Кому подходит аутсорсинг закупок и как он помогает бизнесу экономить
Аутсорсинг закупок — быстрый способ получить сильную закупочную функцию без расширения штата. Разбираем, кому он нужен, какие проблемы решает и как помогает выигрывать в конкурентной среде.
Что такое аутсорсинг закупок?
В условиях современной экономики и постоянно меняющегося законодательства закупочная деятельность становится все более сложной и трудоемкой. Для многих компаний содержание собственного отдела закупок может быть нецелесообразным или недостаточно эффективным. В таких ситуациях на помощь приходит аутсорсинг закупочной деятельности – передача функций по организации и проведению закупок сторонней специализированной компании.
Аутсорсинг закупочной деятельности — это передача компании-подрядчику отдельных этапов или полного цикла закупок, включая планирование, подготовку и проведение закупок, взаимодействие с внутренними инициаторами и ведение отчётности. Такой подход позволяет оптимизировать ресурсы, использовать опыт внешних специалистов, улучшить и стандартизировать процессы, а при необходимости — выстроить закупочную функцию с нуля.
Преимущества аутсорсинга
Экономия ресурсов. При привлечении аутсорсеров отсутствуют постоянные затраты на оплату труда, налоговые отчисления, организацию рабочего места и повышение квалификации персонала. Расходы осуществляются только за реально выполненные работы – по количеству проведенных тендеров, отработанным часам или выбранному тарифу.
Экспертиза и профессиональный опыт. Специализированные фирмы регулярно участвуют в множестве закупок, сталкиваясь с различными ситуациями – от необычных требований заказчика до судебных разбирательств. Этот опыт позволяет быстро выявить потенциальные проблемы и предлагать эффективные решения, недоступные сотрудникам с ограниченным кругозором.
Гибкость и адаптация. Организации могут привлекать аутсорсеров как для одной отдельной закупки, так и на регулярной основе – годовой контракт позволит легко увеличить объем работ в периоды высокого спроса и снизить нагрузку в менее активные времена. Такой подход особенно удобен при неравномерном объеме закупок.
Сокращение вероятности ошибок. Используя систематизированные подходы, специализированные компании снижают количество отклоненных заявок благодаря строгим проверкам документации, готовым шаблонам и автоматизированным контрольным инструментам. Это существенно уменьшает вероятность технической ошибки, ставшей причиной отклонения заявки.
Кому и зачем нужен аутсорсинг в закупках
Аутсорсинг закупок востребован у организаций, которым сложно самостоятельно обеспечить квалифицированное и стабильное ведение закупочной деятельности. Законы в сфере гос- и корпоративных закупок постоянно меняются, а дефицит опытных специалистов делает поддержание компетентной команды дорогим и трудным.
Многие заказчики сталкиваются с неравномерной нагрузкой: пик закупок приходится на несколько месяцев в году, поэтому содержать штат ради краткого периода активности невыгодно.
Кроме того, у организаций нередко возникают разовые сложные закупки — например, медицинского оборудования или строительных работ, — требующие узкой экспертизы. Аутсорсинг помогает закрыть такие задачи без риска ошибок. Он также полезен поставщикам, впервые выходящим на рынок по 44-ФЗ и 223-ФЗ: внешние специалисты берут на себя регистрацию, подбор подходящих процедур, анализ документации, подготовку заявок и поддержку в спорах с контролирующими органами, снижая риск отклонения и финансовых потерь.
Кейс: опыт успешного перехода к аутсорсингу закупочной деятельности
Описание ситуации
Крупнейший региональный аэропорт, находившийся ранее вне сферы действия Федерального закона № 223-ФЗ («О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»), перешел под управление крупной управляющей компании. После смены руководства предприятие попало под статус естественной монополии, обязывающей соблюдать нормы указанного закона.
Изменение статуса привело к увеличению нагрузки на службу закупок. При этом управляющая компания в рамках оптимизации расходов провела сокращение штата: если раньше численность отдела закупок составляла восемь человек, то теперь осталось лишь двое сотрудников, которым пришлось справляться с возросшим объемом работы. Осенью ситуация еще более обострилась: сотрудники болели, а количество закупок росло – в частности, увеличились объемы закупок топлива, расходных материалов, антигололедных жидкостей и прочих жизненно необходимых позиций для бесперебойной работы аэропорта.
Перед руководством возникла дилемма: нехватка квалифицированных специалистов, неспособность справиться с новым уровнем документооборота и ответственностью, вызванной переходом под Федеральный закон № 223-ФЗ, отсутствие опыта, дефицит человеческих ресурсов и усложнившиеся административные процедуры стали преградой для эффективного функционирования службы закупок.
Решение
Руководством аэропорта было принято решение обратиться за услугами аутсорсинга. Специалисты привлекли специалистов от Торги223 для оказания помощи в управлении закупочным процессом. Был заключен контракт на полное сопровождение закупок в течение полугода: мы приняли на себя полную ответственность за подготовку документации, проведение конкурентных процедур и обеспечение прозрачности процесса закупок. Одновременно мы помогли наладить внутренний документооборот и организовать эффективное взаимодействие между подразделениями компании. Особенное внимание уделялось оптимизации внутренних процессов согласования и внедрению электронных инструментов управления документами. Сотрудники получили базовые знания о работе в рамках нового правового поля, необходимые для дальнейшего самостоятельного функционирования.
В результате:
- Скорость прохождения сделок сократилась в два раза.
- Значительно повысилось качество подготовки документации, уменьшилось количество повторных проверок и возвратов документов.
- Улучшилось внутреннее взаимодействие подразделений, возросла общая эффективность рабочих процессов.
- Руководство получило возможность сосредоточить ресурсы на основных направлениях развития бизнеса, освободившись от избыточных административных нагрузок.
- Аэропорт успешно перешел на новый этап работы, обеспечив соблюдение правовых норм и повысив эффективность закупочного процесса.
Запутанные правила, дефицит специалистов и жесткие сроки? Аутсорсинг закупок снимает нагрузку и помогает пройти любые процедуры без стресса и ошибок.