Как порадовать бухгалтера и кадровика? Мы автоматизировали оформление командировок и работу с сервисами ЭДО (это сработало)

Бухгалтеры и специалисты отдела кадров входят в топ-5 самых стрессовых профессий по данным hh.ru. Ежедневная рутина и огромный объём работы реально их истощают. Чтобы помочь справиться с нагрузкой, мы автоматизировали две типовые задачи — работу с командировками и входящими документами.

Немного контекста: с этой задачей к нам обратился производитель сложного медицинского оборудования. Он занимаются также постпродажным обслуживанием, поэтому сотрудники регулярно выезжают к российским и зарубежным клиентам для настройки и ремонта техники.

Раньше процесс в компании выглядел так: сотрудник заполнял заявку, часто путаясь в расчёте суточных. Затем HR-отдел вручную готовил приказ или маршрутный лист, сверяясь с личным делом. После поездки нужно было составить авансовый отчёт, а для зарубежных командировок — ещё и пересчитать все траты в рубли по курсу на дату покупки.

На этом сложности не заканчивались. Все документы по командировкам оформляли в SharePoint, а Microsoft анонсировал отключение ряда своих сервисов у всех российских пользователей. Мы нашли способ, как решить этот вопрос. Напомню, что я работаю в компании «Первая Форма», разрабатывающей одноимённую BPM-систему.

Теперь сотрудники заходят в систему, заполняют заявку на командировку и одним кликом отправляют её на согласование. Суточные считаются автоматически с учётом места поездки, а курс валют ежедневно обновляется с сайта ЦБ. После одобрения система сама формирует все нужные документы: приказ о командировке, маршрутный лист и даже служебную записку, если сотрудник едет на личном транспорте.

На следующий день после возвращения в системе автоматически создаётся задача по авансовому отчёту с дедлайном. Данные из заявки подтягиваются автоматически, сотруднику остаётся только внести информацию о фактических расходах и загрузить сканы документов.

В компании давно перешли на электронный документооборот через сервисы Контур.Диадок и Тензор СБИС, но доступ к нему имели всего два сотрудника бухгалтерии. Они часами разгребали входящие документы и согласовывали оплаты с коллегами.

Инженеры после командировок неделями не сдавали авансовые отчёты. Для зарубежных поездок надо было дополнительно пересчитывать каждую трату в рубли по курсу валют на дату покупки. Из-за этого всё затягивалось, а бухгалтеры то и дело напоминали коллегам о документах.

Это стало возможным за счёт интеграции с Контур.Диадок и Тензор СБИС. Для согласования настроена матрица: первый уровень — ответственное лицо, второй — бухгалтер с правом подписи. Весь процесс теперь происходит в одном интерфейсе, включая отклонение или аннулирование документов.

Благодаря автоматизации время на оформление командировок сократилось в шесть раз, а 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.

С входящими документами сразу видно поступивший документ и ответственного, поэтому вопрос оплаты счёта и подписания акта решается за пару часов.

А как организовано оформление командировок в вашей компании?