Сервис постановки задач, который не закроется из-за санкций – отечественная замена Google Workspace для предпринимателей

Корпоративный Google Workspace ушёл из России. Где можно выстроить систему управления, которая не закроется из-за санкций? Делимся опытом Никиты Каримова, управляющего компании ИП Елесин. Расскажем, как он меньше чем за месяц перенёс все бизнес-процессы в Квант и получил не просто эффективный таск-менеджер, но и диспетчеров, которые напоминают сотрудникам об их работе.

Компания Никиты Каримова занимается продажей товаров на маркетплейсах Ozon и Wildberries. В штате 17 сотрудников.

До Кванта Никита управлял сотрудниками при помощи гугл-календаря.

У каждого сотрудника был календарь, где он расписывал рабочий день. Там было удобно ставить задачи, можно было выделить приоритетность или добавить описание.

Однако для того, чтобы контролировать сотрудников, нужно было открывать много вкладок и постоянно перемещаться между ними. Было не слишком удобно, но Никита к этому привык.

Из-за санкций Google Workspace для бизнеса закрыли. Без VPN ничего не работало. Приложение могло в будущем и вовсе удалить или заблокировать аккаунты. Чтобы не потерять информацию, Никита начал искать замену.

В Кванте был инструмент «Календарь», поэтому предприниматель решил внедрить эту систему.

Внедрить Квант в компанию Никиты было легко.

У каждого сотрудника уже были прописаны ежедневные, еженедельные и ежемесячные задачи. Достаточно было скопировать информацию из гугл-календаря и вставить ее в Квант.

Возникли и трудности: сотрудники не понимали, зачем им нужно переходить в новую систему.

Квант всё-таки внедрили, и Никита смог оценить все преимущества системы.

Предприниматель не раз сравнивал, что изменилось, когда они перешли из гугл-календаря в Квант.

❌ Раньше: Руководители проверяли каждую задачу и тратили на это кучу времени.

✅ Сейчас: Указали в Кванте, какие задачи требуют проверки, а какие – нет. Освободили руководителям 20% рабочего времени.

❌ Раньше: В гугл-календаре нельзя прикрепить файл к задаче. Чтобы проверить задание, нужно было выходить из приложения, проверять почту, искать там письмо среди сотен вопросов и спама.

✅ Сейчас: К задаче можно прикрепить файл, ссылку, фотографию или скриншот. Её легко проверить. При необходимости к задаче можно вернуться.

❌ Раньше: Обсуждения проходили в Телеграме. Сотрудник должен был сначала написать, над какой задачей он работает, отправить в мессенджер нужные файлы и только потом задать свой вопрос.

✅ Сейчас: По каждой задаче есть отдельный чат. Вся информация о поручении хранится в Кванте, можно сразу задать вопрос и получить ответ от коллеги или руководителя. Не надо устраивать дополнительных планёрок, ждать, пока кто-то освободится. Это выигрывает много времени.

❌ Раньше: Если оплата не приходила каждый месяц 1 числа, её приходилось вручную заносить в календарь.

✅ Сейчас: В Кванте можно повторять задачу каждое первое число месяца, последнее число месяца, первое число четвёртой недели, а также можно заблокировать постановку задач в выходные дни. График оплат наладился.

❌ Раньше: Какие-то моменты, которые нужно было проверить при выполнении задачи, забывались. Например, сотрудник склада мог отправить товар, но не проставить маркировку.

✅ Сейчас: Для многих задач прописали чек-листы. Сотрудники перестали забывать о поручениях.

❌ Раньше: Не было гибкости. Некоторые сотрудники вообще не переносили задачи. Даже если появилось что-то более срочное и важное, работали только над тем, что уже было в календаре. Другие же, наоборот, если что-то не успели, одним движением мышки перенесли. Задачи делались не вовремя, а то и вовсе не выполнялись.

✅ Сейчас: В Кванте есть специальный переключатель «Обязательно к сроку». Когда сотрудник его видит, он понимает, что задачу нужно сдать именно к понедельнику — не позже. Если же такой кнопки нет, то человек может без ущерба для компании спокойно сделать задачу, как только у него появится время.

❌ Раньше: Сотруднику приходит одно уведомление, которое легко проигнорировать или не заметить.

✅ Сейчас: О задаче напоминает коммуникатор. Это специальный диспетчер, который звонит сотруднику, когда поручение не сделано в срок. Если же человек будет игнорировать коммуникатора, то он позвонит начальнику и расскажет о возникшей проблеме.

Раньше, когда сотрудники работали над стратегической задачей, процесс мог на середине застопориться. Например, компания запускала новую нишу. Сотрудник работал, работал, а потом в один момент не знал, что делать, шёл расспрашивать коллег и начальника. Разработка проекта останавливалась, ведь у коллег есть свои задачи и может не быть времени на объяснения.

В Кванте описали бизнес-процессы, и после выполнения первой задачи автоматически приходит следующая. Сотрудники не тратят время на то, чтобы узнать, что им делать: пошаговая инструкция перед глазами.

Никита – управляющий компании. Квант помог ему отчитываться перед собственником бизнеса и говорить о развитии компании в цифрах.

Никите больше не надо контролировать задачи — за него это делают коммуникаторы. Кроме того, у сотрудников появилось больше ответственности: они видят крайние сроки и понимают, что задача к этому времени должна быть сделана.

Благодаря этому Никита стал в 3–4 раза меньше времени тратить на операционку.

Управляющий планирует реструктурировать бизнес. Благодаря системе он понял, кому можно делегировать определённые бизнес-процессы.

Появилась возможность для масштабирования. Компания наняла 10 новых человек, и количество сотрудников выросло с 7 до 17 — больше чем в 2 раза.

Сервисы по управлению уходят из России, вы не можете найти что-то подходящее и боитесь, что потеряете всю информацию о бизнес-процессах? Запишитесь на бесплатную экскурсию в Квант.

Мы ознакомим вас с системой, расскажем, как делегировать контроль сотрудников и освободим вам минимум 20% рабочего времени. Коммуникаторы возьмут на себя функции операционного директора, и вы сможете заниматься стратегией, а не напоминать о рутине.