировать на свое сводное пространство и следить за всеми задачами в одном месте.

Гибкая работа с пространствами доступна даже на бесплатном тарифе. Можно добавлять неограниченное количество пользователей и создавать бесконечное число досок и пространств без ограничений по времени.

Можно размещать задачи на диаграмме Ганта или календаре. Диаграмма Ганта подойдет для проектов, а отображение задач на календаре будет полезно для команд, которые придерживаются контент-плана.

В карточках можно хранить всю информацию по задаче, переписываться с заказчиком и другими коллегами. Можно подключить чат-бота в Telegram, получать уведомления об изменениях в карточках и оставлять комментарии, не заходя на доску с задачами.

Google Документы дают возможность совместно работать над документами, но это иностранная компания, которая в любой момент может перестать работать в России. Kaiten — российская организация, которая предоставляет базу знаний. В ней можно создавать документы и размещать их в папках прямо в таск-менеджере. Здесь можно хранить регламенты, полезные инструкции, описания проектов и другие документы, которые необходимы для слаженной работы команды и быстрого онбординга новичков.

Если дизайнер или разработчик глубоко погрузился в задачу, чат-бот в Telegram уведомит об изменениях в тех или иных задачах. Через чат можно оставлять комментарии.

Вы можете собирать сотрудников по отделам, направлениям и должностям. Благодаря этому будет удобно прикреплять команду к проекту. Один клик, и вся команда в курсе планов.

Есть отчеты на любой вкус и цвет. Как стандартные, например, количество выполненных карточек, так и специфические, например, график блокировок.

Мобильное приложение

Есть мобильное приложение для iOS и Android. В нем есть все ключевые функции для работы с задачами и документами.

Тестовый период

В течение 14 дней вы можете попробовать все возможности Kaiten и модули.

Цены

В Kaiten есть бесплатный тариф. В него входят все функции для работы с досками и задачами, а также база знаний. Можно добавлять неограниченное количество пользователей и создавать бесконечное число досок и пространств без ограничений по времени.

Если вам не нужны дополнительные модули, например, доска для обработки заявок от клиентов, то вам может быть достаточно даже бесплатного тарифа.

Стоимость платного тарифа стартует с 420 ₽/мес за пользователя. Чем больше дополнительных модулей вам нужно, тем выше стоимость.

Для кого подходит

Как для крупных команд и проектов, так и для личного использования.

YouGile — отечественный сервис совместной работы, который можно назвать полноценным аналогом Trello. Он повторяет его дизайн и логику работы. Платформа поддерживает Канбан-доски, на которых можно создавать задачи и подзадачи, назначать ответственных и устанавливать сроки выполнения. Кроме того, доступна визуализация задач с помощью диаграмм Ганта, что делает управление проектами еще более гибким и наглядным.

Что еще есть у YouGile?

1. Чат в каждой карточке с задачей. По сути, это комментарии в карточке с задачей, но они сделаны так, что это похоже на чат в Telegram с коллегами по конкретной теме. В этом чате пользователи могут не только общаться, но и проводить опросы.

2. Видеосообщения с демонстрацией экрана. В чат по задаче можно присылать не только текст и файлы, он и видео, которое было сделано с экрана компьютера, со звуком из микрофона или с системными звуками. Например, можно наглядно показать баг разработчику, чтобы ему было проще его воспроизвести и поправить.

3. Есть возможность визуализировать задачи не только на Канбан-досках, но и в виде списка дел. Сотрудники могут самостоятельно группировать и приоритизировать задачи так, как им нужно, например, по дедлайнам или матрице Эйзенхауэра.

4. Интеграция с современными сервисами, такими как Google Drive, Dropbox и другими. Это помогает оптимизировать рабочие процессы и сократить время на выполнение рутинных задач.

5. Гибкие настройки прав доступа и ролей к различным проектам и задачам. Это особенно полезно для организаций с несколькими уровнями управления. Можно запретить просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, менять описание задачи.

6. Есть отчеты и аналитика. Можно изучать, как долго задачи находятся на определенном этапе работы.

Мобильное приложение

Есть мобильное приложение для iOS и Android.

Тестовый период

Новые пользователи могут протестировать серверную версию в течение 7 дней бесплатно.

Цены

Цена на использование YouGile зависит от размера команды и срока покупки лицензии. Есть бесплатный тариф для команды до 10 человек — они могут использовать программу без ограничений функций и времени. Для команд больше цена стартует от 165 ₽/мес за пользователя, а серверная версия обойдется в 579 ₽/мес за пользователя.

Для кого подходит

Программа ориентирована на небольшие и средние команды. Для крупных организаций и масштабных проектов возможностей может быть недостаточно.

Это универсальная платформа для управления проектами и задачами. Сервис предлагает как стандартные инструменты для командной работы, так и особенности:

1. Управление задачами:

Канбан-доски и диаграммы Ганта;
карточки с задачами, где можно устанавливать сроки выполнения, назначать ответственных, оставлять комментарии и прикреплять файлы;
бот в Telegram, который уведомляет об изменениях в задачах и позволяет отправлять комментарии прямо через диалог с ботом.

2. Отслеживание рабочего времени:

автоматический трекер временных затрат. Система сама делает скриншоты рабочего стола с указанной периодичностью и отслеживает активность сотрудников. Если активность отсутствует, трекер останавливается и запускается вновь при возобновлении активности. Для сохранения конфиденциальности личной переписки, система автоматически блюрит ее на скриншотах;
Pomodoro-таймер для эффективного распределения времени между работой и отдыхом;

для анализа продуктивности есть различные отчеты и диаграммы.

Мобильная версия

Доступны мобильные приложения для iOS и Android.

Тестовый период

Длится 14 дней, в течение которых доступны все платные функции.

Цены

Бесплатный тариф подходит для команд до 5 человек. В него входит 1 ГБ памяти для хранения файлов и базовые функции для командной работы: Канбан-доски и карточки с задачами. Отслеживать активность с помощью скриншотов на бесплатном тарифе нельзя.

Пользовательская оплата в год — 42 768 ₽. Если покупать лицензию на 2 года, цена стартует от 75 ₽/мес за пользователя. Главное ограничение на дешевом тарифе — хранилище 10 ГБ. Трекер времени со скриншотами доступен только на тарифах дороже — от 156 ₽ в месяц за пользователя.

Для кого подходит

Подходит для небольших и средних команд. Shtab — хорошая альтернатива Trello, которая также предлагает дополнительные функции, такие как автоматический учет рабочего времени. Однако для крупных организаций возможностей может быть недостаточно.

Изначально Todoist разрабатывался исключительно как планер для индивидуального использования. С его помощью можно было просто создавать список дел. Сейчас это приложение для совместного планирования. У него есть все базовые функции таск-менеджера для небольшой команды: создание карточек с задачами, назначение ответственных, фиксирование сроков исполнения и приоритета задач, а также можно настраивать автоматические действия для регулярных задач. Может интегрироваться с другими сервисами, например, Google Календарем.

Людей, которые не входят в организацию, можно приглашать в проекты в качестве гостей бесплатно и в любом количестве.

Особенность — есть система геймификации «Карма». Она помогает следить за продуктивностью сотрудников и мотивировать их на продуктивную работу.

Мобильная версия

Мобильная версия приложения доступна для iOS и Android.

Тестовый период

Тестовый период — 14 дней.

Цены

Есть бесплатный тариф. Для личного использования его может быть достаточно — в него входят все базовые возможности для работы с задачами. Однако можно создать только 5 проектов и подключить только 5 пользователей. Загружаемые файлы не должны превышать 5 МБ.

Есть только 2 тарифа:

PRO предназначен для личного использования и стоит от 4 €/мес за пользователя;
Business — для командной работы. Стоит от 6 €/мес за пользователя.

Для кого подходит

Подходит для личного использования и очень маленьких команд (команда из 2 человек). Для крупных проектов и детализированного управления у Todoist не хватает функций. Например, нельзя перемещать задачи за пределы рабочего пространства команды.

Последний сервис совместной работы, который мы рассмотрим. В 2020 году во время пандемии разработчики ЛидерТаск сделали свой продукт полностью бесплатным на 3 месяца. Это привлекло новых пользователей. Какие функции есть в ЛидерТаск?

Доски для работы по Kanban и Scrum.
На доски можно помещать карточки с задачами, где можно отметить ответственных, добавить подробное описание задачи и прикрепить необходимые для выполнения документы.
Есть функция для обработки заявок клиентов. В сервисе есть конструктор для форм заявок. Входящие запросы будут сразу попадать на заранее настроенную рабочую доску.
Если работнику неудобно работать на Канбан-доске, он может отображать задачи в виде личного списка дел.
Можно создавать проекты и прикреплять к ним задачи и подзадачи.
Большой выбор уведомлений. ЛидерТаск может уведомлять не только об изменениях в карточках, но и присылать утреннее уведомление о планах на день ивечернее уведомление со статистикой по выполненным задачам.
Если у вас есть повторяющееся задачи, можно настроить их автоматическое появление. Например, каждый квартал вы должны готовить отчет. В конце каждого третьего месяца задача-напоминалка будет у вас на доске.
Есть офлайн-режим. Если у вас будет ситуация, что отключится интернет — не беда. В офлайн-режиме доступны все инструменты таск-менеджера, включая отправку файлов другим пользователям. Как только появится интернет, программа отправит все необходимые данные, файлы и комментарии, созданные в офлайн-режиме.
CRM-система для работы с клиентами.

Мобильная версия

Мобильная версия приложения доступна для iOS и Android.

Тестовый период

Тестовый период — 14 дней.

Цены

Есть бесплатный тариф для команды на одного пользователя. Можно создать до 100 карточек и до 10 проектов. Также на бесплатном тарифе доступны только 3 доски и уведомления. Остальными функциями пользоваться нельзя.

Платных тарифов два:

Премиум предназначен для личного использования и стоит от 241 ₽/мес;
Бизнес предназначен для команд от 2 человек. Стоимость — от 375 ₽/мес за пользователя.

Для кого подходит

Функций на платном тарифе может хватить как для небольшой команды, так и для многочисленной.

Если вы часто проводите мозговые штурмы и строите интеллект-карты, можно воспользоваться:

Miro — популярная программа для создания блок-схем, интеллект-карт и мозговых штурмов. Есть много шаблонов для разных задач;
FigJam — интерактивная доска от разработчиков Figma. По сути, прямой конкурент Miro, однако в нем больше элементов для отображения схем. Также в программу встроен таймер, и есть много стикеров. Доступны шаблоны.

Если в вашем таск-трекере не предусмотрен чат или функция видеосвязи, можно использовать сторонние решения:

Rocket.Chat — платформа с открытым исходным кодом для настройки корпоративного чата;
Compass — сервис не только для обмена текстовыми сообщениями, но для видеоконференций.

Сервисы для видеоконференций:

3 комментария

Darya Lebedeva

9 сент

На постоянке использую Miro, Zoom, Яндекс Календарь, Kaiten, Figma.
Именно из трекеров еще использовала раньше Trello и ClickUp, но они ушли.
Сейчас вот никак не могу собраться с мыслями, чтобы переехать куда-то из Miro. Уж больно хорош.

Ответить

Александр Мороз

11 сент

Можно продолжить работать в наших сервисах, например, Аванплан: https://moroz.team/avanplan
Есть доски, списки, повторы задач, учёт финансов, импорт из джиры, редмайна, гитлаба и трелло. Мобильные приложения для iOS и Android. Сервера в облаке Selectel
Для персонального использования бесплатно, для команд - 500 р. в месяц без ограничений по людям.