Как вести полноценный учет интернет-магазина в Google Таблицах ?
В данной статье, я хочу рассказать о шаблоне, который вполне заменяет 1С и CRM, не требует настроек и абонентской платы, а также докажем, что автоматизированный учет можно вести и в Google таблицах тоже.
Рассмотрим основные возможности Google Таблиц для учета бизнеса, покажем алгоритм его заполнения, а также поделимся полезными советами работы с Google Таблицами.
Начнем с краткого обзора:
Шаблон EasyBasa - это 7 взаимозависимых вкладок, или разделов: Отчет, Закупка, Склад, Заказы, Финансы, Накладная, Брак и Упаковка.
Каждый раздел имеет подробные инструкции, которые появляются при наведении на соответсвующие заголовки столбцов. Инструкции также содержат примеры по их заполнению. Помимо этого имеется отдельный раздел: Справка, в котором собрано подробное руководство, что позволит вам с легкостью научиться пользоваться нашим шаблоном.
Главным преимуществом шаблона EasyBasa является полное отсутствие необходимости знаний Excel. Вам не надо писать ни единой формулы, все уже составлено за вас и работает в автоматическом режиме.
Представим, что у Вас интернет-магазин по продаже гирлянд. Вы закупаете товар в Китае через eBay и продаете их через веб-сайт, Инстаграм и группу в контакте.
Начнем с раздела Закупка
В раздел Финансы, в блок Расход | Закупка товара автоматически добавились затраты на покупку нашей партии товара. Нам необходимо указать только источник средств.
Также товар автоматически добавился в список в разделе Склад, в графу Поставка.
Как только мы добавили фактическую дату поступления, количество товара автоматически отражается в столбце склад и исчезает из поставки.
Если вы знаете вес товара, указываем его. Это информация будет полезна для отправки по почте или курьерскими службами.
При изменении цены необходимо указать дату, а также установить новые цены.
Перейдем к разделу Заказы:
Прежде чем работать с данным разделом, отредактируем технические параметры: а именно, укажем способы доставки, стоимость и откуда вы получаете заявки.
В столбце ресурс добавим новый канал продаж: например ТикТок, WildBerries.
Представим, что вам поступила заявка с Инстаграм. Заполняем дату, выбираем из выпадающего списка Инстаграм, указываем имя покупателя: Игорь, а также его профиль в Instagram. Обратите внимание, что при наведении на номер заявки мы получаем ссылку на пользователя и можем сразу же перейти на его страницу и написать сообщение. При выборе ВК, мы поучаем ссылку на профиль в контакте, а если клиент сделал заявку на сайте и указал электронную почту, то при наведении мы можем оправить письмо на указанный адрес прямо из ГуглТаблиц.
Далее указываем номер телефона и выбираем в выпадающем списке товар, который хочет заказать клиент. Пусть это будет Гирлянда снеговики синего цвета. Обратите внимание, что в столбце наличие мы сразу же видим кол-во товара на складе. Если товара на складе нет, то здесь будет показано под заказ.
Данные артикул и цена добавляются автоматически из раздела склад.
Указываем кол-во товара, выбираем способ доставки. При необходимости добавляем скидку. Указываем форму оплаты и ставим статус заказа: всего имеется 8 статусов, каждый из которых имеет свое обозначение цветом для легкости восприятия. Рассмотрим статусы более подбробно:
«Запрос» - К вам обратился покупатель, но его намерения еще не ясны.
«Ожидает доставки» - Покупатель подтвердил свое намерение купить товар, предоплаты не поступало.
«Оплачен, ожид. дост.» - Покупатель оставил 100% предоплату за товар, и товар ожидает доставки любым способом.
«Отправлен налож» - Заказ отправлен наложенным платежом и ожидается оплата покупателем при получении.
Данные об этих заказах попадают в раздел Финансы, Блок Наложенные платежи, чтобы вы всегда могли отслеживать, какие платежи еще не прошли ожидать их поступления.
«Выполнен» - Заказ доставлен, оплачен и сделка закрыта.
Перейдем в раздел Финансы: данные о выполненном заказе попадают в блок Доход автоматически, от вас не требуется никаких действий.
Также в таблице склад товар автоматически вычитается, ведь мы его уже продали, и мы видим наличие меньшее, чем было ранее.
«Резерв» - Покупатель попросил отложить товар. В таблице склад мы видим количество товара в резерве.
«Предзаказ» - Товара нет в наличии, но покупатель выразил желание подождать.
«Отмена» - Покупатель отказался от заказа. Обнуляем количество в желтой ячейке.
В случае, если в заказе несколько товаров, повторно заполнять контактные данные не нужно, сразу выбираем второй товар в заказе, ему автоматически присваивается номер 2.1.
Указываем дату доставки или отправки, а также адрес и комментарий. При наличии трек номера, указываем трек номер.
Сверху расположены сводные данные по статусам заказов.
Раздел Накладная.
Данные формируются автоматически из раздела Заказы. Все, что нужно сделать, это выбрать номер заказа: 1,2, 3 и тд.
Все остальные данные подставляются в накладную автоматически.
Обратите вниманием, что вам не надо заполнять даже сумму прописью - она также формируется автоматически. Нажимаем ctrl p или cmd p, и печатаем готовую товарную накладную.
Раздел Финансы:
Первый блок Расход и денежные операции
Данный блок заполняется вручную и отражает расходы денежных средств, а также операции с ними.
Статьи затрат и источники средств редактируются в специальных технических полях.
В разделе Финансы вы можете отслеживать сводные показатели, такие как выручка, перемыл ныне, постоянные, валовая прибыль и убыток или прибыль.
Последний, но очень важный раздел: Отчет. В нем мы можем быстро посмотреть самые важные для нас данные: денежные средства, проверить наличие товара, увидеть последнее изменение цен, а также финансовое состояние и предупреждения.
Данный раздел удобен как при работе с ПК, так и на мобильных устройствах.
Подробный обзор на автоматизированный шаблон EasyBasa доступен по ссылке:
А ТАКЖЕ ДЕМО-ВЕРСИЯ: