Внедрение модуля Документооборот в производственную компанию - готовое решение для Битрикс24

У нашего клиента, производственной компании, уже был внедрен Битрикс24 с базовым функционалом согласования, и когда клиент узнал о нашем готовом решении Документооборот, мы оперативно внедрили его, увидев вскоре ощутимые результаты. О них, а также о том, как именно работает решение, и чем оно может быть полезно другим компаниям, я хочу рассказать в этой статье.

Меня зовут Евгений Демин, я руковожу IT-компанией Smart Бизнес и более 10 лет занимаюсь автоматизацией бизнес-процессов для предприятий в сфере производства, продаж и услуг.

Наш клиент - это компания по производству оборудования в сфере машиностроения.

В Битрикс24 задействовано более 250 сотрудников: инженеры, менеджеры, отдел закупок, сервиса и руководители всех уровней.

Компания использовала стандартный функционал согласования документов в Битрикс24. Приказы, договоры, любые бизнес-процессы проводили через Процессы в Ленте.

Проблема заключалась в том, что у этого функционала свои ограничения, которые сказываются на удобстве использования:

Когда мы провели презентацию клиенту о возможностях Документооборота и объяснили, как он может упростить их согласования, было принято решение внедрить его.

Документооборот представляет собой удобный визуальный функционал, встроенный в Битрикс24, для создания согласований по процессам и документам, отслеживания статусов, гибкой раздачи прав на запуск, просмотр и подтверждение того или иного документа.

С ним сотрудники могут легко управлять процессами, отслеживать текущий статус по каждому согласующему, кто согласовал, кто нет, и выстраивать коммуникации по процессу.

В результате, мы установили и немного доработали модуль под бизнес-процессы клиента.

При запуске процесса автоматически генерируется номер заказа, документ отправляется на согласование заместителю директора, затем — конструктору и другим участникам.

Если бизнес-процесс отклоняется на этапе руководителя, он возвращается менеджеру с комментарием для доработки.

При завершении согласования формируется PDF-файл с подписями и параметрами.

Клиент также использует и мобильную версию решения, работая в мобильном Битрикс24.

Компания сразу ощутила улучшения в повседневной работе.

Раньше сотрудники тратили значительное время на поиск нужных согласований в ленте, уточнение статусов по чатам и устное согласование — из-за отсутствия централизованного и удобного инструмента.

Теперь все процессы собраны в одном месте, с понятной визуализацией и гибкими настройками.

Сократилось время согласования документов. Благодаря автоматической маршрутизации и уведомлениям каждый участник процесса оперативно получает задание. Среднее время прохождения согласования сократилось на 40% — с 3–4 дней до 1,5–2 дней.

Исчезли простои из-за «потерянных» документов. Теперь любой сотрудник может быстро найти документ по номеру, дате, типу или статусу. Это устранило ситуацию, когда процесс «зависал», потому что кто-то не получил задачу или не знал, что документ уже ждёт его согласования.

Повысилась прозрачность и контроль. Руководители и исполнители видят полную цепочку согласований: кто уже подписал, кто задерживает, на каком этапе находится документ. Это позволило оперативно вмешиваться при задержках и минимизировать простои.

Упростилось делегирование и управление доступами. Теперь администраторы и ответственные сотрудники могут гибко настраивать права: кому запускать процессы, кому просматривать, кому согласовывать. Это особенно важно для больших команд — более 250 человек в компании используют систему ежедневно.

Повысилась мобильность и вовлеченность. Мобильная версия Документооборота позволила руководителям и инженерам, часто находящимся на производстве или в командировках, оперативно согласовывать документы в любое время — без задержек и привязки к рабочему столу.

Снижены риски ошибок и потерь данных. PDF-документы с подтвержденными статусами, подписями и полной историей согласований формируются автоматически. Это исключило ситуацию, когда утеряна версия документа или неясно, кто и что одобрил.

Внедрение Документооборота стало не просто техническим обновлением, а реальным прорывом в управлении внутренними процессами.

Компания получила прозрачный, быстрый и надёжный механизм согласований — без дополнительной нагрузки на сотрудников.

Ранее у меня выходила статья о возможностях Документооборота.

А я пока кратко расскажу о них.

Сценарий. Менеджер по продажам формирует договор клиенту и запускает процесс согласования через шаблон Исходящий документ. Система автоматически направляет документ на утверждение бухгалтеру, руководителю отдела и юристу (в зависимости от суммы или типа клиента).

2. Обработка входящих документов от контрагентов и клиентов

Сценарий: Договор или счет от поставщика поступает на e-mail компании. Сотрудник отдела закупок загружает документ в систему как Входящий документ, запускает процесс проверки. Бухгалтер, юрист и руководитель получают уведомления и по очереди согласовывают.

3. Подготовка и утверждение внутренних приказов и справок

Сценарий. Сотрудник создаёт служебную записку. Через шаблон Подать служебную записку запускается процесс согласования с руководителем сотрудника и HR, при необходимости. После утверждения документ автоматически попадает в архив и рассылается заинтересованным сторонам.

Пользователи сами могут настроить и группировать процессы и документы для согласования.

Автоматизация согласования документов и процессов необходима для производственных компаний, где каждый день обрабатываются десятки процессов.

Внедрение решения Документооборот помогло нашему клиенту убрать рутину, сократить время согласований и сделать процессы прозрачными.

Если вы уже используете Битрикс24, но сталкиваетесь с хаосом в согласованиях — готовое решение для документооборота может стать простым и быстрым шагом к порядку в бизнес-процессах.

Если у вас есть вопросы по автоматизации и внедрению Битрикс24 — напишите мне в Telegram

Сайт Smart Бизнес