Автоматизация VS человечность: с чего начать автоматизацию найма в организации

Как понять, готова ли компания к автоматизации HR, как поэтапно ее провести и оценить эффективность новых инструментов.

Рынок HR Tech за год вырос почти на 40%, по итогам 2024 года превысив 100 млрд рублей. Ожидается, что ближайшие 5 лет темпы роста рынка останутся стабильно высокими. Продукты, которые позволяют автоматизировать рутину: расчет зарплат, премий и бонусов, кадровое планирование и учет, а также упростить формальности при подборе персонала вроде подтверждения времени интервью или запроса документов, становятся новыми инструментами в руках компаний. Сегодня сервисы HR Tech для управления персоналомиспользуют более 50% опрошенных AS Russia компаний. В результате повышается производительность труда рекрутеров, что снижает издержки бизнеса.

Но, как и с любой технологией, важен осознанный подход. Быстрый рост HR Tech сопровождается новым вызовом: более половины российских компаний не могут оценить эффект от автоматизации. Часто внедрение начинается без чёткого понимания, какие процессы нуждаются в цифровизации, потому компании не получают отдачи. Чтобы инструменты действительно работали, важно подходить к автоматизации поэтапно. Про этапы внедрения и поговорим в статье.

Автоматизация найма особенно эффективна, когда её внедрение опирается на реальные потребности бизнеса. Есть несколько характерных признаков, которые подсказывают, что компания нуждается в цифровизации HR:

Стоит изучить, как устроена текущая воронка подбора, какие действия рекрутеры выполняют вручную, как распределяется нагрузка внутри команды. В сети есть достаточно базовых чек-листов, которые в общих чертах помогают понять, существует ли потребность в компании в автоматизации найма. Они помогают задать правильные вопросы: где рекрутеры теряют время, какие процессы упростить или пересмотреть. При необходимости диагностику можно провести вместе с консалтинговыми компаниями или вендорами HR Tech: они выявят узкие места и подскажут, с каких этапов начать, чтобы получить результат в первые месяцы.

Самая частая ошибка — пытаться автоматизировать всё сразу. Это дольше, дороже, сложнее и может быть неочевидным с точки зрения экономического результата. Лучше пользоваться принципом убывающей полезности: сначала внедрять решения там, где будет виден максимальный эффект. С хорошими цифрами проще обосновать топ-менеджменту необходимость дальнейших улучшений.

Как правило, первыми автоматизируют блоки, связанные с потоком кандидатов: размещение вакансий, сбор откликов, первичный отбор по ключевым критериям. На этом этапе хорошо себя показывают ATS-системы: они позволяют централизовать заявки с разных площадок, связать отклик с вакансией, быстро присвоить статус и не потерять кандидата в потоке. Особенно это важно для массового найма.

Следующий шаг — автоматизация скрининга и коммуникаций. Здесь на помощь приходят шаблоны, чат-боты, автоматические напоминания. Это не отменяет личного общения, но снижает объём повторяющихся действий. Когда процессы уже отлажены, компании переходят к цифровизации более «тонких» этапов: онбординга и адаптации сотрудника после выхода.

Отдельное внимание стоит уделить аналитике. Современные ATS позволяют в пару кликов собирать отчёты по ключевым метрикам: от конверсии на каждом этапе до средней скорости закрытия вакансий. Эти данные помогают ориентироваться на факты и здорово экономят время команде при взаимодействии с топ-менеджментом.

Где провести линию между ручной работой и автоматизацией: вопрос лежит как в практической, так и этической плоскости. Потенциальным соискателям может быть неприятно, что им не уделяют время реальные люди, а коммуникация постоянно переключается на бота. Особенно при первых касаниях: письме, звонке, приглашении на интервью. Вместо живого общения возникает роботизированный опыт — сухой, обезличенный, безэмоциональный. Как итог: отторжение и мысль в духе «Значит, вы во мне не особенно заинтересованы».

Второй момент касается принятия решений. Даже если система может объективно и беспристрастно выделить лучшего кандидата, непонятно, кто за это несет ответственность. Да и в целом идея про то, что ИИ выбирает подходящих людей — что-то из сюжета антиутопий.

Чтобы не перегнуть палку, важно придерживаться установки: автоматизация не должна заменять человека, она только снимает с него избыточную нагрузку. Чат-бот может помочь с подтверждением времени интервью или сбором резюме, но при этом не исключать живой контакт с рекрутером. А шаблоны писем должны быть настроены так, чтобы сохранять тональность бренда и звучать уважительно, но при этом отражать личность конкретного сотрудника-рекрутера. Чтобы сохранить эмоциональный контакт, необходимо сохранение возможности кастомизации и определенной свободы в коммуникации.

Компания обратилась к автоматизации на этапе, когда объём найма начал расти, а процесс согласования офферов превратился в узкое место. Рекрутеры были вынуждены вручную вводить сведения о кандидате в документ Word или электронную таблицу. Для формирования оффера данные копировались в шаблон, который не всегда отражал корпоративный стиль и ценности бренда.

Дальше документ отправлялся нескольким ответственным лицам на согласование и после утверждения — шёл к кандидату по электронной почте. Претендент на вакансию должен был распечатать документ, подписать, отсканировать и отправить обратно.

После внедрения ATS от НОТА часть операций была автоматизирована: срок оформления оффера сократился в 4 раза, а команда получила прозрачный контроль за каждым этапом: кто согласовал, когда отправили, какой статус. Упростился документооборот и снизилась нагрузка на рекрутеров. Это позволило фокусироваться не на технической части, а на поиске и удержании подходящих людей.

Хотя принцип убывающей полезности кажется наиболее логичным при автоматизации найма, некоторые компании сразу подходят к задаче комплексно. Например, компания ОМС — один из крупнейших поставщиков комплексных сервисных и производственных услуг для промышленных предприятий — сразу централизовал наём с помощью платформы «Юнион».

Были упрощены рутинные задачи на всех этапах, от подачи заявки до согласования оффера, ускорен подбор персонала для различных типов вакансий, а взаимодействие между HR-командой и другими подразделениями стало более прозрачным. Благодаря облачному формату решение оперативно внедрили без дополнительных затрат на инфраструктуру. Сегодня решением пользуются более 150 рекрутеров компании и свыше 680 сотрудников из других подразделений, участвующих в найме.

Автоматизация представляет собой живой процесс, который требует оценки, адаптации и доработки. Чтобы понять, работает ли система, можно ориентироваться на следующие метрики:

Последний, но не менее важный момент: чтобы процесс автоматизации пошёл как надо, важно выделить внутри HR ответственного за развитие системы человека. Часто эти задачи закрепляют за ролью HR Product Owner, который отвечает за управление процессами, поддержку шаблонов и обновлений сценариев, отслеживание сбоев и сбор обратной связи, обучение персонала нововведениям. Он решает, когда базовая функциональность достаточно отстроена, чтобы можно было подключать новые модули.

Автоматизация становится действительно устойчивой, когда встроена в регулярную операционную работу: есть понятные метрики, продуктовая ответственность, цикл пересмотра. В этом случае система адаптируется и развивается вместе с бизнесом, а не догоняет его. В результате команда перестаёт расходовать ресурсы на ручное сопровождение процессов и возвращает фокус туда, где может создавать максимальную ценность для бизнеса — в подбор и удержание людей, которые усиливают компанию.