Конец овербукингу и подготовке в последний момент, или как автоматизация упрощает подготовку мероприятий и бронирование помещений
Когда выставочные залы, конференц-комнаты и другие помещения сдаются в аренду, а записи ведутся кто как может, неизбежны проблемы — одни площадки пустуют часами, а на других сталкиваются сразу несколько организаторов мероприятий, уверенных в своей брони. Как показывает практика, система бронирования помогает использовать помещения с эффективностью 90% и выше. Расскажу и докажу это на примере культурного центра, с которым мне довелось поработать.
Проблема: подготовка к мероприятиям не была стандартизирована, каждый продюсер работал по-своему
Культурное пространство ежедневно проводит десятки мероприятий: выставки, концерты, мастер-классы и кинопоказы. Для этого надо координировать множество процессов: бронирование помещений, монтаж оборудования, управление персоналом и техническими службами. А чтобы получить финансирование и успеть пригласить популярных спикеров, требовалось составлять план мероприятий на два года вперёд.
Какие сложности возникали:
- Каждый продюсер составлял план на два года вперёд по своему направлению в общей Google Sheets. Когда в таблице работали несколько сотрудников, было сложно отследить изменения. Документ становился громоздким и неудобным.
- Когда становились известны точные даты мероприятий, продюсеры вручную бронировали площадки через иностранный софт. Там была видна занятость помещений, но не поддерживались остальные организационные процессы.
- Продюсеры каждый раз заново составляли списки оборудования, планировали этапы подготовки и рассчитывали время на монтаж.
- Информация о проектах хранилась в разных местах — планы в таблицах, переписка в почте и мессенджерах.
- Задачи техслужбе ставили бессистемно — кому-то в Telegram, кому-то по телефону или лично.
- Статус уточняли через звонки и сообщения каждому исполнителю.
Культурному центру требовалось единое решение, охватывающее полный цикл работы по организации выставок и иных мероприятий. Нашёлся способ, как решить этот вопрос. Им занималась я как руководитель проектов и моя команда.
ПыСы Я работаю в компании «Первая Форма», разрабатывающей одноимённую BPM-систему.
Упростили годовое планирование мероприятий
Продюсеры мероприятий получили новый рабочий инструмент — единый календарь, где все события представлены как отдельные проекты. Если даты мероприятий меняются, прям там же их можно скорректировать.
Если продюсер понимает, что под мероприятие подойдет определённое помещение, он может сразу же его забронировать.
Объединили управление мероприятиями и бронирование локаций
В системе настроен реестр локаций. Он синхронизируется с расписанием мероприятий и наглядно показывает занятость каждого пространства. Это исключает овербукинг — конфликт бронирования ресурсов, когда один и тот же зал зарезервирован под два разных события одновременно.
Для масштабных событий, таких как новогодние детские праздники,теперь можно забронировать всё здание одним действием вместо создания отдельных заявок на каждое помещение.
По клику на карточку из календаря можно перейти в задачу по организации мероприятия. Там указаны тип события, условия входа, возрастная классификация, доступность для людей с ограниченными возможностями.
Многие локации трансформируются: можно убрать несколько рядов кресел или поставить дополнительные, выставить перегородку и разделить помещение на зоны. Все возможные опции уже занесены в систему. Продюсер выбирает подходящий для себя вариант из списка — на основе этой информации коллеги соберут необходимую конфигурацию.
В системе указаны все возможные варианты трансформации площадки: убрать или добавить кресла, установить перегородки и разделить пространство на зоны. Продюсеру остаётся только выбрать подходящую конфигурацию.
Это исключает необходимость дополнительных согласований и уточнений — команда монтажёров сразу понимает, как подготовить помещение, без ошибок и переделок.
В системе высвечивается рекомендация, какие ещё помещения подойдут для проведения такого мероприятия. В случае изменения сроков продюсер сможет быстро выбрать альтернативную локацию.
Ускорили процесс планирования мероприятий
В систему загружены шаблоны с типовыми задачами для разных событий: установить микрофон, натянуть полотно для проектора и другие. Благодарям этому планирование мероприятий ускорилось. Продюсеры выбирают нужные пункты из списка, а система автоматически отправляет задания в соответствующие подразделения.
Руководитель подразделения монтажа/света/клининга получает задачу, оценивает текущую загрузку своей команды и выбирает исполнителя. Техническим специалистам не нужно возвращаться к компьютеру — они получают задания и отправляют отчёты через мобильное приложение прямо во время работы.
Для сложных вещей, таких как монтаж декораций и оборудования, продюсеры указывают точные временные рамки. Это помогает всем участникам процесса корректно планировать свою работу и завершать её в срок.
Задать вопросы можно в комментариях задачи или, если срочно, набрать коллегу через встроенную систему видеоконференцсвязи (ВКС).
Итоги автоматизации подготовки и управления мероприятиями в единой системе
Культурный центр теперь работает в едином цифровом пространстве. Это позволило:
Сократить время на административную работу. Подготовка к новым мероприятиям занимает минуты вместо часов.
Ускорить принятие решений. Руководители видят актуальный статус всех событий без дополнительных запросов.
Повысить эффективность использования помещений до 90%.
Исключить накладки в расписании и технические сбои.
Оптимизировать загрузку персонала. Система помогает равномерно распределять задачи между техническими службами.
А вы используете специальный софт или готовитесь к мероприятиям по старинке?