Для себя. Все перепробовал. Остановился на Гугл таблице. Доступ отовсюду. Разбиваешь по вкладам, можно фильтровать, ставить дату завершения, комментарии, в отдельных вкладках нужные реестры, контакты и ТД.

Для колег. создал канал в Телеграм, отмечаешь сотрудника и если нет комментария, значит задача не выполена. Во время прокрастинации все научились листать этот закреплённый канал ) так же задачи из канала транслируются в общую группу, где можно запустить бота с напоминаниями.