7 вопросов от юридического департамента вендору системы управления договорами
Стратегическая автоматизация договорной работы
Правовые службы в компаниях часто работают с возросшими нагрузками из-за требований к коммерческой безопасности: количество задач увеличивается, а штат и ресурсы остаются прежними. Традиционные подходы к управлению договорами исчерпали себя, они провоцируют финансовые потери, операционные разрывы, правовые риски, все меньше времени у юристов остается на полноценную экспертизу.
От инхаус-юристов ждут стратегического вклада в бизнес, а без грамотной автоматизации стать таким партнером практически невозможно. Рынок предлагает десятки решений, но как выбрать то, что действительно подойдет вашей компании?
Как выбирать систему для юридического департамента
Мы собрали 7 ключевых критериев для выбора системы управления договорной работой и 7 вопросов поставщику. Этот чек-лист поможет вам сделать осознанный выбор и проанализировать системы по функциональности.
Соберите рабочую группу заинтересованных лиц, которые достаточно глубоко погружены в проблематику работы с договорами. Обязательно в группу пригласите сотрудника, кто будет непосредственным пользователем приложения. Правильным решением будет включить руководителя достаточно высокого ранга, кто сможет принять решение о покупке, а так же представителей финансового блока. Представители ИТ-службы могут подключиться на первом или втором этапе выбора.
Чек-лист
При демонстрации или выборе продукта для правовой службы задайте эти вопросы вендору:
- Как система обеспечивает юридическую значимость договора на всех этапах, включая подписание, согласование, хранение?
- Можем ли мы самостоятельно изменить этапы согласования для определенного типа договоров? Сколько времени это займет?
- Продемонстрируйте, как создается типовой договор купли-продажи с автоподстановкой данных контрагента.
- С помощью каких инструментов юрист будет отслеживать важные сроки и даты по договорам, претензиям и искам?
- Как система фиксирует историю изменений договора на этапе согласования? Можем ли мы посмотреть, кто и какие именно правки вносил в черновик, и кто их утвердил?
- Какие стандартные отчеты вы предлагаете для руководителя? Можно ли их кастомизировать?
- Можем ли мы провести тестовый прогон типового сценария для 2-3 наших сотрудников?
Далее рассмотрим критерии оценки системы. Ранжирование критериев по важности и вес каждого критерия могут отличаться в зависимости от бизнес-задач, корпоративной культуры, ИТ-ландшафта и других обстоятельств в вашей компании. Окончательное решение о покупке имеет смысл делать по всей совокупности оценок.
Для сравнения оцените, что может предложить цифровая платформа для управления компанией Directum RX и решение Directum СЭД+, как они решают основные задачи договорного и юридического отдела, какие дают инструменты, за счет чего повышает ценность юристов для бизнеса.
Критерий 1. Сквозная автоматизация вместо точечных улучшений
Если ИТ-система для автоматизации управления договорами устарела, её дорого или невозможно доработать, это становится проблемой. Ручная обработка документов, хаотичное хранение версий документов, ведение списков дел в Excel, согласование через электронную почту или мессенджер с рискованными последствиями, несоблюдение регламентов — осложняют жизнь не только юристов, но и всей компании.
Взаимодействие между подразделениями усложняется из-за разной логики работы, отсутствия общей картины и путаницы в статусах. Возникают задержки, споры, дублирование задач и неясность, на чьей стороне документ ожидает завершения процедур.
Что проверять при выборе новой системы:
- Автоматизация всего цикла работы с договорами, счетами и актами, включая ЭДО с контрагентами — устраняет задержки и ручные операции.
- Удобная маршрутизация и контроль сроков на каждом этапе сокращают время на заключение договоров на 50–70%, исключают задержки из-за человеческого фактора.
- Контрольные точки для отслеживания этапов исполнения обязательств, выполнение условий, сроков и бюджетов.
- Единая база договоров (а также претензий, исков, судебных дел) обеспечивает контекстный доступ к полной истории обязательств и пакету документов, удобный поиск по параметрам и тексту.
Ценность Directum СЭД+: система нацелена на сквозные процессы и предлагает не набор функций, а единое цифровое пространство для всего жизненного цикла договора — от инициации и проверки контрагента до подписания, исполнения и архивирования. Работа с договорами идет в рамках электронного хранилища корпоративного контента.
Критерий 2. Гибкость и адаптивность под ваши бизнес-процессы
Ошибочно выбирать программный продукт, который заставляет вас работать строго по одной мерке, заданной разработчиком. Система должна адаптироваться под ваши специфические требования, максимально помогать в вашей бизнес-модели, а не наоборот.
Что проверять в системе:
- Гибкость запуска согласований и работ: параллельные, последовательные, с условиями ветвления.
- Возможность самостоятельно настраивать карточки договоров, добавляя нужные поля (например, «Статус КПП», «Ответственный менеджер»).
- Создание и изменение шаблонов документов без привлечения программистов.
- Автоматический подбор маршрута: система помогает определить последовательность согласования по параметрам, автоматически подбираются исполнители по ролям, готовые варианты маршрутов соответствуют регламентам.
Ценность Directum СЭД+: платформа не диктует жесткие правила, а адаптируется под процессы вашей компании. Приложение позволяет бизнес-пользователям (а не только ИТ) самостоятельно настраивать маршруты согласования, карточки документов и шаблоны без программирования (no/low-code-подход). Это защищает инвестиции, необходимость адаптации системы не ставит в зависимость от вендора.
Критерий 3. Экономия времени и интеллектуальное устранение рутины
Сотрудники договорных отделов считают проблемой большую трудоемкость непрофильных операций: ручное и дублирующее заполнение документов, указание повторяющихся формулировок, таких как условия оплаты, банковские реквизиты, сведения о штрафах, ответственности и форс-мажоре. Ценность информационной системы должна измеряться тем, сколько часов она вернет вашей команде для экспертной работы.
Что проверять в системе:
- Автозаполнение реквизитов из единых справочников корпоративной системы и картотеки контрагентов.
- Шаблоны документов с подстановкой значений атрибутов.
- ИИ-сервисы: автоматическое извлечение данных из сканированных экземпляров, проверка обязательных условий договора, классификация входящих документов и их маршрутизация.
- Интеллектуальное сравнение версий с подсветкой изменений (сокращает анализ правок с 14 минут до 4).
Ценность Directum СЭД+: ИИ-ассистенты уже встроены в приложение и доступны сразу после установки без интеграций и настроек. Система помогает резюмировать, генерировать документы, сравнивать версии. ИИ-сервисы обеспечивают нормоконтроль — проверку на соответствие шаблонам и корпоративным требованиям, предложение корректных вариантов замены для формулировки. Сервисы могут автоматически дообучаться на данных компании. Программа берет на себя до 80% рутинных операций, высвобождая время для анализа сложных правовых вопросов и риск-менеджмента.
Интеллектуальный поиск в Directum RX значительно ускоряет работу юриста: пользователь может найти информацию не только по атрибутам, но и по полному тексту документов — включая данные из сканов и любых PDF, которые ИИ распознаёт и индексирует. Система подбирает комплекты документов по смыслу, а генеративный ИИ позволяет не просто искать, а задавать вопросы на естественном языке и вести уточняющий диалог. Это ускоряет ориентирование в лучших практиках и подготовку документов, например, формирование ответов на претензии по аналогии с предыдущими делами.
Критерий 4. Снижение юридических и репутационных рисков
Система должна быть не просто удобным инструментом, а вашим союзником в управлении рисками. Одна ошибка в реквизитах или пропущенный срок может стоить компании миллионов. Нарушение сроков исполнения обязательств и отсутствие прозрачности в процессах ведут к штрафам, убыткам и осложняют взаимодействие с партнёрами и надзорными органами. Все эти проблемы приводят к прямым финансовым потерям, разбирательствам, снижению инвестиционной привлекательности и репутационным рискам.
Что проверять в системе:
Контроль полномочий: интеграция с реестром доверенностей и отслеживание прав подписанта.
Проверка контрагентов по ИНН/ОГРН, детальность справочника организаций и досье, удобство ретроспективной проверки и актуализации данных.
Напоминания о критических сроках (окончание договора, исковая давность, подача претензии).
- Единство базы и версионность: исключение возможности согласовать и подписать устаревшую версию документа.
Ценность Directum СЭД+: система предотвращает ошибки и минимизирует юридические и финансовые риски. Пользователь получает напоминания о контрольных точках или истечении срока договора, подаче претензии. Проверка контрагентов встраивается в процесс заключения контрактов и настраивается под правила, принятые в компании. Позволяет работать только с надёжными партнёрами и соблюдать корпоративные стандарты и требования контролирующих органов (ФНС, ЦБ и др.). Снижает риск прямых финансовых потерь на 90%.
Встроенный контроль доверенностей гарантирует, что документы от имени организации-клиента подписывают только уполномоченные лица с действующими правами. Это защищает компанию от правовых рисков при проверках и спорах.
Все юридически значимые документы — договоры, доверенности, претензии, иски, переписка — хранятся в системе с поиском по содержанию, дате, связям, контрагенту. Юристу или помощнику не требуется искать информацию в почте, сетевых папках или Excel-файлах, всё собрано в одном цифровом пространстве. Централизованное хранение судебных дел облегчает подготовку к суду и анализ судебной активности.
Критерий 5. Прозрачность и управляемость работы департамента для руководителя
Руководитель правовой службы в компании должен видеть полную картину: кто чем занят, где «бутылочное горлышко», какие риски актуальны. Без дашбордов и отчетов управление превращается в авральное латание дыр. «Ручные» процессы тормозят выполнение задач, специалисты тратят время на согласование, поиск документов, уточнение статусов.
Что проверять в системе:
- Дашборды в реальном времени: загрузка сотрудников, просрочки по согласованию.
- Аналитика и KPI: количество контрактов по типам, контрагентам, причинам приостановки согласования.
- Прозрачность и дрилл-даун анализ: статусы договоров в работе, оперативный анализ от реестра до каждого документа и переписки, удаленный доступ с различных устройств.
· История действий и конфиденциальность: гибкое разграничение прав, полный аудит по каждому документу — кто, когда и что правил или комментировал.
Ценность Directum СЭД+: руководитель департамента получает панель управления (дашборд) в реальном времени, что позволяет перейти от оперативного вмешательства к стратегическому планированию. Интерактивные реестры, встроенные отчеты и аналитика показывают загрузку сотрудников, стадии всех договоров, причины задержек согласования, статистику по контрагентам. Удобно приоритизировать задачи по срокам подачи претензий, дате суда, дате подписания документа и т.д.
Единая настройка бизнес-процессов под регламенты гарантирует соблюдение единых подходов к работе с договорами во всех подразделениях компании и снижает риски. Позволяет юридическому отделу поддерживать методическое единство, быстрее реагировать на изменения законодательства и внедрять изменения в процессы. Снижается трудоемкость и длительность заключения договоров, проверки на благонадежность поставщика или участника тендера.
Критерий 6. Разграничении прав доступа и защита конфиденциальной информации
Информационная система должна не только договорной процесс, но и быть достаточно защищенной, не увеличивать риски разглашения конфиденциальной информации. Для полной уверенности меры безопасности должны включать организационные методы, гарантию работы специалистов высокой цифровой грамотности и корпоративной ответственности.
Что проверять в системе:
- Разграничение прав доступа с гибкой настройкой. Ролевая модель доступа на основе должности, отдела, проекта или даже конкретного договора. Возможность скрыть отдельные атрибуты (например, суммы или текст).
- Работа с особо конфиденциальными документами (например, договорами о неразглашении) с шифрованием и строгим доступом. Ограничение действий с файлом (экспорт, отправка электронной почтой и на печать).
- Подписание различными видами электронно-цифровой подписи, возможность использования облачных сервисов (например, Госключ) и мобильной КЭП, поддержка юридической значимости ЭП на длительных сроках.
- История действий: кто, когда и что смотрел, изменял или подписывал. Это критично для внутренних расследований.
Ценность Directum СЭД+: в системе права могут быть как личными, так и наследоваться через роль или группу. Конфиденциальные документы увидят только те сотрудники, кто прямо указан в правах, включая защиту от администраторов. Это позволяет безопасно работать с чувствительной информацией, выделяя для её согласования специальных ответственных лиц и минимизируя риски утечек. В Directum RX можно проходить безопасную аутентификацию и авторизацию с использованием двух факторов.
Критерий 7. Удобство использования и интерфейс
Сложный интерфейс — главная причина саботажа со стороны сотрудников. Системой должны легко пользоваться юристы, делопроизводители и специалисты смежных отделов без длительного обучения.
Что проверять в системе:
Интуитивный интерфейс: логичная навигация, продуманное расположение функциональности, минимальное количество кликов для выполнения действий.
Быстрый поиск и доступ к юридически значимым документам по типу, контрагенту, дате, тексту — для оперативной подготовки позиции и анализа.Веб-доступ: возможность подключаться из любого места, без установки дополнительного ПО с полной функциональностью.
Мобильное приложение: удобный просмотр, визирование, отслеживание статуса с телефона, возможность работать офлайн (в режиме полёта), нативный интерфейс.
Ценность Directum СЭД+: веб-интерфейс в стиле привычных офисных приложений, не требующий длительного обучения, мобильное приложение для оперативной работы, специальные интерфейсы для руководителей, поэтапное внедрение с участием персонального менеджера проекта — это составляющие хорошего продукта и успешных внедрений, выработанные большим опытом на рынке.
От центра затрат к центру прибыли
Правильно автоматизированный договорной процесс — это стратегическое преимущество для всей компании.
Инвестиции в Directum СЭД+ нужно рассматривать не только как вложения в в программное обеспечение, а в скорость заключения сделок, в снижение финансовых потерь и в превращение своих юристов в стратегических партнеров, способных влиять на рост бизнеса. Приложения компании Directum помогают трансформировать юридический департамент из воспринимаемого как «центр затрат» в реальный центр управления рисками и обеспечения устойчивости бизнеса.