Сервисы
Irina Checha

СЭД – это не только канцелярия, но и решение бизнес-задач…

Команды ИТ-департаментов постоянно ищут баланс: как реализовывать всё новые требования пользователей и при этом не расширять парк систем, как не раздувать бюджеты и адаптировать имеющиеся системы под меняющиеся условия. Существует ли такое волшебное средство, как лист подорожника, которое можно применить во множестве процессов, объединить департаменты и удалённые филиалы?

Как автор статьи, скажу честно, что достоверно не знаю.

Просто хочу привлечь внимание к аббревиатуре СЭД — системе электронного документооборота, которая сегодня гораздо шире традиционного значения. Современные СЭД — это гораздо больше, чем просто автоматизация канцелярии и традиционного делопроизводства. Хотя, конечно, они начинались именно с этого, что и отражено в названии. Сегодня СЭД могут быть основой для электронного архива, в котором хранятся бухгалтерские документы, оперативно предоставляемые по запросам контролирующих органов. В СЭД можно реализовать электронный кадровый документооборот с приказами, уведомлениями, подписями, массовыми ознакомлениями — оцифровать бумажные процессы.

СЭД, которые изначально предназначались только для автоматизации делопроизводства, сегодня набрали столько смежной функциональности, что могут решать бизнес-задачи от автоматизации канцелярии до планирования производства.

Начнём сначала. Что умеют СЭД?

На заре формирования рынка в 1990-х гг. СЭД воспринимались узко как системы автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). В отличие от западных решений, российские системы отвечали требованиям отечественных регламентов делопроизводства и отставали именно в технологических аспектах работы с электронными документами: подписание, организация хранения. Зарубежные решения относились к ECM-системам и позволяли организовывать хранение документов (цифрового контента), имели широкую функциональность поиска, разграничения прав доступа и масштабирования. К 2000-м гг. произошла конвергенция функций: два рынка объединились в один — СЭД/ECM, а СЭД стали использовать для создания корпоративного хранилища контента. ECM стало синонимом понятия «электронный архив».

СЭД умеет:
• организовывать документооборот внутри компании
• хранить документы в электронном архиве, передавать их в другие ИТ-системы
• поддерживать бизнес-процессы, например, договорной документооборот, планирование ремонтов, претензионно-исковую работу
• автоматизировать сквозные бизнес-процессы, например, лизинговую деятельность от заявки до контроля платежей

Оказалось, что СЭД гораздо лучше, чем ERP или CRM-системы, справляются с обработками заявок, договорным процессом, претензионно-исковой работой. Следующим шагом стало практическое слияние с BPM-системами, ответственными за автоматизацию управления процессами. К 2010 г. СЭД научились поддерживать бизнес-логику жизненного цикла документов и строить сложные отчёты по процессам. Российские СЭД вобрали в себя наиболее востребованные функции ECM и BPM-систем и обогатились инструментами для работы с документами, уходящими далеко за границы традиционного ДОУ.

Постепенно ECM-системы уступили место новому классу систем — CSP (Content Service Platform), которые отличаются от предшественников более гибкой архитектурой и поддержкой Low-Code инструментария. Революционный шаг сделала компания Gartner, которая в 2017 г. отказалась от развития аналитики по классу ECM-систем и предложила новый класс — CSP.

Эволюция развития систем Docsvision

Сегодня CSP — это вершина эволюции, платформа с набором сервисов и инструментами Low-Code. Оказалось, что современные российские СЭД гораздо больше соответствуют именно этому классу систем, чем всем предыдущим. Их функциональность давно не только не уступает, но даже превосходит зарубежные системы.

А где доказательства? Отвечаем кейсами

Архив, объединяющий всю организацию

Рассмотрим пример федеральной транспортной компании из Санкт-Петербурга, в которой работает более 17 000 человек. Организация имеет территориально-распределённую структуру, хотя в пределах только одного города, все 20 служб компании не работают в одном офисном здании.

https://unsplash.com/

На заре формирования рынка СЭД организация автоматизировала работу канцелярии, что позволило объединить все распределённые подразделения в одну систему, отказаться от пересылки бумажных документов и минимизировать временные и финансовые потери. Спустя десятилетие потребовалось развить эту простую функциональность — расширить доступ к информации и документации для большего числа сотрудников. Потребовалось создать глобальный электронный архив организации.

Чтобы не плодить множество ИТ-систем для различных бизнес-задач, решили повторно использовать известную систему, но в последней версии с соответствующими возможностями. Единый архив становится единым пространством для документов компании, доступным всем пользователям и всем бизнес-процессам, независимо от подразделения, в котором они работают или от информационной системы — инициатора процесса. В результате инженер, отвечающий за эксплуатацию условного лифта или сложного аппарата, имеет доступ к соответствующей документации, а юрист — документы по объектам недвижимости, и всё это в одной системе.

Поскольку все документы хранятся в одном архиве, с которым интегрированы другие внутренние ИТ-системы более узкой сферы применения (ERP, PLM, CAD), в организации решена проблема обслуживания и головной боли из-за «зоопарка» ИТ-систем.

Сквозной бизнес-процесс, объединивший десятку подразделений в одной системе

Другой пример — разработка системы управления сделками и просроченной дебиторской задолженностью в финансовой компании.

https://unsplash.com/

Компании требовалось автоматизировать и сделать прозрачным весь процесс работы со сделками. Когда клиент заполнял заявку на сайте, она передавалась во внутреннюю систему. Сначала данные по заявке уточняли менеджеры по работе с клиентами, затем полученная информация передавалась в другие подразделения для проверки, подготовки договора и даже подписания соглашений. Далее система контролировала исполнение обязательств, уведомляла снова ответственных сотрудников о просрочках или возможных рисках.

«Бесшовность» в управлении одним процессом сделала его прозрачным и более эффективным, увеличила скорость обслуживания. Чтобы этого добиться, пришлось интегрировать систему с другими учётными системами организации.

Если интересно, то последний кейс мои коллеги подробно опишут на вебинаре 18 марта «Как повысить эффективность бизнеса с помощью BPM-системы? Кейс автоматизации основной деятельности лизинговой компании». Ещё можно успеть зарегистрироваться!

Напоследок

Последние несколько лет только ленивый не говорит про цифровую трансформацию. Однако, что стоит за этим переходом и как его реализовать в компании — понятно единицам. Использование подобных решений позволит перейти от бумажных процессов к цифровым, повысить качество и скорость работы, сделать работу прозрачной.

https://unsplash.com/
{ "author_name": "Irina Checha", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 9, "favorites": 7, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 218800, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 10 Mar 2021 18:22:01 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку

Комментарии

null