Как закрывать вакансии на 60% быстрее с помощью чат-ботов?

Там, где раньше рекрутеры тратили дни на обзвоны и переписку, теперь достаточно пары кликов. Чат-боты взяли рутину на себя и ускорили найм в «Лемана ПРО» на 60%.

У ретейлера 112 магазинов и около 45 тысяч сотрудников. Только на подбор персонала в рознице работает больше сотни рекрутеров в трёх основных направлениях: офисный персонал, ИТ-специалисты и большой центр подбора сотрудников для розничных магазинов. Именно они каждый год закрывают около 18 тысяч вакансий в 10 регионах.

Традиционные HR-инструменты с таким масштабом справляются с трудом: рекрутеры тратят часы на звонки, договорённости и напоминания, а кандидаты пропадают на полпути к подписанию договора.

При этом у бизнеса есть сезонные пики: летом и осенью поток заявок резко растёт. Добавлять людей в HR-отдел на пару месяцев невыгодно, а нагрузка на рекрутеров в это время зашкаливает.

Команда искала инструмент, который снимет с рекрутеров часть задач и ускорит процесс найма. Решением стали чат-боты, которые интегрировались с ATS (система управления кандидатами) и сразу закрыли две цели:

● автоматизация рутинного рекрутинга;

● проведение выходных интервью с увольняющимися сотрудниками.

● Обрабатывают отклики. Бота подключают к сайтам для поиска работы, где он изучает резюме и сам связывается с кандидатом, уточняет интерес к вакансии и предлагает узнать детали, поддерживает диалог.

● Записывают на интервью. Бот предлагает кандидату выбрать удобное время для собеседования, а потом отправляет напоминания о встрече. В результате доля пропущенных встреч снижается и рекрутеры тратят меньше времени на планирование.

● Актуализация данных. Рекрутёр сам выбирает интересующие резюме, а бот уточняет по ним данные и обновляет информацию в базе данных.

● Возвращают старых кандидатов. Бот возобновляет контакты со старыми резюме — так возвращаются до 20% потенциальных сотрудников, готовых рассмотреть предложения о работе.

● Работают как голосовой кол-центр. Голосовой бот переводит звонки в текст и сохраняет их в системе. Это позволило повысить качество коммуникации с кандидатами до 100%.

● Отвечают на частые вопросы. На сайте бот берёт на себя типовые запросы и переводит сложные кейсы к HR.

● Собирают обратную связь. После интервью или увольнения сотрудники оставляют анонимные отзывы.

● Автоматические ответы на часто задаваемые вопросы. На сайте работает чат-бот, который отвечает на типовые вопросы и в сложных случаях направляет кандидата к живому сотруднику.

● Оценка кандидатов и NPS после интервью. После интервью бот предлагает оценить качество встречи и использует для этого метрику NPS (Net Promoter Score) ― этот индикатор отражает лояльность к бренду, компании или продукту.

2. Соискатель выбирает время собеседования сам, без звонков.

3. За несколько часов до собеседования бот напоминает о встрече.

Если кандидат однажды уже был в базе, бот вернёт его в процесс: «Ранее вы откликались на вакансию, но собеседование не состоялось. Хотите перезаписаться?» Каждый 5-й соглашается.

Раньше HR-специалисты сами брали экзит-интервью у увольняющихся, но это отнимало много времени, а ответы часто были формальными или неполными.

Теперь после увольнения сотрудники получают автоматическое приглашение пройти анонимный опрос: в нём можно указать причину ухода или написать свою, при этом отвечать проще и честнее.

Также бот спрашивает, не хотел бы кандидат вернуться в будущем. Всё это помогает актуализировать кадровый резерв.

Рекрутеры освободились от монотонных обзвонов и администрирования. Теперь у них больше времени на стратегические задачи: поиск редких специалистов, улучшение опыта кандидатов, работу с лояльностью.

Личное общение при этом не исчезло. В «Лемана ПРО» уверены, что живой контакт помогает лучше понимать мотивацию и ожидания кандидата. Но теперь HR используют его там, где он действительно нужен, а не тратят часы на рассылку приглашений.

В 2024 году с чат-ботом взаимодействовали более 138 тысяч кандидатов и сотрудников — обработать такой объём вручную было бы невозможно.

● Время отклика на заявку сократилось со 1–2 суток до 30 секунд.

● Каждая десятая вакансия была закрыта без участия рекрутера.

● Скорость подбора выросла на 60%.

● Полностью автоматизирована база взаимоотношений с кандидатами.

● Затраты на расширение штата HR не выросли.

Чат-боты уже не «технология будущего», а реальный инструмент, который экономит ресурсы.

Если у компании большой поток найма, боты снимут рутину и позволят HR-специалистам заниматься развитием бизнеса.