Как рассчитать эффективность внедрения RPA в документообороте

Технологии Robotic Process Automation (RPA) имитируют действия человека и помогают автоматизировать рутинные бизнес-процессы. Например, 3 млн рублей и 2200 часов в год экономит компания в газовой отрасли на роботизации двух простых процессов в подразделении из 17 человек. Таких процессов могут быть десятки, и RPA может повысить производительность компании и снизить издержки.

В статье показываем, как оценить эффективность внедрения RPA в документообороте Вы поймёте, как обосновать выгоды внедрения в компании и определите, как окупятся инвестиции.

Чтобы внедрить RPA, нужно четко понимать, какие задачи робот уберет с человека, и для какой цели. Допустим, компания регулярно сталкивается с финансовыми рисками из-за ошибок в бухгалтерских документах. Тогда цель автоматизации — снизить финансовые риски, а задачи должны затрагивать процессы, связанные с подготовкой и сверкой документов.

Другие примеры целей компании:

Отталкиваясь от целей, вы можете определить задачи, которые нужно доверить роботу. Прежде, чем мы поговорим об эффективности, остановимся на том, какие процессы документооборота можно роботизировать.

Роботы убирают рутину с человека и взаимодействуют с данными так, как это делают люди: интерпретируют действия человека и выполняют их в автономном режиме. Ритейл, банки, промышленные отрасли чаще всего применяют RPA в финансах и бухгалтерии, для операционных задач, в закупках и клиентском сервисе.

Робот повторяет процесс, где данные структурированы, и где есть четкий повторяющийся алгоритм. Например, может сверить данные в формализованных электронных документах, но не в электронных письмах с неструктурированной информацией. Настроить программного робота можно для имитации рутинных действий в документообороте.

Автоподписание

Робот может автоматически подписывать документы. Допустим, компания отправляет 10 000 отгрузок в месяц, и ответственный сотрудник тратит 5 минут, чтобы подписать каждый документ. Робот делает это автоматически, сокращая время до десятых долей секунды.

Сверки документов

Робот берёт на себя процессы, в которых человек может ошибиться: отслеживает поступление товаров, сверяет счета-фактуры и накладные, находит отклонения в прайс-листах и каталогах.

Маршрутизация документов

Робот сокращает цикл сделки. Если в компании долгая и сложная цепочка согласования, можно внедрить маршрутизацию документов по заданной логике. Платформа проверяет документы, автоматически подписывает и направляет их в нужную систему.

Мы можем по-разному оценить эффективность роботизации. Можем смотреть на показатели работы платформы (количество обрабатываемых документов, количество ошибок и т.д.), но на старте проекта нас больше волнуют бизнес-показатели.

Самый простой способ оценить эффективность — посчитать сэкономленные часы и деньги. Если мы знаем, сколько времени тратит человек и робот, можем вычислить сэкономленные часы. Зная почасовую оплату, считаем сэкономленные деньги. Для расчета эффективности мы используем калькулятор, который учитывает затраты:

Зная эти показатели, мы считаем окупаемость проекта внедрения.

Расходы на сотрудников складываются из расчета стоимости часа сотрудников и других расходов:

Если компания работает по ЭДО, мы учитываем расходы на текущий момент и динамику роста документов от года к году. При расчете эффективности внедрения на несколько лет, мы сразу понимаем, как будут расти затраты каждый год, и какую выгоду получит или не получит компания.

Затраты на роботизацию зависят от задач компании. Иногда достаточно внедрить базовый продукт, а иногда — доработать под задачи заказчика. Обычно учитываем затраты:

Рассмотрим пример расчета эффективности для компании из газовой отрасли. Компания не работает по ЭДО, кроме того сотрудники тратят много времени на согласование, подписание документов и работу с архивом. Прежде чем переходить на ЭДО и внедрять роботизацию, компания хочет понимать, какие выгоды получит в деньгах и времени.

Документами занимаются 10 бухгалтеров, 5 специалистов по делопроизводству и 2 сотрудника IT-подразделения. В месяц сотрудники тратят на работу с данными 206 часов.

Кроме того компания планирует перейти на ЭДО. Объем документов в месяц — 10 000. Сейчас компания тратит 1 661 971 ₽ на бумажный документооборот. Это затраты на бумагу и картриджей для принтера, отправку документов почтой и курьером, на зарплату административным сотрудникам.

Компания внедряет программного робота, который автоматически подписывает документы и перенаправляет их в архив. В месяц это сэкономит 185 часов работы сотрудников с данными, и мы можем оцифровать экономию компании в год на ФОТ сотрудников — 2 992 990 ₽.

Мы сравнили затраты на процессы с автоматизацией и без неё, но это не итоговая выгода компании. Теперь считаем, сколько компания потратит на внедрение решения и обслуживание, затем — затраты на электронный документооборот. Только потом посчитаем итоговую выгоду компании.

Стоимость проекта в первый год — 1 222 118 ₽.

Компания переходит на ЭДО и EDI. Считаем расходы на документы. В инвестиции закладываем рост объема документов — 5%.

Проект внедрения рассчитан на 3 месяца. В первый год компания потратит 2 403 062 ₽, но даже с учетом затрат освободит 379 786 ₽. В следующие четыре года расходы компании уменьшатся, и EBITDA за 5 лет составит 8 314 435 ₽.

Зная текущие расходы компании на работу сотрудников, понимая затраты на внедрение решения, вы можете посчитать показатели:

Важно понимать что для расчета эффективности мы не можем учитывать только затраты на сотрудников и ЭДО. У каждой компании есть свой набор факторов, которые участвуют в итоговом расчете. Вы можете использовать полученные данные об эффективности для внутренних расчетов и обосновать внедрение проекта в компании.

→ Остались вопросы? Пишите в комментариях, с радостью ответим.
→ Подписывайтесь на блог Edisoft. Здесь мы пишем о цифровых сервисах для бизнеса и электронном документообороте.