Обязательный переход на электронные транспортные накладные в 2026. Как успеть?

С 2026 года электронные перевозочные документы будут обязательными для многих видов грузоперевозок. Соответствующие поправки в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» приняли и подписали в начале июня 2025 года.

У бизнеса осталось чуть больше года, чтобы подготовиться к нововведению.

Кого это затронет?

Заказчиков грузоперевозок: получателей и отправителей грузов со своим транспортом или пользующихся услугами экспедиторов. Это крупные дистрибьюторы, торговые сети, промышленные предприятия, у которых множество деловых партнёров и большой объём перевозок.

Ediweb — оператор информационной системы электронной перевозочных документов и разработчик логистического сервиса DropCat. Каждый день мы сталкиваемся с вопросами от клиентов по этой теме: нужно ли торопиться сейчас и как гарантированно запустить проект с электронными транспортными накладными (сокращённо — ЭТрН) в срок, с прогнозируемыми затратами и минимальными рисками.

Мы подготовили «дорожную карту», где попытались дать универсальные ответы, опираясь на свои компетенции.

Первичный документ для оформления перевозки грузов, один из электронных перевозочных документов, разрешённых к обмену регулятором. Полноценный аналог бумажной транспортной накладной. Отличается строгим форматом ФНС с юридической значимостью.

По планам правительства, в среднесрочной перспективе 90% всех перевозочных документов должны передаваться в электронной форме. ГИС ЭПД — это государственная информационная система, куда передаются эти документы. Доступ к ним имеют федеральные органы исполнительной власти. Передавать документы можно только через специальных операторов, таких как Ediweb.

Кроме предоставления возможности создавать, подписывать и передавать перевозочные документы, мы как оператор проверяем:

Перед началом перехода на электронные транспортные накладные нужно выбрать подходящего оператора ИС ЭПД, ориентируясь на:

Реализовать масштабный проект с электронными транспортными накладными без технического и методологического участия оператора и интегратора затруднительно. Вы столкнётесь со следующими вызовами:

Определение целей. Нужно понять ожидания от проекта. Что предприятие хочет получить от перехода на ЭТрН? Какие боли нужно закрыть с помощью цифровизации?

Форматы документов. Транспортные накладные — часть цепочки документов. Определите типы и форматы документов до и после перевозки, которые предприятие готово перевести в электронный вид. Например, договоры или УПД.

Бизнес-процессы. Нужно описать то, как накладные оформляются сейчас, чтобы найти «узкие места». Эта поможет понять, как реализовать процессы в ходе проекта.

Уровень цирофизации. Применяется ли TMS, YMS, WMS, СЭД, платформы ЭДО, ERP? Существует ли интеграция между ними? Как вы взаимодействуете с контрагентами? Это влияет на масштаб проекта.

Ответы на эти вопросы даются внутри компании при наличии сотрудников с квалификацией бизнес-аналитиков, ИТ-архитекторов и системных аналитиков, либо при обращении к оператору.

На этапе подготовки следует определить сценарии обмена электронными транспортными накладными, которые востребованы вашей организацией. От этого зависит: кто будет создавать и подписывать соответствующие файлы обмена, в каком порядке транспортная накладная будет перемещаться между деловыми партнёрами.

Существует несколько десятков сценариев. Например, простая перевозка груза, перевозка сборного груза со склада временного хранения, перевозка груза с заменой водителя или транспортного средства, перевозка скоропортящегося груза и так далее.

Опираясь на выбранные сценарии, следует определить участников для подписания документов и титулов в нужном порядке. Поиск пилотных цепочек может оказаться трудоёмким.

От роли участника и объёма документооборота будет зависеть способ работы с ЭТрН. Например, работники офиса или склада могут использовать веб-интерфейс оператора или свои информационные системы. Водители же будут использовать мобильное устройство и соответствующее приложение, либо ПО, предустановленное в бортовую мультимедийную систему.

Этап 2. Интеграция (до 2 месяцев)

Инициатору перевозки нужно провести интеграцию с оператором. Придётся понять границы ответственности используемых систем. Например, где создавать файлы госформата; где подписывать файлы; какие роли обмена должна поддерживать интеграция; какой способ подключения и т. д.

Интеграция поможет синхронизировать справочники реквизитов, транспортных средств, точек погрузки и выгрузки, водителей и т. п., что ускорит оформление ЭТрН, избавив от необходимости руками вносить данные в интерфейсе.

Этап 3. Пилотный запуск (до 3 месяцев)

Это ключевая часть проекта, поскольку в обмене ЭТрН участвуют несколько сторон и без их вовлечения в проект он рискует оказаться незавершённым.

Прежде чем масштабировать на весь пул контрагентов, следует протестировать ЭТрН на ограниченном числе рейсов и партнёров. Для этого можно выбрать фокус-группу из 10–15 контрагентов, с которыми будет необходимо отработать создание, подписание, отправку документов. Нужно провести базовое обучение как для собственных сотрудников, так и для персонала партнёров. На основе сбора обратной связи можно будет сделать необходимые доработки совместно с оператором.

Этап 4. Масштабирование проекта (до 6 месяцев)

Необходимым результатом должен стать переход всех партнёров вашей организации на обмен транспортным накладными в электронном виде. Начиная с постепенного подключения к обмену ЭТрН небольших групп контрагентов, рекомендуется плавно перейти к обязательному условию. Это можно включить в договоры с новыми партнёрами. С текущими подписать дополнительное соглашение.

В момент масштабирования стоит принять решение об автоматизации массовой обработки накладных, внедрение трекинга грузов с привязкой к ЭТрН, расширения типов перевозочных документов, переводимых в цифровой формат (путевые листы, поручения экспедитору, заказ-наряды, договоры фрахтования и т. п.).

К этому же времени предприятие может провести анализ эффективности проекта. Финансово‑экономическое подтверждение выгод должно стать закономерным итогом

Инерция контрагентов и сотрудников

Общаясь с ЛПР используйте аргументацию, опирающуюся на выгоды от сокращения ручной работы, уменьшения нагрузки на ФОТ и затрат на документооборот, Обоснованные доводы помогут преодолеть возможное сопротивление инновациям. Как правило, водители пользуются широким набором мобильного ПО и справятся с необходимостью подписывать ЭТрН за пару кликов. Вам поможет обучение и демонстрации, материальная мотивация для сотрудников-«первопроходцев», установка регламентов.

Отсутствие предшествующего перевозке документооборота в цифровом виде

Если ЭТрН является первым и единственным электронным документом в организации, то могут возникать трудности, связанные с использованием противоположных по своей сути форматов: бумажного и цифрового. На этапе бизнес-анализа и подготовки к проекту оцените вместе с оператором эффекты от цифровизации договоров, УПД, поручений экспедитору, запросов на бронирование транспорта и т.д. Комплексный перевод в электронный вид всей цепочки документов позволит минимизировать трудозатраты.

Недостаточная цифровая зрелость организации

Оператора помогает определить минимально необходимый набор ПО для запуска проекта с ЭТрН. На начальных этапах работа с электронными транспортными накладными возможна без установки сложных систем.

Затягивание с дедлайном

Одна из ключевых ошибок многих организаций, откладывающих запуск сложных проектов до момента объявления дедлайна по обязательному переходу на ЭТрН. Как подсказывает опыт предыдущих инноваций от государства, подготовку стоит начинать с большим запасом.

Если подключение к оператору ИС ЭПД и пилотирование могут занять короткий срок, то вывод проекта в промышленную эксплуатацию растянуться на многие месяцы, поскольку это предполагает вовлечение в обмен множества получателей или отправителей грузов, перевозчиков и экспедиторов. Именно эта часть проекта считается самой трудоёмкой.

Не сложно подсчитать, что весь проект может занять порядка одного года. Чтобы успеть к 1 сентября 2026 года лучше начинать уже сейчас. Надеемся, что наш опыт, описанный выше, поможет вам.