EPM в финансовом планировании: как бизнес-платформа работает с бюджетами и что дает холдингам

Системы класса EPM (Enterprise Performance Management) — это комплексные программные решения для управления эффективностью предприятия в целом. Они помогают организациям планировать, анализировать и контролировать финансовые и операционные показатели, связывать стратегические и среднесрочные цели с операционной деятельностью, оптимизировать распределение ресурсов и быстро реагировать на изменения.

Автоматизация с помощью EPM позволяет решать сложные бизнес-задачи на различных уровнях — для групп компаний, в отдельных организациях и больших подразделениях.

EPM-платформа позволяет компаниям работать с большими объемами данных, значительно превосходящими возможности Excel, и обрабатывать все сведения в единой, структурированной системе. Автоматический пересчет данных при изменениях исключает необходимость ручных операций — повышается точность и оперативность планирования.

Глобально автоматизация с помощью EPM помогает компаниям связывать оперативные действия со стратегией компании и обеспечивает согласованность целей всех подразделений. Это улучшает координацию между департаментами и способствует более эффективному выполнению бизнес-стратегий, а также позволяет выявлять проблемы на ранних этапах и быстро реагировать на изменения рынка или внутренние сбои.

В результате компания становится более гибкой, способной оперативно адаптироваться к рыночной конъюнктуре, улучшает финансовую устойчивость и повышает прибыльность. Аналитические возможности EPM способствуют выявлению новых путей для роста и оптимизации, что обеспечивает устойчивое развитие компании.

Специалистам финансовых подразделений приходится тратить много времени и сил на ручной сбор и сверку данных по доходам и расходам из разных источников — часто происходят ошибки, снижается качество информации, что негативно влияет на управленческие решения. При этом объемы данных постоянно растут, их обработка и контроль становятся гораздо сложнее. В рутине задач не хватает времени и сил на глубокий анализ и стратегическое планирование. Подготовка детализированных моделей и сценариев вручную трудоемка, скорость и качество реакции компании на изменения внешних рыночных условий в таком случае оказываются недостаточно оперативными.

1. Сокращение ручного труда

В платформе предусмотрены инструменты для быстрой и удобной работы с данными, запросами и отчетами. Специалисты в едином информационном поле обмениваются показателями, необходимыми для планирования. Полностью автоматизирована работа от подготовки до согласования агрегированной отчетности. На платформе легко реализуемы функции сверки данных и исключения внутригрупповых операций, обеспечивается полное соответствие требуемой методологии, что значительно повышает точность и прозрачность формирования финансовой отчетности и составления планов.

2. Моделирование различных стратегий и версий

Платформа EPM позволяет создавать и автоматически рассчитывать несколько вариантов планов и бюджетов на основе различных сценариев и изменяющихся внешних и внутренних факторов. Это дает возможность быстро оценивать последствия различных управленческих решений, проводить сравнительный анализ и выбирать оптимальные стратегии развития компании. Возможность гибкого моделирования повышает адаптивность финансового планирования и расширяет инструментарий для долгосрочного стратегического управления.

3. Согласование по всем областям деятельности и уровням управления бюджетами компании

Вместо того, чтобы вручную сопоставлять бюджеты по многочисленным подразделениям и направлениям деятельности, специалисты передают эту задачу платформе — поручение выполняется автоматически и с максимальной точностью. Все задействованные сотрудники могут получать актуальные данные и видеть согласования в режиме реального времени. Это повышает скорость коммуникаций, снижает риск ошибок и исключает разногласия при формировании единого финансового плана.

В EPM-системе можно создавать финансовые модели для компании, охватывающие ее операционную и инвестиционную деятельность, а также финансовое планирование. В каждой из моделей настраиваются специальные правила расчета и валидации, что обеспечивает точность и достоверность данных. Можно вводить и рассчитывать как плановые, так и прогнозные показатели для различных сценариев, проводить их агрегацию и корректировку. Это позволяет реализовать прогнозирование ключевых показателей эффективности и финансовых результатов.

Система позволяет гибко настроить регламент выполнения задач, а также маршруты согласования для утверждения планов и бюджетов. Куратор процесса назначает пользователям задачи и отслеживает их статус до полного завершения.

Для наглядности рассмотрим функциональность подобных решений на примере бизнес-платформы EPM компании SL Soft.

Будем формировать агрегированные отчеты БДР (бюджет доходов и расходов) и БДДС (бюджет движения денежный средств). Чтобы продемонстрировать функциональность системы, сформируем не всю бюджетную модель, а несколько ее элементов.

Планирование начинается с ввода сценарных условий (курсов валют, налоговых ставок, уровня инфляции и прочих факторов), затем каждое подразделение, в нашем случае — ЦФО (центр финансовой ответственности), заполняет бюджет собственных расходов и начислений. Планируется бюджет продаж в части зарубежных контрактов и бюджет расходов на персонал. После формируются БДР и БДДС.

Для каждой задачи необходим набор справочников — информация, которая используется для стандартизации и унификации данных, участвующих в процессах. Сценарные условия в данном кейсе реализованы отдельной моделью, включающей в себя ряд справочников. Они формируются на старте планирования для каждой компании входящей в группу и содержат ключевые категории, классификаторы и параметры, такие как организационные структуры, сотрудники, проекты, счета, бизнес-показатели и другие объекты, которые используются в модулях и процессах EPM.

Пользователи могут создавать справочники как в ручном режиме непосредственно в EPM-системе, так и на основе датасетов — набора данных, загружаемого на платформу. Они добавляются одним из трех способов: из CSV-файлов, через SQL-запросы и из таблиц баз данных.

Иерархическая модель, с помощью которой организованы справочники, помогает структурировать информацию: она упрощает работу с большими и сложными объемами данных. Такой подход позволяет структурировать сведения в виде дерева, где нижние уровни содержат детальные данные, а верхние — агрегированные сведения. Это важно для удобства навигации, поиска, а также для объединения данных, которое происходит по уровням иерархии.

Специалисты отдела финансов работают непосредственно с реестром пользовательских задач. Они делятся на два основных типа: ввод данных и согласование отчетов. Для своевременного и корректного заполнения на ответственных пользователей назначаются задачи, устанавливаются сроки выполнения и согласующее лицо.

Как правило, планирование и бюджетирование — это многопользовательские процессы, при этом каждый ЦФО заполняет данные лишь по себе: чужие показатели он не видит и, тем более, редактировать не может. Доступен ввод данных вручную, а также загрузка из файла или из любого другого внешнего источника. Кроме того, в платформе ведется журнал действий пользователя, который отслеживает, кто, когда и как именно изменил документ.

В некоторые ячейки данные вводятся вручную, в других же — рассчитываются автоматически (они помечены цветом). При этом исторические данные — например, за прошлый год — заблокированы: они показываются для ориентира, но их менять нельзя. Специалисты могут применять фильтр по любой аналитике, также доступна выгрузка данных в Excel.

После заполнения данные передаются на согласование соответствующему специалисту. Сотрудник, согласующий расходы на уровне дивизиона, в который входят три ЦФО, видит заполненные данные по каждому ЦФО (столбцы C, D, E) и по дивизиону (столбец В) в целом за год, а также в помесячной разбивке. Он принимает решение либо о согласовании, либо об отклонении данных, либо о передаче их на доработку.

После заполнения данных по плану начислений, платежей, а также по плану дебиторской/кредиторской задолженности, система производит проверку соответствия данных и уведомляет о расхождениях, если они есть.

В результате всех введенных и рассчитанных данных в системе формируются агрегированные отчеты по БДР и по БДДС. В первом — производится расчет прибылей: валовой, операционной, чистой и прибыли до налогообложения, а также расчет налога на прибыль с учетом ПНО (постоянных налоговых обязательств)/ПНА (постоянных налоговых активов) и убытков прошлых периодов.

А в отчете по БДДС рассчитываются денежные потоки по трем видам деятельности, общий денежный поток, а также остатки денежных средств по периодам.

В системе также можно производить план-фактный анализ для сравнения версий. Например, в нашем случае сравниваются показатели за 2025 и 2026 года. В таблице показываются отклонения по сумме и в процентном соотношении.

Помимо этого в системе можно производить сценарное моделирование. При изменении какого-либо параметра пересчитываются все показатели, зависящие от него, а затем система выдает таблицу, в которой отражены все изменения.

Например, в версии «прогноз» изменили курс доллара, оставив все остальные параметры прежними — в результате формируется таблица, на которой видно, что при равных объемах продаж сумма платежей и начислений, которые пойдут в итоговые бюджеты, изменится.

На финальном этапе, когда все готово, ответственный специалист может согласовать подготовленные отчеты — перепроверить получившийся документ и утвердить его, либо отправить на доработку, оставив комментарии о необходимых изменениях.

Таким образом, какой бы сложной ни была организация или группа компаний, EPM позволяет формировать согласованные и правдивые бизнес-стратегии, финансовые планы, рассчитывать потребности в ресурсах и иметь возможность быстро изменять расчеты под различные сценарии.