Эффективное планирование: декомпозиция и постановка задач

Планирование крупных проектных задач требует системного подхода. Это могут быть, как долгосрочные стратегические задачи на год, так и краткосрочные проекты — рабочие или личные. Например, запустить новую коллекцию одежды или организовать ремонт. Ниже расскажу о своем подходе к таким проектам.

В основном использую Google Таблицы и систему Platrum.

Плюсы Google-таблиц:

1. Это удобно и бесплатно;

2. Приложение доступно на телефоне и поэтому позволяет работать из любого места;

3. Можно легко делиться доступом с нужным количеством участников проекта. Например, сейчас мы работаем над развитием нового направления, и проект полностью декомпозирован в Google Таблицах на первом листе. В проекте задействованы 4 человека, у каждого свои задачи: анализ, сбор информации и другие;

4. Структурирование информации в одном месте: можно создать в одной таблице дополнительные листы, что позволяет держать всю информацию в одном месте — это удобно для всех участников проекта;

5. Связь между таблицами. Все таблицы Google можно связать между собой. Например, финансовые данные из таблицы проекта можно объединить со сводным фин.планом всей компании. При этом вам не нужно ничего переносить вручную: изменились данные в одной таблице — автоматически меняются и в другой.

Плюсы Platrum

1. Удобная система для работы с регулярными, текущими и отложенными задачами. (По моему мнению и мнению коллег);

2. Сравнительно небольшая стоимость;

3. Можно использовать бесплатно до определенного числа человек;

4. Удобная вкладка с орг.структурой;

5. Удобная база знаний.

Почему использую две системы?

В Google Таблицах я составляю план, декомпозирую его и собираю информацию. Когда декомпозиция становится понятной, я переношу задачи в Platrum и использую его, как планировщик. Расставляю задачи по неделе и месяцу таким образом, чтобы все было выполнено в реальный срок с учетом текущей занятости.

Место: Google Таблицы Лист 1 или Google Таблицы “Диаграмма Ганта” (если нужно рассчитать и в последующем учитывать срок реализации проекта)

Таким образом, декомпозиция может быть очень детальной, в зависимости от исполнителей проекта. Если работают операционисты или новички, декомпозиция будет более подробной. Если же задачи выполняют управляющие, детализация может быть минимальной — на уровне "провести анализ конкурентов".

Иногда невозможно сразу выполнить декомпозицию проекта, особенно если он новый. В таком случае декомпозиция проводится предварительно — я разбиваю проект на основные блоки, которые на данный момент кажутся разумными, а первый блок прорабатываю детально и начинаю с него. В процессе работы в остальные блоки добавляются задачи или подблоки, и декомпозиция продолжается.

После того как все задачи расписаны, я переношу их в свой планировщик. Это может быть любая удобная для вас система, но я использую CRM-систему Platrum.

Раз в неделю, в начале или в конце недели, я открываю Google Таблицы с проектом, проверяю, какие задачи у меня есть на текущей неделе и распределяю их. В течение недели я редко возвращаюсь к таблице, работая по намеченному плану. В конце недели я оцениваю, что было сделано, а что нет, обновляю таблицу и планирую задачи на следующую неделю.

Для меня проектная и регулярная деятельность различаются. Проекты удобнее раскрывать и планировать в системах, где видна вся картина целиком. В Platrum есть такие возможности, но я предпочитаю использовать её только для отслеживания задач, которые понятны - их можно выполнить и поставить галочку. Проект — это не задача, которую можно выполнить за один раз и закрыть. Поэтому я веду его отдельно, а задачи распределяю по системам, удобным для текущего контроля — будь то бумажный ежедневник, CRM или другое приложение.