Как оформить доверенность через Контур в 2025 году: простая инструкция по МЧД
Последние пару лет у бухгалтеров и руководителей один и тот же вопрос: как теперь оформить доверенность, чтобы сотрудник мог подписывать документы электронно и всё было законно?
С «живыми» бумажными доверенностями всё понятно. Но если вы работаете через Контур — сдаёте отчётность в Экстерне, обмениваетесь документами в Диадоке, участвуете в закупках — вам нужна электронная, а чаще — машиночитаемая доверенность (МЧД).
С 1 сентября 2024 года сотрудники должны подписывать документы от лица компании с помощью МЧД и квалифицированной электронной подписи физлица. Контур.Доверенность (МЧД) Поэтому просто «дать бухгалтеру сертификат юрлица» и забыть уже не работает.
Хорошая новость: доверенность можно оформить прямо через Контур, без танцев с XML-файлами и рассыпанных по папкам доверенностей. В этой статье разбираем, как это сделать.
Что такое «доверенность через Контур» на человеческом языке
У Контура несколько сервисов, где появляются доверенности:
- Контур.Доверенность — отдельный сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД): здесь их создают, подписывают, регистрируют в распределённом реестре ФНС, отзывают и хранят.
- Контур.Экстерн — сервис для сдачи отчётности. В нём оформляют электронные доверенности и МЧД для ФНС, СФР, Росстата и других ведомств.
- Диадок — система ЭДО. Там вы используете МЧД, чтобы подписывать УПД, счета-фактуры, акты и другие документы с контрагентами. МЧД к Диадоку удобно выпускать через Контур.Доверенность.
Сервис решает одну из следующих задач:
- дать бухгалтеру право подписывать документы в Диадоке;
- оформить электронную доверенность, чтобы кадровик/бухгалтер сдавал отчётность вместо директора;
- настроить полномочия для участия в закупках, чтобы тендерный специалист мог подписывать заявки и контракты.
Все эти сценарии закрываются через электронные доверенности и МЧД в сервисах Контура, проще всего — через Контур.Доверенность плюс Экстерн.
Как понять, какая доверенность вам нужна: 3 типовых сценария
1. ЭДО с контрагентами: Диадок, УПД и акты
Если вы:
- обмениваетесь с контрагентами УПД, актами, счетами в Диадоке;
- хотите, чтобы документы подписывал не директор, а бухгалтер или менеджер.
То вам нужна МЧД для ЭДО с контрагентами. Выпустить её можно через Контур.Доверенность, а затем использовать в Диадоке.
2. Сдача отчётности через Контур.Экстерн
Если отчётность в ФНС, СФР, Росстат сдает не директор лично, а бухгалтер, тоже нужна доверенность:
- для части задач достаточно электронной доверенности;
- в ряде случаев используется МЧД (например, для отдельных форм отчётности).
Оформить доверенность можно прямо в Экстерне, но если вы уже выстраиваете систему работы с МЧД, удобнее вести всё в одном месте — через Контур.Доверенность.
3. Закупки и электронные площадки
Для участия в закупках на ЕИС и коммерческих площадках понадобятся:
- КЭП на уполномоченное лицо;
- МЧД, которая подтверждает его полномочия для подписания заявок и контрактов.
Часть доверенностей для закупок пока оформляется через личный кабинет ЕИС, но к ним тоже можно выстроить единый учёт и контроль через сервисы Контура.
Как оформить доверенность через Контур.Доверенность: пошаговая инструкция
Дальше пошаговая инструкция по оформлению.
Если еще не зарегистрировались в сервисе, то сделать это необходимо через соответствующий раздел на сайте Контура по этой ссылке.
Шаг 1. Подготовьте данные
Чтобы не крутиться между окнами, заранее соберите:
- данные организации: ИНН, ОГРН, КПП (если нужен филиал);
- данные директора: ФИО, ИНН, СНИЛС — как в сертификате электронной подписи;
- данные сотрудника, на которого выдаёте доверенность: ФИО, ИНН, СНИЛС, должность;
- список полномочий: что именно он может подписывать (документы ЭДО, отчётность, договоры и т.д.), ограничения по суммам/типу сделок;
- срок действия доверенности — до какой даты вы готовы делегировать полномочия.
Часть полей сервис заполнит автоматически по данным ЕГРЮЛ (ИНН, наименование, ОГРН и др.).
Шаг 2. Зайдите в Контур.Доверенность и создайте МЧД
- Авторизуйтесь в Контур.Доверенность под директором или назначенным управляющим.
- В разделе «Доверенности организации» нажмите «+ Доверенность».
- Выберите тип доверенности (формат 002 или 003 — сервис подскажет нужный под вашу задачу).
- Заполните разделы:
- Доверитель — данные вашей компании, при необходимости выберите филиал через КПП;
- Руководитель — директор или руководитель управляющей компании;
- Представитель — сотрудник, которому выдаёте полномочия;
- Полномочия — какие действия он может совершать (подписывать документы в Диадоке, сдавать налоговую отчётность, работать с контрагентами и т.д.);
- Срок действия доверенности.
Важно: сервис не оформляет нотариальные безотзывные доверенности — для них по закону нужен нотариус.
Шаг 3. Отправьте доверенность на подпись директору
После заполнения:
- Нажмите «Отправить на подпись».
- Директор подписывает МЧД своим КЭП (подписью руководителя организации).
- Сервис зарегистрирует доверенность в распределённом реестре ФНС и присвоит ей номер.
С этого момента МЧД можно использовать в сервисах Контура (Диадок, Экстерн и др.), а при необходимости — скачать в формате XML и передать в другие системы.
Шаг 4. Настройте использование доверенности
Дальше важно не только «выпустить», но и правильно включить доверенность в процессы:
- в Диадоке добавить МЧД по номеру, ИНН доверителя и представителя — чтобы сотрудник мог подписывать документы с контрагентами;
- в Экстерне привязать доверенность к подписанту отчётности — чтобы отчёты уходили от имени компании;
- при работе с контрагентами и площадками при необходимости предоставить номер и реквизиты МЧД.
Контур.Доверенность против портала ФНС: где удобнее выпускать МЧД
Технически МЧД можно сформировать и на портале ФНС, а потом отдельно подписать и загрузить в нужные сервисы.
Разница в том, что в Контур.Доверенность вы получаете полный цикл в одном месте:
- формирование МЧД по готовым шаблонам;
- подписание КЭП директора прямо в сервисе;
- регистрация в реестре ФНС;
- централизованное хранение всех доверенностей компании;
- контроль сроков действия, статусов и возможность отозвать доверенность в пару кликов.
Для бухгалтера или юриста это означает:
- меньше ручной работы с файлами;
- меньше риска забыть, что доверенность закончилась;
- прозрачную картину по полномочиям всех сотрудников.
Частые вопросы про доверенность через Контур
Кто вообще может выпускать МЧД через Контур?
Руководитель организации или уполномоченное лицо (управляющий в сервисе), у которого есть КЭП с нужными полномочиями. Подписывает МЧД всегда руководитель (или руководитель управляющей компании).
Можно ли полностью делегировать создание доверенностей другому сотруднику?
Да. В Контур Доверенности можно назначить ответственного сотрудника: он будет готовить заявки, а директор — только подписывать. Если нужно передоверие полномочий дальше, часть сценариев делается через нотариуса, после чего такую МЧД можно загрузить в сервис.
Как проверить доверенность контрагента?
У Контура есть функции проверки МЧД: можно по номеру и ИНН посмотреть статус (действующая, отозванная, просроченная), срок действия и полномочия представителя.
Что будет, если доверенность закончится или её отзовут?
Сервис покажет статус и даты. Подписать документы по такой МЧД уже нельзя — чтобы продолжить работу, нужно выпустить новую доверенность.
Если необходимо проконсультироваться, подобрать решение под ваш бизнес или просто получить ответы на волнующие вопросы - оставляйте заявку. Менеджер компании с вами свяжется и поможет.