Как работает кадровый электронный документооборот
В статье разобрали ключевые аспекты КЭДО: от теории до практических рекомендаций по переходу и правильному выбору сервиса.
Что такое кадровый электронный документооборот
КЭДО, или кадровый электронный документооборот, – это система, позволяющая организациям подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде вместо бумажного.
Электронный документооборот приносит пользу каждому сотруднику компании. Кадровики экономят время на бумажной рутине и могут сосредоточиться на более важных задачах, руководители получают мгновенный доступ к документам и могут заниматься стратегическим планированием и оперативно принимать решения, а сотрудники наслаждаются удобством и скоростью работы с документами.
История развития КЭДО
- 2017 год стал отправной точкой в истории внедрения КЭДО в России. Компании начали первые эксперименты по цифровизации внутренних процессов, тестируя возможности перехода от бумажного документооборота к электронному.
- В 2020 году произошли глобальные изменения в бизнес-среде из-за начавшейся пандемии. Компании были вынуждены искать новые форматы работы – это ускорило процесс цифровизации. В Трудовой кодекс РФ была добавлена глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников», регламентирующая вопросы дистанционной работы.
- В 2021 году приняли ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который официально закрепил возможность использования ЭДО в трудовых отношениях. С этого года компании получили возможность использовать КЭДО в работе.
- Также в 2021 году происходят изменения в ТК РФ, которые дают возможность подписывать и хранить документы в электронном виде без дублирования на бумаге.
- Сегодня КЭДО из экспериментального решения превратился в неотъемлемую часть бизнес-процессов российских компаний, продолжая развиваться и совершенствоваться. Российские компании внедряют КЭДО даже со штатом в 3 человека. Среди компаний со штатной численностью от 1 тыс. человек на КЭДО перешли уже 66%, а в малом бизнесе – 52%. Эксперты уверены, что в ближайшие годы российский рынок КЭДО будет расти в геометрической прогрессии, отдельные лидеры отрасли говорят о позитивной динамике по итогам 2025 г. в 80%.
Преимущества КЭДО
Для работодателя:
- Финансовая выгода – сокращаются затраты на бумагу, печать, курьерскую доставку и архивы документов.
- Оперативность процессов – мгновенная отправка и подписание документов электронно.
- Масштабирование бизнеса – возможность найма лучших специалистов из любой точки страны.
- Юридическая безопасность – минимизация рисков штрафов и судебных разбирательств благодаря удобству контроля соблюдения сроков документооборота.
- Комфортный доступ к документам – быстрый и простой поиск необходимых документов в электронном архиве.
Для сотрудников:
- Удобство использования – возможность работать с документами через смартфон или компьютер из любого места. Документы всегда под рукой, а подписание происходит электронно.
- Экономия времени – отсутствие необходимости приезжать в офис, заниматься печатью, доставкой и обработкой документов.
- Современный подход – серьёзное преимущество на рынке труда, благодаря которому компания попадает в категорию привлекательных работодателей. Также такой подход значительно увеличивает эффективность работы персонала: сотрудники освобождаются от бумажной волокиты и могут сконцентрироваться на развитии новых проектов и совершенствовании качества своей работы.
Внедрение КЭДО – это не просто следование трендам, а стратегическое решение, которое приносит пользу всем участникам рабочего процесса. Сервисы КЭДО делают работу более эффективной, комфортной и современной.
Какие законы регулируют КЭДО
Основные ФЗ, которые регулируют сферу кадрового документооборота:
- Трудовой кодекс РФ.
№407-ФЗ от 08.12.2020 и №377-ФЗ от 22.11.2021 регулируют взаимодействия сотрудника и работодателя, порядок перехода на КЭДО и исключения в документах, которые нельзя перевести в цифру.
Регулирует виды и порядок использования электронной подписи (ЭП), без которой невозможен КЭДО.
Регулирует получение согласия работника на передачу и обработку персональных данных.
Какие документы можно подписывать в КЭДО с сотрудниками
В электронном виде можно подписывать большинство кадровых документов, перечислим самые распространённые:
- Трудовые договоры
- Приказы (исключение – приказ об увольнении)
- Соглашения
- Графики отпусков/сменности/работы на вахте
- Уведомления об изменении определённых сторонами условий трудового договора
- Заявления сотрудников
- Объяснения
- Договоры о материальной ответственности
- Согласия на перевод
- Допсоглашения
- Локально-нормативные акты
- Ученические договоры
- Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- Другие кадровые документы
Электронно не получится подписать только акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда – по Трудовому кодексу РФ их можно подписывать только на бумаге.
При переходе на КЭДО важно подготовить документационное обеспечение, определить, какие процессы будут переведены в электронный вид, подготовить сотрудников и выбрать надёжный сервис.
Как перейти на КЭДО и подготовить необходимые документы
1. Планирование и подготовка
- Проанализируйте текущие кадровые процессы
- Определите, какие документы переведёте в электронный формат
- Выберите надёжный сервис КЭДО
- Подготовьте необходимые документы
Какие документы нужно подготовить до внедрения КЭДО и что в них следует прописать:
- Приказ о переходе на КЭДО
В приказе следует указать, какие информационные системы будут использоваться для электронного взаимодействия, а также дату внедрения КЭДО.
- Положение о КЭДО
В положении необходимо прописать:
- Порядок взаимодействия сторон в рамках КЭДО
- Права и обязанности работников и работодателя при использовании КЭДО
- Порядок получения согласия на переход на КЭДО
- Категории работников и документов, в отношении которых применяется КЭДО
- Порядок доступа работников к информационной системе и ЭП
- Процедуру идентификации сторон, хранения электронных документов и другие аспекты
- Письменное согласие от сотрудников о переходе на КЭДО
Собрав все необходимые документы, вы можете перейти к следующему этапу.
2. Тестовый запуск
- Организуйте пилотное внедрение
- Проверьте работу всех функций
- Выявите и устраните возможные ошибки
3. Обучение команды
Проведите тренинг для HR-специалистов. Подготовьте Q&A и понятные инструкции для сотрудников. Обучение должно включать:
- Работу с личным кабинетом
- Процесс авторизации
- Обработку документов
Также обучите руководителей работе с системой.
4. Техническая интеграция
- Настройте интеграции системы КЭДО с другими используемыми в компании системами
- Убедитесь в корректности всех процессов
5. Запуск и поддержка
- Подключите подписантов к системе КЭДО
- Собирайте обратную связь от сотрудников
- Регулярно оценивайте эффективность и совершенствуйте рабочие процессы
В переходе на КЭДО самое главное – чёткость и системность. Не торопитесь, подготовьте всё необходимое, особенное внимание уделите обучающим материалам, и затем уже внедряйте.
Как выбрать сервис КЭДО
Выбор сервиса КЭДО зависит от задач вашего бизнеса. Есть узкоспециализированные решения для КЭДО, а есть универсальные сервисы электронной подписи, которые в том числе подходят и для кадрового документооборота – например, Сайн.Смарт. Небольшие команды могут использовать Смарт как отдельный сервис, а крупный бизнес c собственной IT-инфраструктурой может внедрить его в свою корпоративную систему через интеграцию.
При выборе сервиса кадрового электронного документооборота следуйте этим критериям:
- Надёжность и безопасность – убедитесь, что сервис использует усиленные виды ЭП и что у него есть крупные клиенты и положительные отзывы.
- Функциональные возможности – проверьте, есть ли в сервисе поддержка нужных вам для подписания форматов документов (например, docx, pdf, jpg, xlsx, png, zip и др.), интеграции, мобильное приложение.
- Техническая сторона – какая скорость работы системы, есть ли бесплатная техническая поддержка и как быстро она решает вопросы.
- Экономические факторы – сравните стоимость тарифов с другими сервисами, проверьте наличие акций и промокодов, а также удобные вам условия оплаты.
Соответствие всем этим критериям говорит о высоком уровне компании, которой можно доверять.
Сайн.Смарт для КЭДО
Сайн.Смарт – сервис документооборота в мобильном приложении. Документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП), защищённой криптографией. В мобильном приложении можно подписывать документы с сотрудниками, клиентами и контрагентами.
Особенности Смарта:
- Для работы нужен только смартфон. Никаких USB-устройств.
- Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) можно оформить онлайн.
- Отправляйте документы по номеру телефона или подписывайте их прямо из мессенджеров.
- Работа в мобильном приложении, сертифицированном ФСБ.
- Подпись защищена криптографией, которую невозможно взломать.
- Вы можете хранить весь архив подписанных документов в личном кабинете или в приложении.
- Подписанные документы имеют юридическую силу и признаются судом.
- Cервис полностью соответствует 63-Ф3 «Об электронной подписи».
Как бизнесу подписывать документы с сотрудниками в Смарте
Шаг 1. Компания приобретает пакет лицензий, который позволяет выпустить ЭП для себя и для сотрудников, а затем обмениваться с ними документами безлимитно в течение года.
Шаг 2. Списывайте с баланса лицензию, когда нужно выпустить электронную подпись новому сотруднику.
Шаг 3. Каждый новый сотрудник проходит идентификацию личности онлайн в мобильном приложении Sign.Me через ЕСИА или очно – в удостоверяющем центре.
Готово! Загружайте документ со смартфона или компьютера, отправляйте сотрудникам и подписывайте одним движением в приложении.
Теперь, когда вы познакомились с кадровым электронным документооборотом, вы готовы сделать шаг к цифровизации бизнеса и повысить эффективность компании.