Что нужно знать о заправке авто, если вы ИП или ООО

Когда у вас в бизнесе есть хотя бы одна машина, вопрос с заправкой становится важной частью расходов. Ошибки в организации этого процесса могут стоить времени, денег и нервов. Тут нужно учитывать все — от выбора топлива до контроля за расходами сотрудников. В этой статье разберемся, как правильно заправлять авто, если ты ведешь бизнес как ИП или ООО, чтобы экономить на топливе и не получить проблем с налогами.

Классические варианты

Бензин — классический выбор для легковых автомобилей, но он дороже дизеля и газа. Однако бензиновые двигатели обычно дешевле в обслуживании и проще в ремонте.
Дизель — хорош для коммерческого транспорта, так как расход топлива ниже. Но обслуживание таких машин дороже, а к зиме их нужно готовить тщательнее, чтобы избежать проблем с запуском.

Альтернативные виды топлива и автомобилей

Газовое топливо (метан и пропан-бутан)

Один из главных плюсов газовых систем — заметное снижение стоимости топлива. Метан стоит в несколько раз дешевле бензина, а его расход на 100 км аналогичен или даже меньше.
Основной минус — начальные затраты на установку газобаллонного оборудования (ГБО). Переоборудование легкового авто может стоить от 50 000 до 150 000 рублей, а для коммерческого транспорта — дороже (до 500 000 рублей). Но эти вложения могут окупиться в течение нескольких лет за счет экономии на топливе.
Также могут быть проблемы с инфраструктурой. В крупных городах и на основных трассах метановые и пропановые заправки встречаются все чаще, но в небольших городах инфраструктура может быть недостаточно развита.

Электромобили не требуют топлива в привычном понимании. Их зарядка обходится значительно дешевле, особенно если заряжать авто ночью по пониженным тарифам. Также они требуют меньше затрат на обслуживание, так как у них нет двигателей внутреннего сгорания.
В некоторых регионах России для электромобилей действуют льготы на транспортный налог, а в крупных городах они могут бесплатно парковаться на муниципальных парковках
Главная проблема — это высокая стоимость самих автомобилей и относительно слабая инфраструктура зарядных станций. В регионах такие станции редко встречаются, что может усложнить логистику для бизнеса, работающего на дальних маршрутах. Кроме того, время полной зарядки электромобиля существенно дольше, чем заправка обычного авто.

2.Электромобили

Электромобили не требуют топлива в привычном понимании. Их зарядка обходится значительно дешевле, особенно если заряжать авто ночью по пониженным тарифам. Также они требуют меньше затрат на обслуживание, так как у них нет двигателей внутреннего сгорания.
В некоторых регионах России для электромобилей действуют льготы на транспортный налог, а в крупных городах они могут бесплатно парковаться на муниципальных парковках.
Главная проблема — это высокая стоимость самих автомобилей и относительно слабая инфраструктура зарядных станций. В регионах такие станции редко встречаются, что может усложнить логистику для бизнеса, работающего на дальних маршрутах. Кроме того, время полной зарядки электромобиля существенно дольше, чем заправка обычного авто.

3.Гибридные автомобили

Гибридные автомобили сочетают двигатель внутреннего сгорания и электродвигатель, что делает их более универсальными для использования на дальних и коротких маршрутах.
Гибридные авто стоят дороже обычных бензиновых или дизельных машин, но их эксплуатационные расходы ниже. Особенно это выгодно для компаний, где автомобили работают в условиях постоянных остановок и разгонов, как, например, в доставке.

Подойдите к выбору топлива стратегически. Если ваш бизнес активно использует автопарк, попробуйте посчитать выгоду каждого варианта и не забудьте учесть все скрытые расходы вроде обслуживания двигателя или переоборудования авто.

Правильный учет расходов на топливо — это не только контроль бюджета, но и возможность оптимизировать налоги. Любое топливо, которое вы используете для бизнеса, можно списать как расходы. Но чтобы все прошло гладко, важно соблюдать несколько правил.

Документы для подтверждения расходов

Чеки с заправок

Если вы используете специальные сервисы для оплаты топлива, то все чеки автоматически сохраняются в системе. Обычно такие сервисы предоставляют закрывающие документы по ЭДО. Это упрощает задачу бухгалтера и помогает точно рассчитать расходы.

Пример закрывающего документа от сервиса “Топливо для бизнеса”

Если вы или ваши водители платите наличными/банковской картой, нужно самостоятельно собирать и сохранять чеки на каждую заправку. Это более сложный и менее надежный вариант.

Путевые листы

Обязательно нужно оформлять путевые листы для каждого транспортного средства, если оно используется для бизнеса. Это обязательный документ для списания расходов на топливо. В путевом листе указываются пробег, маршруты и объем израсходованного топлива.

Как правильно списать расходы на топливо при УСН или ОСНО

При УСН можно включить расходы на топливо в расходы, если вы используете систему «доходы минус расходы». Это снизит налогооблагаемую базу и, соответственно, размер налога.
При ОСНО топливо тоже можно включить в расходы, что уменьшит налогооблагаемую прибыль. Главное — все расходы должны быть подтверждены документально.

Сервисы оплаты топлива для бизнеса

Оптимальный вариант — автоматизировать учет расходов на топливо. Используйте специальные сервисы оплаты топлива для бизнеса, чтобы получать полную картину по каждому авто и водителю. Это поможет сократить время на ведение отчетности и снизить риск ошибок в бухгалтерии. Такие сервисы связываются с заправками и убирают наличные из оборота — сервис видит, сколько именно топлива заправил водитель, и списывает со счета только эту сумму.

Сервисы оплаты топлива для бизнеса делятся на две категории:

Топливные карты заправочных сетей. Под топливную карту создается отдельный счет. ИП/ООО авансом закидывает на этот счет деньги, и по мере оплаты топлива они списываются со счета.
Агрегаторы — например, бесплатный сервис “Топливо для бизнеса” от Т-Банка. Цены на бензин там такие же, как и на АЗС, а в число доступных заправок входит много сетей, в том числе основные. Деньги списываются сразу с расчетного счета Т-Банка — это удобно, потому что не нужно делать авансовые платежи, как в случае с топливными картами. Не надо следить за балансом отдельного счета и регулярно его пополнять, выводить деньги из бизнеса и снимать наличные, чтобы давать их водителям на бензин — деньги списываются только по надобности

Кроме того, сервис снижает затраты на обслуживании расчетного счета — не нужно переводить деньги водителям на счета физлиц и платить банку комиссии. А если вы сами водите авто — не надо переводить деньги на свою дебетовую карту и расходовать бесплатный лимит вывода средств со счета ИП.

Когда в вашем автопарке несколько машин и работают наемные водители, важно выстроить систему контроля, чтобы избежать перерасходов или злоупотреблений. Лучше всего, когда водитель не имеет доступа к деньгам и не может сам выбирать заправки. Этого можно достичь с помощью специальных сервисов для заправки, позволяющих выставлять лимиты. С лимитами вы сможете контролировать все расходы и предотвратить мошенничество.

Отслеживайте пробег и маршруты каждого авто. Это поможет понять, соответствует ли количество топлива фактически пройденному расстоянию. Несовпадение показателей может быть сигналом к тому, что топливо используется не по назначению
Подключите водителей к специальному сервису для заправки. Вместо того, чтобы брать у вас деньги на заправку, водители будут заправляться сразу со специального счета. Вы будете видеть в личном кабинете, кто на какую сумму заправляется. А водители не смогут потратить эти деньги где-то еще, кроме заправок. Например, в случае с “Топливом для бизнеса” водители заправляются через раздел “Город - Топливо” в приложении Т-Банка или через специальное отдельное приложение. Там водитель вводит вручную литры или рубли, на которые надо заправить авто, и оплачивает бензин. Если есть перелив, дополнительные деньги списываются, если недолив — возвращаются.
Ограничьте возможность заправки на случайных АЗС, выбрав одну или несколько проверенных сетей, где топливо соответствует стандартам.
Настройте лимиты на заправку в рублях, литрах или по определенному виду топлива. Это предотвратит случаи мошенничества или ситуации, когда водитель может заправляться для личных нужд.

Добавление водителя в сервисе “Топливо для бизнеса”. Здесь же можно сразу установить лимиты и выбрать, на каких АЗС заправляться.

Регулярное техническое обслуживание автомобилей напрямую влияет на расходы на топливо. Даже небольшие технические неисправности могут привести к увеличению расхода и лишним затратам.

1.Регулярное техобслуживание

Состояние двигателя сильно влияет на расход топлива. Если он работает с перебоями, автомобиль может потреблять значительно больше топлива. Рекомендуется проводить диагностику не реже одного раза в год или по достижению определенного пробега, указанного производителем.

Заменяйте масло в двигателе вовремя. Старое масло ухудшает работу двигателя, что сказывается на расходе топлива. Используйте только те виды масел, которые рекомендованы для ваших автомобилей. Засоренные воздушные фильтры также мешают нормальному поступлению воздуха в двигатель, что также увеличивает расход топлива. Замена фильтров должна быть регулярной, особенно если автомобили часто эксплуатируются в пыльных или загрязненных районах.

2.Контроль за состоянием шин

Неправильное давление в шинах — одна из частых причин перерасхода топлива. Если давление слишком низкое, увеличивается сопротивление качению, что заставляет двигатель работать с повышенной нагрузкой. Рекомендуется проверять давление в шинах не реже одного раза в месяц и всегда перед длительными поездками. Кроме того, зимние шины в теплое время года также могут приводить к увеличению расхода топлива. Используйте сезонные шины и меняйте их вовремя.

3.Экономичный стиль вождения

Резкие разгоны и торможения — это прямой путь к большому расходу топлива. Обучайте водителей ездить более плавно, это сэкономит топливо и снизит износ машины. И старайтесь оптимизировать маршруты. Планирование маршрутов заранее поможет избегать пробок и сократит ненужные остановки. Меньше простаивания в пробках — меньше расход топлива.

4.Выбор топлива и АЗС

Некачественное топливо увеличивает расход и приводит к поломкам автомобиля. Работайте только с проверенными заправочными сетями и не экономьте на топливе, так как это может обернуться серьезными расходами на ремонт.

Если вы ведете бизнес, связанный с транспортом, важно знать, какие налоговые льготы и субсидии можно использовать для снижения расходов

Это касается как ИП, так и ООО, которые владеют автопарком и активно используют автомобили для бизнеса.

1.Возврат НДС на топливо

Если ваш бизнес работает на ОСНО, вы можете вернуть НДС с затрат на топливо. Для этого нужно собирать все чеки и правильно оформлять счета-фактуры. Важно, чтобы топливо использовалось только в рамках деятельности компании, и все расходы были подтверждены документально.

2.Списание расходов на топливо

Про списание расходов при УСН «доходы минус расходы» я уже писал ранее. Если вы работаете на ОСНО, топливо также можно включить в расходы, что уменьшит налогооблагаемую прибыль. Главное, чтобы все расходы были обоснованы и документально подтверждены.

3.Льготы на транспортный налог

Если ваш автопарк состоит из экологичных автомобилей, например, электромобилей или машин на газе, в некоторых регионах России предоставляются льготы по транспортному налогу. Например, в Москве электромобили освобождены от уплаты транспортного налога, а в некоторых регионах дают скидки на налог для автомобилей, использующих газ.

4.Субсидии на покупку экологичного транспорта

В рамках государственной программы поддержки экологического транспорта в России предоставляются субсидии на покупку автомобилей, работающих на газе или электричестве. Такие субсидии могут покрывать часть расходов на покупку и переоборудование автопарка.

5.Льготы для перевозчиков

Для компаний, занимающихся пассажирскими или грузовыми перевозками, могут быть доступны дополнительные налоговые льготы. Например, в некоторых регионах можно снизить транспортный налог или получить субсидии на обновление автопарка. Для получения таких льгот нужно оформить специальную лицензию на перевозки и соответствовать требованиям законодательства.

6.Использование патентной системы налогообложения

Для ИП, которые занимаются грузоперевозками или такси, возможно использование патентной системы налогообложения. Она удобна тем, что налог фиксированный, и не нужно вести сложную бухгалтерию. Это может быть выгодным вариантом для малого бизнеса с небольшим автопарком.

Если еще остались вопросы, пишите в комментариях.

6 комментариев

Алексей Беляков

7 окт

Помню как еще 10-15 лет назад, единственный вариант это было давать водителям деньги и собирать потом с них чеки. И балансировать между “не хватило” и “водители мухлюют и забирают себе”

Ответить

Konstantin Tars

Ну, вообще 10 лет назад уже были топливные карты и бизнес-карты, были те кто расплачивался ими. Но там тоже свои сложности. А во многих компаниях реально все по старинке носились с наличкой.