«Я постоянно привязан к компу, чтобы подписывать документы. Достало!». Кейс о том, как мы облегчили жизнь предпринимателей

Представьте такую картину. Вы — российский предприниматель. Дел по бизнесу невпроворот: новые контракты, масштабирование, поиск дополнительных сотрудников и еще миллион управленческих решений. Вдруг, где-то между встречами и созвонами вы получаете сообщение от бухгалтера: «Иван Иваныч, подпишите отчет для налоговой». Придётся искать компьютер, вставлять в него флешку с квалифицированной подписью, и, наконец подписать то, что нужно. Сделать это прямо здесь и сейчас обычно сложно. А забыть — легче легкого. В итоге компания рискует получить штраф.

Многие помнят времена, когда для подписания документа было достаточно пары кликов в смартфоне. Да, мы тоже по ним скучаем. Но с 2023 года компании и предприниматели живут по новым правилам: все операции нужно подтверждать через флешку и компьютер.

Теперь не отправишь декларацию, попивая коктейль на берегу моря. Такое элементарное действие, как подписание отчёта превратилось в целый процесс, который требует времени, усилий, и подходящего оборудования под рукой.

«Моё дело» занимается аутсорсом бухгалтерии — наши эксперты считают налоги, формируют отчётность и сдают её. Мы по максимуму автоматизировали бухгалтерские операции для более качественной и быстрой работы, но из-за усложнившейся схемы подписания стали страдать наши клиенты и внутренние процессы. Например, из-за забытых подписаний сдвигались сроки, бухгалтерам приходилось тратить время на напоминания. Да и предпринимателя отвлекать лишний раз по мелочам нам самим не приятно.

Философия нашего бренда состоит в том, что каждый должен заниматься тем, что нравится. Если «Моё дело» берёт на себя все заботы о бухгалтерии, то постоянно дёргать клиентов по вопросу подписания отчётов не правильно.

Мы не изобрели велосипед, но решили проблему подписания документов с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД). Для оформления доверенности предпринимателю потребуется подписать её своим токеном, а все отчёты мы подписываем и отправляем за него самостоятельно. Никакого дополнительного участия не нужно.

Предприниматель может оформить три МЧД для разных отчётов в госорганы:

Например, доверенность для налоговой даст бухгалтеру право отправлять налоговые отчеты и взаимодействовать по запросам и требованиям. Вторая доверенность нужна для сдачи отчетности в социальный фонд (по форме ЕФС-1), а третья позволяет работать с СФР (ФСС) по поводу назначения и выплаты пособий.

Оформление доверенностей для наших клиентов проходит быстро и абсолютно бесплатно — это входит в пакет стандартного обслуживания.

Процесс оформления машиночитаемой доверенности (МЧД) прост и удобен для клиента. Вот как это происходит:

Как только предприниматель оформляет машиночитаемую доверенность, право на подписание его отчётов появляется у «Моего дела». После того, как бухгалтер сформирует финальный отчет, а наша автоматизированная система все проверит и подтвердит, что ошибок нет, ответственный сотрудник самостоятельно подписывает документ и отправляет в место назначения. Предприниматель больше может не переживать о пропущенных сроках и всецело посвятить своё время решению бизнес-задач. Или каким-то личным делам. Нам не важно :)

Большинство наших клиентов успешно пользуются МЧД уже второй год, отмечают ее преимущества и то, что она «упрощает жизнь». Однако есть и те, кто до сих пор сомневается. Мы провели опросы и выявили несколько причин:

Мы понимаем и принимаем тот факт, что каждый наш клиент уникален, со своими привычками, особенностями бизнеса и переживаниями. Но некоторые из страхов всё-таки хочется попытаться развеять ещё раз.

МЧД даёт нам право подписывать только отчётность клиента в госорганы. Мы не сможем подписывать коммерческие документы — контракты с контрагентами, акты выполненных работ, платёжные поручения и т.д. Поэтому переживать за лишние действия со стороны наших специалистов не стоит. Также, МЧД действует только для взаимодействия с ФНС, СФР, Росстатом и СЭДО. Совершать юридически значимые действия, участвовать в тендерах или заключать сделки через МЧД невозможно.

При этом контроль за прекращением действия доверенности остаётся на клиенте — вы можете отозвать её в любой момент с помощью токена в личном кабинете. Процесс оформления МЧД полностью бесплатен и входит в стоимость тарифа. Также важно знать, что максимальный срок доверенности – три года. Клиент может выбрать любой срок, который пожелает.

Работа с машиночитаемой доверенностью выручает бизнес в разных ситуациях:

Если вам нужен бухгалтер, который учтёт все особенности вашей компании, снизит налоги исключительно «белыми» методами и будет действовать оперативно —

У нас 600 разноплановых специалистов — и мы точно найдём того, кто работает с вашей нишей.

В «Моём деле» мы верим, что каждый должен заниматься тем, что ему действительно нравится. Мы любим бухгалтерию, и именно поэтому тратим так много ресурсов, чтобы работать с ней было удобнее, спокойнее и приятнее.

Ещё больше интересного про работу «Моего дела» и про самое важное для бизнеса в нашем телеграмм-канале. Подписывайтесь!