Работали без MS Project и Jira до того, как это стало мейнстримом. Как мы управляем проектами в своей системе

В этой колонке я расскажу, как мы автоматизировали процессы на каждом этапе управления проектом и как это помогает нам укладываться в сроки, управлять ресурсами без овербукинга, ставить выполнимые цели и не терять информацию в проектах.

В нашей компании проекты начинаются из карточки сделки в CRM. В ней указываются бюджет, необходимые ресурсы, ставки специалистов — всё это автоматически подтягивается из договора и справочников системы в новую карточку проекта.

Менеджер формирует этапы проекта, а система генерирует для каждого отдельный паспорт. В нём содержатся плановые сроки, доступные часы на отдельные ресурсы, показатель маржинальности, который отображает, укладываемся ли мы в бюджет.

Что могло бы пойти не так: часто на этом этапе можно столкнуться с ошибками планирования сроков и ресурсных трат. Например, если клиент озвучивает одну цель, а в процессе выясняется, что нужны более масштабные работы.

Чтобы быстро перестроить план, мы настроили гибкий проектный редактор. В нём мы быстро создаём задачи и задаём сроки, растягивая соответствующие полоски на Ганте. На нём же устанавливаем связи и зависимости, например, чтобы задача на написание автоматизаций не могла начаться раньше, чем будут заданы все нужные разделы системы.

Если нужно полностью изменить план, менеджер создаёт его новую версию. Изменить можно и ресурсное планирование: задать конкретные должности сотрудников, технику, даже указать задействованные помещения. Ставки и стоимость аренды система подтягивает из внутреннего справочника. При этом она учитывает отпуска и производственный календарь.

Когда план готов и согласован, система сама создаёт карточки задач, устанавливает исполнителей и букирует слоты в их календарях.

Что могло бы пойти не так: на этом этапе может возникнуть ситуация, когда сотрудник неверно понимает задачу. Будет потрачено время и заказчика, и исполнителя, размыта ответственность.

Чтобы такого не происходило, мы настроили карточки задач с применением техники SMART. Для этого задача должна соответствовать критериям:

Система сама следит, чтобы заказчик правильно поставил задачу исполнителю. В карточке есть обязательные поля, которые нужно заполнить на этапах создания и работы.

Маршрут жизненного цикла мы тоже настроили так, чтобы система могла сама вовлекать коллег из смежных отделов, например, специалистов по документообороту или финансам. Тогда они становятся исполнителями, получают комментарии и напоминания о сроках задачи.

В процессе работы исполнители фиксируют потраченные часы и указывают процент выполнения задач. Эти данные система учитывает при подсчёте фактических показателей каждого этапа и всего проекта, мы переносим их в интерфейс планирования кнопкой синхронизации.

Что могло бы пойти не так: на этапе выполнения проекта фактические показатели могут не соответствовать плановым. Чтобы вовремя отслеживать расхождения и исправлять их, пока не пришлось согласовывать с клиентом дополнительный бюджет, мы настроили несколько инструментов.

Учёт процента выполнения. Если на задачу исполнителю было дано 40 часов, он зафиксировал уже 20, а выполнил при этом 10%, это отобразится на бейджике около задачи, и менеджер сможет принять меры.

Базовые планы проекта. В системе есть возможность сохранить четыре базовых плана, которые можно вывести на Гант по одному или вместе. Тогда при изменении текущего плана система будет подсвечивать расхождения:

Критический путь. Он позволяет отследить на Ганте задачи, которые сильнее всего влияют на общую длительность проекта. Критический путь помогает так выстроить работу, чтобы выполнить эти задачи вовремя и грамотнее распорядиться деньгами.

Что могло бы пойти не так: ещё одна проблема, которую мы решили с помощью автоматизации в единой системе — разрозненные коммуникации по проекту.

Мы не общаемся с клиентами в мессенджерах, не расшифровываем Zoom-записи,чтобы написать фоллоу-ап, не пересылаем туда-сюда документы. Всё это организовано внутри.

В каждой карточке есть лента комментариев, где мы обсуждаем детали, оставляем ссылки на материалы базы знаний и другие задачи, задаём дополнительные вопросы. Чтобы коллеги не пропускали важные сообщения за рутиной, мы настроили себе маркер повышенного приоритета. Комментарии с ним попадают в отдельный раздел и подсвечиваются у адресата красным цветом.

Ещё мы прикрепляем в комментарии сопутствующие файлы. Себе мы подключили интеграцию с офисным редактором Р7, чтобы можно было просматривать и править документы. Хранить их тоже можно внутри системы — в карточках или в файловом хранилище.

Обсудить проект и уточнить детали и сроки мы можем также через встроенную ВКС. Звонок можно организовать из карточки задачи: мы подбираем удобное всем время с помощью сводной таблицы слотов, а система сама приглашает участников. Коллеги со стороны клиента тоже могут присутствовать на встречах, их мы подключаем по внешним ссылкам.

В ВКС есть транскрибатор и саммаризатор. Они автоматически расшифровывают разговор и фиксируют все договорённости в стандартизированных протоколах.

Для них мы заранее написали шаблоны, в которых указали важные для каждого типа задач данные. Запись звонка, расшифровку и саммари системный робот тоже присылает в комментарии к задаче, чтобы у всех участников был к ним доступ. В случае проблем протокол можно сверить с записью звонка, заверить информацию и использовать её.

Промежуточные и финальные документы мы тоже согласуем в системе. Для этого мы подключили усиленные неквалифицированные подписи для внутренних акцептов и настроили двухстороннюю интеграцию с Контур.Диадок и СБИС.

Всем подписантам приходят регулярные уведомления, а на случай, если сроки реагирования кончаются, мы предусмотрели правила эскалации на руководителей.

Когда все задачи выполнены, проект закрывается, а клиент переходит в работу техподдержки. Мы настроили в системе бэклог, в который менеджеры со стороны клиента могут вносить задачи на улучшения.

Для нас бэклог — это дополнительный способ улучшить клиентский опыт. Менеджер видит, как идут работы в реальном времени, а мы тратим меньше ресурсов на синхронизацию и статус-созвоны. Обсудить доработки и согласовать бюджетные вопросы тоже можно из карточки задачи.

Если клиент решает автоматизировать процессы и других отделов, мы создаём в рамках его карточки отдельный проект, и все этапы запускаются снова.

Автоматизация проектного управления и связанных процессов в единой системе позволяет нам: