До Сибири и обратно за несколько кликов: автоматизируем командировки сотрудников

Как избавиться от бумажной работы и сэкономить на деловых поездках с помощью Trivio — рассказывает KNAUF.

До Сибири и обратно за несколько кликов: автоматизируем командировки сотрудников

Оформление командировок — регулярная задача компании, которая может быть головной болью из-за лишней бюрократии. Сервис Trivio помогает избавиться от этих сложностей и автоматизировать процессы, связанные с деловыми поездками сотрудников.

Попросили группу компаний KNAUF рассказать, как они упростили оформление командировок с помощью нашей платформы.

Коротко о сервисе Trivio

Trivio — это удобная платформа, которая помогает легко и быстро организовать командировку. С помощью сервиса можно за несколько минут забронировать авиабилеты, отели, трансферы и оформить документы. Он интегрируется с бухгалтерскими системами и предоставляет удобные инструменты для контроля расходов, соблюдения тревел-политик, формирования отчётности и аналитики в реальном времени.

Так выглядит личный кабинет пользователя с полным доступом к системе Trivio
Так выглядит личный кабинет пользователя с полным доступом к системе Trivio

А вот несколько фактов о Trivio:

  • Сервис используют более 3 тысяч компаний, включая VK, OZON, «РусГазБурение» и «ВкусВилл».
  • В 2023 году больше 1 миллиона сотрудников отправились в командировку с помощью Trivio. В этом году цифра будет ещё больше.
До Сибири и обратно за несколько кликов: автоматизируем командировки сотрудников

Чем занимается KNAUF

KNAUF — один из мировых лидеров в производстве строительных материалов и систем для сухого строительства. В России компания присутствует с 1993 года и управляет более 20 заводами, производящими гипсокартон, сухие строительные смеси, теплоизоляционные материалы, пенопласт и другие изделия.

KNAUF предлагает решения как для корпоративных, так и для частных клиентов, включая звуко- и теплоизоляционные системы, а также стеновые и потолочные модульные конструкции.

До Сибири и обратно за несколько кликов: автоматизируем командировки сотрудников

Как устроены командировки в KNAUF

Валентина Свадковская
Координатор бизнес-тревел группы компаний KNAUF

Сотрудники KNAUF часто ездят в деловые поездки по России и за рубеж. Организация командировок в разных подразделениях KNAUF отличается: в одних случаях бронирования и авансовые отчёты оформляют ассистенты или офис-менеджеры, а в некоторых филиалах и сбытовых дирекциях сотрудники оформляют командировки самостоятельно.

Раньше мы использовали другую платформу для оформления поездок. Но полтора года назад поняли, что прежний поставщик услуг не совсем нас устраивает.

Чего нам не хватало:

  • Единого подхода к начислению сервисного сбора. За все офлайн-заказы начислялись увеличенные сервисные сборы. После февраля 2022 года при бронировании авиабилетов по зарубежным направлениям взимались дополнительные сборы за обработку. Всё это привело к увеличению затрат на командировки.
  • Онлайн-бронирования билетов зарубежных авиакомпаний. Введение санкций осложнило работу многих тревел-агентств. Предыдущая платформа перестала поддерживать онлайн-покупку авиабилетов зарубежных авиакомпаний. Оформить такие бронирования можно было только вручную через службу поддержки — это увеличило сроки.
  • Гибкой настройки тревел-политики. Мы не могли задать минимальный срок для планирования командировок, настроить нужные нам исключения и отправить поездку на согласование. Это усложняло контроль за соблюдением нашего внутреннего регламента организации командировок.
  • Интеграции с нашими версиями 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия. На платформе нельзя было настроить автоматический перенос профиля нового сотрудника из 1С:ЗУП, оформить авансовый отчёт по командировочным расходам. Сотрудники вручную создавали профили на платформе бронирования, вносили информацию о расходах на билеты, отели и другие услуги в 1С. Нам не хватало интеграции с 1С для автоматизации процесса оформления командировок — загрузки данных по всем приобретённым услугам в рамках поездки в нашу систему учёта.

Как Trivio помог нам решить проблемы

Мы выбрали Trivio, потому что сервис учитывал все указанные пожелания и предлагал гибкие возможности настройки интеграции с 1С с учётом наших особенностей.

Теперь процесс оформления командировок выглядит так.

Никакой бумажной работы

Раньше после командировки сотрудник заполнял многостраничный авансовый отчёт, включая суточные, затраты на проезд, проживание. При этом сведения по перелёту или железнодорожному билету нужно было вводить с указанием номера билета, даты выписки и суммы.

С переходом на Trivio всё стало гораздо проще. Настроена автоматическая интеграция данных по всем оформленным услугам на платформе Trivio в нашу систему 1С. Помимо авиабилетов в 1С автоматически попадают справки о перелёте, которые формируются на платформе и становятся полноценной заменой посадочным талонам.

Ещё можно вносить дополнительные расходы — например, на транспорт или ресторанное обслуживание. При этом специалисты Trivio доработали функционал сервиса с учётом нашей номенклатуры расходов в 1С. Для каждого дополнительного расхода предусмотрены поля «Комментарии», где сотрудник может указать обоснование затрат. В результате мы отказались от лишних служебных записок, которые нужно было прикладывать к каждому авансовому отчёту.

Синхронизация Trivio и 1C внутри личного кабинета
Синхронизация Trivio и 1C внутри личного кабинета

Также важный элемент — возможность выбора валют. В нашей бухгалтерской системе суммы вносятся в авансовый отчёт в локальной валюте, вплоть до монгольских тугриков. И в Trivio предусмотрена такая функция.

Быстрое согласование поездки

Раньше было много бюрократии. В некоторых отделах бюджет согласуют с руководителем, заверив его подписью в служебной записке. В других все поездки требовали предварительного одобрения, после которого тревел-агентство оформляло бронирование.

Теперь в Trivio всё проще: если поездку нужно согласовать, перед бронированием система показывает это сотруднику. Он нажимает на кнопку, и руководитель получает запрос по электронной почте с деталями поездки: даты, билеты, проживание.

В случае срочных командировок процесс ещё быстрее: руководитель подтверждает поездку прямо из письма в Outlook, не заходя в Trivio. Сотрудник получит уведомление с причиной отказа, если командировка не одобрена.

Соблюдение тревел-политики

Тревел-политика повышает уровень ответственности и дисциплины команды при планировании командировок. Например, наши сотрудники должны оформить билеты как минимум за неделю до поездки. Этот пункт удобно настроен на платформе Trivio. Если человек начинает оформлять билет позже, сервис сообщит, что такую поездку нужно согласовать.

В состоянии «В резерве» недоступны выписка билетов или оформление ваучеров. После одобрения командировки они становятся активными, чтобы сотрудник мог завершить процесс оформления, распечатать или сохранить билеты и подготовиться к поездке.

Интерфейс личного кабинета немного меняется в зависимости от того, зарезервирована поездка или уже оформлена
Интерфейс личного кабинета немного меняется в зависимости от того, зарезервирована поездка или уже оформлена

Если кто-то нарушает правила, Trivio автоматически отправляет уведомление руководителю. Благодаря этому количество нарушений в KNAUF снизилось на 40%. Мы можем анализировать все расходы на командировки на платформе и получать подробную статистику по каждому случаю. Это помогает каждый год пересматривать тревел-политику и оптимизировать процессы.

Один из приятных бонусов внедрения Trivio — это то, что подразделения стали чаще поручать сотрудникам самим оформлять командировки. Мы снизили нагрузку на ассистентов и офис-менеджеров, а у сотрудников появилась больше осознанности и ответственности. Такой подход позитивно влияет на корпоративную культуру и сэкономил наши ресурсы.

Trivio автоматизирует процесс командировок, помогает сократить бумажную работу, контролировать расходы и способствует оптимизации внутренних бизнес-процессов. Больше не нужно тратить время на ручное заполнение документов или согласования — всё это делает система.

2525
27 комментариев

ой командировки оформлять это всегда стресс, хорошо, что сейчас в них не бываю))

2
Ответить
Автор

Понимаем! Поэтому стараемся сделать наш сервис удобным для использования, чтобы оформление поездок не было стрессом

Ответить

Я как-то работал в документообороте, но у нас была небольшая компания. Как же я намучился с этими командировками...

1
Ответить
Автор

Да, в оформлении командировок много нюансов, в которых сотрудники могут запутаться. Поэтому и делаем так, чтобы в нашем сервисе всё было интуитивно понятно)

Ответить

Бюрократии в командировках все равно будет много, от нее никуда не дется 🤷‍♀️

1
Ответить
Автор

Глобально — да, командировки все равно нужно согласовывать. Но можно упростить этот процесс, чем мы в Trivio и занимаемся)

Ответить

Здорово, что у вас можно хотя бы документы не заполнять. Уже облегчение))

1
Ответить