Как порадовать бухгалтера и кадровика? Мы автоматизировали оформление командировок и работу с сервисами ЭДО (это сработало)
Бухгалтеры и специалисты отдела кадров входят в топ-5 самых стрессовых профессий по данным hh.ru. Ежедневная рутина и огромный объём работы реально их истощают. Чтобы помочь справиться с нагрузкой, мы автоматизировали две типовые задачи — работу с командировками и входящими документами.
Немного контекста: с этой задачей к нам обратился производитель сложного медицинского оборудования. Он занимаются также постпродажным обслуживанием, поэтому сотрудники регулярно выезжают к российским и зарубежным клиентам для настройки и ремонта техники.
Проблема 1: на оформление командировки у сотрудника уходило минимум полтора часа
Раньше процесс в компании выглядел так: сотрудник заполнял заявку, часто путаясь в расчёте суточных. Затем HR-отдел вручную готовил приказ или маршрутный лист, сверяясь с личным делом. После поездки нужно было составить авансовый отчёт, а для зарубежных командировок — ещё и пересчитать все траты в рубли по курсу на дату покупки.
На этом сложности не заканчивались. Все документы по командировкам оформляли в SharePoint, а Microsoft анонсировал отключение ряда своих сервисов у всех российских пользователей. Мы нашли способ, как решить этот вопрос. Напомню, что я работаю в компании «Первая Форма», разрабатывающей одноимённую BPM-систему.
Решение — автоматизировали оформление командировок и авансовых отчётов на базе отечественного ПО
Теперь сотрудники заходят в систему, заполняют заявку на командировку и одним кликом отправляют её на согласование. Суточные считаются автоматически с учётом места поездки, а курс валют ежедневно обновляется с сайта ЦБ. После одобрения система сама формирует все нужные документы: приказ о командировке, маршрутный лист и даже служебную записку, если сотрудник едет на личном транспорте.
На следующий день после возвращения в системе автоматически создаётся задача по авансовому отчёту с дедлайном. Данные из заявки подтягиваются автоматически, сотруднику остаётся только внести информацию о фактических расходах и загрузить сканы документов.
Благодаря переходу на российское ПО сотрудникам не надо считать суточные на калькуляторе или вручную формировать приказы, за них это делает система.
Проблема 2: бухгалтеры часами разгребали входящие документы и согласовывали оплаты с коллегами
В компании давно перешли на электронный документооборот через сервисы Контур.Диадок и Тензор СБИС, но доступ к нему имели всего два сотрудника бухгалтерии. Они часами разгребали входящие документы и согласовывали оплаты с коллегами.
Инженеры после командировок неделями не сдавали авансовые отчёты. Для зарубежных поездок надо было дополнительно пересчитывать каждую трату в рубли по курсу валют на дату покупки. Из-за этого всё затягивалось, а бухгалтеры то и дело напоминали коллегам о документах.
Все сотрудники видят входящие документы и могут отследить их статус
Это стало возможным за счёт интеграции с Контур.Диадок и Тензор СБИС. Для согласования настроена матрица: первый уровень — ответственное лицо, второй — бухгалтер с правом подписи. Весь процесс теперь происходит в одном интерфейсе, включая отклонение или аннулирование документов.
Результаты не заставили себя ждать
Благодаря автоматизации время на оформление командировок сократилось в шесть раз, а 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.
С входящими документами сразу видно поступивший документ и ответственного, поэтому вопрос оплаты счёта и подписания акта решается за пару часов.
А как организовано оформление командировок в вашей компании?
Учет в amoCRM принес клиенту хаос: сотрудники путались в интерфейсе и продолжали пользоваться табличками в Excel. А при планировании выездов инженеров по заявкам информация терялась. В результате покупатели уходили, не дождавшись ответа. Чтобы навести порядок в кол-центре, разработали систему, которая не только доводит клиента до заключения сделки,…
Когда я прилетел в Таиланд в первый раз со штампом на 30 дней, я даже не знал, что такое “ED-виза”, я знал, что хочу жить легально и спокойно в этой стране. Находиться здесь долго “как турист” неудобно: визараны, ограничения по срокам, постоянная гонка за штампами. Именно тогда я впервые услышал про студенческую визу, которую в народе называют прос…
Крупный оператор корпоративного питания протестировал несколько систем электронного документооборота. И нигде не получилось связать между собой отделы компании. Пришли к нам, и уже через полтора месяца всё заработало. Рассказываем, как это получилось.
Ко мне обратился представитель компании (120-130 человек) с такой ситуацией. В компании все задачи между отделами и ключевыми сотрудниками ставятся через созданные под это телеграм-чаты. И, по достижении некой критической массы, задачи стали теряться - люди не успевали читать, забывали прочитанное в общем потоке. Рост компании плавно, но продолжалс…
Если вы хотите сделать свои посты в ВКонтакте более популярными, бесплатная накрутка лайков может быть отличным решением. Лайки повышают заметность ваших публикаций, увеличивают доверие и расширяют вашу аудиторию. Но как выбрать подходящий сервис для этой задачи?
Привет, я Артём — главред в ПланФиксе, платформе для создания собственной системы управления. В России на удаленной основе работают около 1 млн человек. Гибридных команд еще больше. И этими людьми надо как-то управлять.
Дано: Электромонтажная компания из Екатеринбурга с годовым оборотом 250 млн рублей. Компания хочет расти, заказчики и объемы есть, но выполнить их некому — не хватает рабочих рук.
В сентябре 2022 года к нам обратилась международная логистическая компания по грузоперевозкам и хранению в сегменте HoReCa. Проблема: европейский головной офис отзывает лицензии на иностранные ПО, и у клиента есть только год, чтобы реализовать ИТ-трансформацию, иначе произойдет остановка работы всех 16 распределительных центров по России. Все подро…
Закупки – один из самых сложных и затратных процессов в бизнесе. Компании тратят сотни часов на согласование, анализ предложений, управление тендерами и оформление документации. Любая ошибка может привести к финансовым потерям, срыву сроков и даже юридическим рискам. Вот что сказали нам спецы по автоматизации и мы согласились.
Офисная работа уже хорошо изучена, поэтому мы знаем, что больше трети дня сотрудники просто ищут данные в разных рабочих системах. Особенно всё плохо с документами, их находят только в 50% случаев. Расскажу, как мы решали эту проблему в НИИ с масштабным документооборотом. Не исключено, что в этой истории вы увидите отражение собственных процессов.
Обложка доставила)))
Это было бы смешно, если б не было так грустно
Какова была реакция сотрудников на внедрение? У нас такое не прошло бы
если вы смотрите на экономию времени в денежном эквиваленте, то появляются аргументы. организация не может получить высокую производительность с дамами, которые половину дня распечатывают документы
Как там... Отрицание, торг, принятие))
Но в итоге все рады, стало всё гораздо проще и удобнее
Алёна, молодец! Интересно
Мне казалось, что бухгалтера нельзя ничем порадовать 🫣
О, а мы на предприятии работали на Шарике.
Только по командировкам и вообще выдаче налички был сервис Abacus