5 мастхэв-функций рабочего мессенджера, которые помогают мне не умирать от выгорания

В рабочие чаты сыплются десятки сообщений, пытаешься ничего не упустить, ответить всем и сразу, а в итоге понимаешь, что за целый день толком ничего не успел. Мы с командой разобрались, какие функции мессенджера помогают нам меньше уставать и работать с удовольствием.

Привет! Я Андрей Халезов, продакт-менеджер коммуникационной платформы VK WorkSpace. В ней есть мессенджер, видеоконференции, задачи, почта, календарь и другие сервисы для совместной работы. Пользоваться ими можно хоть с компьютера, хоть с телефона через приложение VK Teams. Мы в VK сами докручиваем и тестируем сервис так, чтобы нам нравилось в нем работать.

Рассказываю, какие новые опции появились в мессенджере на платформе VK WorkSpace за последние полгода и как они помогают мне и моим коллегам выстраивать ежедневное общение.

Если в рабочем мессенджере все чаты собраны в одном длинном списке, это отвлекает от работы. За бесконечной «колбасой» уведомлений тяжело следить, в ней неудобно искать информацию и легко пропустить важное сообщение.

Папки помогают быстро навести порядок в чатах. Например, я для текущих проектов сделал папку «Задачи», а чаты с командами отделов добавил в папки «Дизайнеры» и «Команды разработки».

Многие делают отдельную папку с развлекательными каналами, чтобы отправлять коллегам мемы в свободное время. У меня такая тоже есть — когда я устаю от работы, смотрю няшные фотки котов.

VK Teams позволяет создавать до 10 папок с личными и групповыми чатами, открытыми и закрытыми каналами. Вот что еще там можно делать:

✅ редактировать и удалять папки, менять их порядок, добавлять один чат в несколько папок;

✅ добавлять в папки контакты коллег, с которыми еще не переписывались — при создании чата он сразу появляется в нужной папке;

✅ быстро переключаться между папками и находить нужную информацию буквально в несколько кликов.

Удобно, что сообщение не уходит вниз по списку, а сразу отправляется в назначенную папку. В этот момент на папке включается индикатор непрочитанного, и я могу решить — срочное это сообщение или можно прочитать его позже.

Бывает, что мы с коллегами больше не переписываемся в чате по проекту, но информация из него может понадобиться позже — в этом случае удобно отправить чат в архив. Оттуда его в любой момент можно достать и откопать нужные данные.

Архив помогает решить две простые, но важные задачи:

✅ скрыть ненужные чаты, чтобы сообщения в общем списке не отвлекали от работы;

✅ проследить, чтобы в папке «Все» остались только важные чаты — это поможет сфокусироваться на рабочих задачах.

Приятный бонус: архив чатов позволяет разгрузить устройство. Когда диалоги, группы и каналы из папок не отображаются на главном экране, смартфон быстрее подгружает список чатов.

Закреп нужен, когда какой-то чат используется часто и его нужно постоянно держать на виду. В VK Teams можно закрепить до десяти чатов и каналов вверху списка каждой папки.

Чем хороши закрепленные чаты в VK Teams:

✅ если в списке мессенджера много диалогов и групп, они помогут вовремя увидеть важное сообщение;

✅ я пользуюсь закрепами как напоминалками — когда нужно не забыть вернуться в чат, чтобы прочитать важную информацию или ответить коллеге.

Удобно, что закрепы, архив и папки чатов в VK Teams автоматически синхронизируются между всеми активными сессиями и платформами. Я пользуюсь приложением на ноутбуке и смартфоне, и, когда выкатили фичи, мне было достаточно настроить мессенджер всего один раз.

Я планирую отправку сообщений, когда ночью осенила гениальная идея, но не хочется беспокоить коллег уведомлениями в мессенджере в нерабочие часы. В VK Teams можно пользоваться этой опцией как личных, так и в групповых чатах.

В VK Teams есть классные плюшки, которые помогают пользоваться запланированной отправкой и улучшать коммуникации с коллегами. Здесь можно:

✅ просматривать список своих запланированных сообщений в чате;

✅ изменять текст и время отправки сообщения, копировать его, удалять или отправлять прямо сейчас.

✅ отправлять тексты, медиафайлы, голосовые, стикеры и ответы на предыдущие сообщения в чате;

✅ одной кнопкой удалять все свои запланированные сообщения в чате.

Одни чаты и каналы нужно читать срочно, а другие — посмотреть в свободное время. Чтобы не отвлекаться на лишнюю информацию, я отключаю уведомления в диалогах и группах, которые собираюсь читать позже.

Что позволяет сделать мессенджер в VK Teams:

✅ отключить уведомления на заданное время — например, на один час, если отошли на обед или совещание, или на месяц, если уехали в отпуск;

✅ задавать свое время (например, 15 минут) или отключить уведомления в чате насовсем.

Все новые возможности мессенджера мы с командой используем сами: они помогают нам навести порядок в процессах и работать быстрее.

Расскажите, а какими функциями в рабочем мессенджере пользуетесь вы? Что помогает вам не выгорать от многозадачности и постоянного онлайна?