Как мы помогли Xindao наладить работу с 400 дистрибьюторами с помощью b2b-портала

Привет, Я Олег Громов, основатель IT-продакшна Extyl. Мы создаем и поддерживаем сложные веб-проекты: e-commerce, b2b, маркетплейсы и порталы. В числе наших работ интранет-система для Hoff, сервис документооборота для Cибур НХТК, дилерский портал для Cordiant, web+mobile для Сбербанка и Ростелекома.

Год назад мы запустили корпоративный сайт с многофункциональным личным кабинетом для производителя сувенирной продукции Xindao. На примере этого проекта мы расскажем как компании-производители могут помочь своим дистрибьюторам избавиться от громоздкого документооборота, автоматизировать заказы и логистику и сделать совместную работу проще и приятней.

XINDAO — голландская компания, один из крупнейших поставщиков корпоративных подарков и бизнес-сувениров с индивидуальным брендированием и европейским дизайном. Компания автор антикражного рюкзака Bobby, ее представительства открыты в 11 странах мира. XINDAO работает с корпоративными клиентами не напрямую, а через дилеров — рекламные агентства. В России их около 400, они обеспечивают весь клиентский сервис, а зарабатывают на процентах от выполненных заказов.

Аудитория сайта — те самые менеджеры и агенты, которые работают с корпоративными клиентами. Они составляют КП, помогают клиентам выбрать сувениры и сделать брендирование, контролируют печать и доставку заказов. Эти люди ведут множество клиентов одновременно. Компании требовался новый сайт с удобным каталогом и личным кабинетом.

Раньше оформление заказа происходило так: менеджер дилера получал заявку, проверял наличие товара на складе, сверял возможности и стоимость нанесения логотипа, уточнял сроки поставки, обменивался с поставщиком по почте счетами и закрывающими документами. Быстро что-то отредактировать, удалить или объединить в один заказ было крайне сложно, а вот запутаться и что-нибудь потерять — легко.

Чтобы сократить процесс и избавиться от хаоса, было решено перенести этот бизнес-процесс в личный кабинет на сайте. Там должна была отображаться история заказов с актуальными статусами, остатки на складах, сроки производства и этапы готовности, график платежей. Весь документооборот также было решено перенести в личный кабинет. А для руководителей агентств-дилеров появлялась возможность анализировать отчеты по продажам — в том числе, по каждому сотруднику.

При этом публичная часть сайта оставляла за собой роль интернет-витрины: показывать ассортимент, виды и способы брендирования сувенирной продукции, но не давать возможности сделать заказ напрямую. Это типичное решение для производственной компании — полный функционал становится доступным после авторизации.

Новый личный кабинет дал возможность одному юрлицу заводить неограниченное количество аккаунтов для своих менеджеров. Это дает возможность специалистам не тратить время на поиск своих заказов среди чужих и проще контролировать статусы оплаты. А их руководители таким образом могут отслеживать деятельность каждого сотрудника.

Сайт XINDAO избавляет менеджера от необходимости каждый раз собирать коммерческое предложение, копируя названия товарных категорий вручную и вставляя их в документ. Теперь он может быстро сформировать КП с выбранными им позициями, характеристиками и стоимостью. А потом скачать его в PDF или XLS в два клика.

Настройки позволяют быстро подготовить индивидуальное предложение для того или иного клиента.

В интерфейсе личного кабинета менеджер может выбрать продукцию, сформировать заказ из разных складов, зарезервировать товары, которых там еще нет, при этом сразу учитывать изменения времени ожидания заказа. Вся информация о товарах, остатках на складах и ожидаемых поступлениях выгружается из 1С и автоматически обновляется на сайте.

Чаще всего, когда менеджеры создают сразу много заказов, им удобно, чтобы они приходили одновременно. Это еще и часть внутренних правил XINDAO — стремиться облегчать логистику. Поэтому менеджерам так важна функция «резерв», ведь это не просто возможный заказ, а тот заказ, который еще не уехал. Менеджер зарегистрировал его, но тот еще не собран и не отправлен.

XINDAO также бесплатно присылает образцы продукции прямо в офис дилера, чтобы их могли посмотреть и потрогать, показать клиенту. Аренда длится 5 дней, после чего курьер приезжает и забирает его. Если образец очень понравился, можно выкупить его и оставить себе.

В карточке каждого товара есть информация о том, какое брендирование можно сделать — гравировка, вышивка, разные виды печати. На макете отмечено поле для нанесения. Его можно скачать, разместить логотип в нужном месте, затем согласовать его с клиентом и сделать заказ.

Агентства-дилеры работают с XINDAO по кредитной линии — это доступная сумма доверительного кредита, которая увеличивается в зависимости от объема заказов. Агентство может заказать и получить товар с отсрочкой по оплате счета до 21 дня. Если на 22-й день оплата не поступает, возможность заказа для аккаунта блокируется. С дилером связывается менеджер XINDAO и выясняет, в чем дело. Внутри личного кабинета менеджер может контролировать статусы оплат и даты платежей по заказам.

В личном кабинете руководителя рекламного дистрибьютора отражается аналитика по своей компании:

— общая сумма продаж за текущий месяц/квартал/ год и сравнительный график с предыдущими периодами,

— количество заказов,

— средний чек,

— количество зарезервированных, но не выкупленных товаров,

— круговая диаграмма топ-категорий продукции,

— показатели сотрудников: объем и сумма продаж каждого.

Сохраняется и статистика заказов — информация о том, какие товары каким клиентом куплены. Данные копятся и собираются в дашборды.

Руководителю агентства это дает возможность быстро проанализировать эффективность бизнеса, не требуя от сотрудников вручную составлять отчеты по продажам.

Он наглядно видит, кто из менеджеров работает лучше, в каком месяце продажи выросли или просели, какие товары или вид брендинга пользуется наибольшей популярностью. Благодаря этой информации дилеры могут менять приоритеты и корректировать маркетинговую стратегию. XINDAO увеличивает скидку для партнеров с большими оборотами, помогая больше зарабатывать дилерам. Так компания создает свое конкурентное преимущество как поставщика и сама зарабатывает больше.

С помощью расширенного функционала каталога и личного кабинета на сайте:

— Дилеры XINDAO экономят трудочасы.

— Клиентские менеджеры избавляются от рутинных действий: переписки, звонков, составления КП.

— Менеджерам легко организовать свой труд: календарь платежей, резервирование продукции, согласование макетов.

— Руководители агентств могут быстро анализировать эффективность работы с помощью статистики и дашбордов.

— XINDAO увеличивает свое конкурентное преимущество как поставщика.

Если ваша компания тоже относиться к сфере В2В и нуждается в автоматизации внутренних процессов или процессов сбыта — мы можем помочь вам с этим так же, как 400 дистрибьюторам XINDAO на рынке в России.