Поставить задачи в таск-трекер Kaiten прямо из чата: как команда Verbosity настроила интеграцию с собственным мессенджером

Verbosity — российский корпоративный мессенджер с обширной функциональностью. В нем можно обмениваться текстовыми и голосовыми сообщениями, создавать групповые чаты, проводить видеовстречи и подключать подрядчиков и клиентов. А еще Verbosity интегрируется с инфраструктурой бизнеса с помощью чат-ботов через API. В мессенджере уже работает бот, который соединен с таск-трекером Kaiten. С помощью него можно создавать карточки или смотреть информацию по задачам непосредственно внутри чатов.

Директор корпоративного мессенджера Verbosity Роман Хлиманенко рассказал, как компания организовала процесс разработки мессенджера в Kaiten и настроила интеграцию с таск-трекером в виде бота.

У нас полностью удаленная команда, поэтому для эффективной работы нам нужен специальный софт. Мы используем два основных инструмента: мессенджер для оперативного решения вопросов и таск-трекер для планирования и отслеживания задач.

Всю коммуникацию мы изначально вели через свой мессенджер Verbosity, а задачи фиксировали в Trello, но в 2022 году были вынуждены переехать на отечественный сервис. Посмотрели все таск-трекеры, которые представлены на российском рынке и выбрали Kaiten, потому что он оказался наиболее подходящим. Дополнительным бонусом стало то, что при переезде из Trello в Kaiten мы пересмотрели свой воркфлоу и настроили процессы более удобным образом.

Одна из частей работы над мессенджером — его постоянное улучшение: исправление ошибок и добавление новых функций. Мы собираем все идеи и задачи в бэклог, а затем распределяем и отслеживаем работу над ними в Kaiten.

Вся наша работа отражена в таск-менеджере на пространстве с двумя досками: «All Tasks» и «Web-релиз». На одной доске мы отслеживаем текущие задачи по работе над мессенджером, а на другой — по релизу.

На доске «All Tasks» много различных колонок для удобства команды, но основные — «Issues», «Doing», «Done».

В колонке «Issues» фиксируются все задачи на доработку. В карточках сразу назначают ответственного и ставят метки, чтобы было проще ориентироваться, к чему относится доработка: Backend, Frontend и другие. Задачи из этой колонки валидируются и самые важные из них отправляются в работу.

Когда разработчик приступает к задаче, карточка перемещается в колонку «Doing». Мне, как руководителю, удобно видеть, над чем сейчас работает команда.

Когда разработчик выполнил задачу, карточка перемещается в колонку «Done», а новый код, над которым он работал, выгружается в GitLab.

Интеграция GitLab и Kaiten позволяет настраивать разные функции для удобной работы. Например:

Когда в GitLab собирается достаточное количество изменений, мы готовим веб-релиз. Этот процесс автоматизированный: с помощью скрипта карточки из GitLab создаются в Kaiten и попадают на доску «Web-релиз» в колонку «Release on testing».

Когда задачи из релиза будут протестированы, они попадут в соответствующую колонку: если все хорошо — в «Release done», а если нужна доработка — в «Release bugs».

После завершения релиза из карточек в колонке «Release done» будет сформирован пресс-релиз для пользователей, где мы анонсируем все изменения.

Для нашего удобства мы написали скрипт на открытом API Kaiten, который автоматически формирует общую карточку релиза. В нее попадает описание, ссылки на все включенные карточки, а также чек-листы для тестировщиков и разработчиков.

Это важный этап работы над релизом, где мы отмечаем обязательные задачи в чек-листе, например, выгрузку изменений в рабочую среду. Эти карточки размещены на доске в отдельной колонке, что позволяет в любой момент увидеть внесенные изменения в релизах.

Несмотря на то, что процесс работы визуализирован в Kaiten, большая часть коммуникаций, в том числе и по задачам, ведется внутри нашего мессенджера.

Часто бывает, что во время созвона или переписки всплывает идея, которую следует взять работу. Чтобы задачи не терялись, а отправлялись сразу в таск-трекер, мы создали бота. Это оказалось возможным, благодаря открытому API Kaiten.

Чат-бот умеет создавать, перемещать и архивировать карточки, рассказывать информацию, что содержит та или иная карточка внутри чата. Мы подумали, что эта функция будет удобна многим, поэтому сделали бота доступным для всех пользователей мессенджера. Чат-бот можно найти через поиск по названию «Kaitenbot».

Бот умеет искать карточки по ключевым словам. Ему достаточно написать команду «search + слово», и он покажет все карточки, в которых оно содержится.

Для получения информации о карточке достаточно ввести команду «info», и бот покажет все данные, включая чек-листы.

Одна из важных и удобных функций — это создание карточки внутри чата. Для этого достаточно выделить сообщение, которое нужно оформить задачей, и написать команду «task». Бот предложит выбрать пространство, создаст на нем карточку и пришлет на нее ссылку. По ней можно перейти и дополнить необходимыми данными.

Еще недавно мы добавили функцию, которая будет полезна руководителям, — по команде «get cards» можно увидеть все карточки, над которыми работал сотрудник за последние 10 дней.

Бота можно попросить переместить карточку в другую колонку, доску или в архив. Для этого достаточно написать команду «move». Бот предложит выбрать, куда именно вы хотите переместить карточку, а затем выполнит действие.

Kaiten оказался достаточно удобным и гибким рабочим инструментом. Сам переезд в новый таск-трекер не вызвал больших сложностей. Они, конечно, были, но в итоге их преодоление обернулось только плюсами.

Благодаря открытому API Kaiten нам удалось настроить и адаптировать процессы под себя. По началу некоторые функции были непривычными, но мы их освоили и приноровились. При этом еще есть над чем работать, но в целом это удобный рабочий инструмент.

Радует, что есть возможность отображения пространств внутри Kaiten в разных видах. Каждый может выбрать наиболее подходящий для себя. Некоторым сотрудникам больше нравится табличный вид.

Отмечу, чтобы эффективно пользоваться любым таск-трекером, его нужно встроить в свои рабочие процессы. Например, не принимать работу без ссылок на задачу, правильно заполнять карточки, не забывать передвигать их по колонкам и т. д.

А какими таск-трекерами пользуетесь вы и почему?