Автоматизация до 60% ручного труда и ускорение оформление сделок на 6 часов в автопарке на 300 автомобилей
В сентябре 2019 года потребовалась доработка Битрикс24 для транспортно-экспедиторской компании, представленной на рынках Европы, Азии и СНГ. Компания доставляет любые грузы от 30 кг в режиме импорт и экспорт в Казахстане.
Цели:
- Разработка системы оповещения для клиентов о передвижениях груза.
- Отработка алгоритма подбора водителей, согласования и принятия заявок.
- Сокращение объема труда менеджеров путем автоматизации делопроизводства.
Для этого требуется погружение в специфику компании, отслеживание путей документации на каждом этапе сделки и аудит бизнес-процессов. Результатами стали:
- 19 процессов, упрощающих работу с документами для менеджеров.
- 4 процесса, направленных на верификацию данных и предотвращение дубликатов в клиентской базе.
- 2 процесса для техподдержки водителей и оповещения о проверке документов.
Результат доработки — автоматизация более 60% задач менеджеров, а также сокращение времени оформления каждой сделки на 5–6 часов.
Расскажем, как это было.
Решение главных проблем бизнеса по логистике
Сфера логистики специфична — при работе постоянно нужно учитывать человеческий фактор. В интересах менеджеров, водителей и самих клиентов получить больше выгод при меньшем объеме труда, что идет в ущерб экспедиторской компании. Это вынуждает контролировать каждый операционный процесс, связанный с сотрудниками и контрагентами.
Автоматизация бизнес-процессов сделала бизнес более прозрачным. Из доработок в Битрикс24:
- Разделение входящих заявок на авто, авиа и мультимодальные перевозки.
- Проработка полей в CRM для фиксации всех данных клиентов.
- Подключение IP-телефонии, настройка записи телефонных звонков.
- Внедрение SLG-статусы перевозок.
- Разработка договоров, актов и расчетных листов для бухгалтеров.
- Внедрение скорингового анализа клиента через сервис FAFA.
Теперь обо всем по порядку.
Ускорение оформления сделок на 6 часов и борьба с застоем в воронке
При настройке этапов воронки продаж выделено несколько узких мест — сбор первичных данных клиента и ожидание оригиналов документов. Настройка пользовательских полей в CRM позволила автоматически фиксировать все данные клиентов из заявок и сократила время согласования сделки. А регистрация нового заказа через скан документов — ускорила заключение договора.
Мало кто знает, но электронный скан имеет полную юридическую силу и позволяет не ждать оригиналы документов. Это увеличило клиентоориентированность и экономит по 5–6 часов при оформлении каждой сделки. Оптимизация сократила расходы на IP-телефонии, доставке оригинальных документов и рабочих местах. Суммарно экономия составляет от 100 000 рублей ежемесячно.
Дополнительно добавление SLG-статусов перевозок упростило отслеживание груза клиентов: в пути, на складе, доставлен по месту назначения. При перевозке по воздуху авиакомпания сама передает статусы доставки, при автоперевозке — с помощью трекеров и звонков водителей. Это позволило точно контролировать местоположение груза и рассчитывать время прибытия. Отследить время доставки можно с точностью до нескольких минут.
Бой саботажу — помощь в HR и аналитике
Серьезная проблема — искусственная накрутка статистики менеджерами. Сотрудники регулярно ищут слабые места в операционных процессах и накручивают рейтинг для получения премии. Для решения проблемы требуется:
- Настройка процесса отправки отчетов. Робот высылает ежедневную и еженедельную статистику, а также месячный отчёт по работе компании в чат руководителю.
- Запуск записи всех звонков. Это упрощает контроль менеджеров и повышает клиентоориентированность компании — больше не нужно уточнять данные у клиентов.
- Добавление анализа неуспешных сделок. В системе должны отмечаться статусы и причины провала сделок.
Однако полностью решить проблему с кадрами поможет только грамотный HR. В планах доработка процессов по обучению и адаптации новых сотрудников, расширение данных в отчетности для руководителей. Компания планирует полноценно заняться решением кадровых вопросов только после масштабирования бизнеса.
Хаос в документообороте мешал работе автопарка на 300 автомобилей
Основной документооборот завязан на работе с контрагентами — подписании договоров и выставлении счетов. Совместно с юристами созданы драфты договоров и расчетные листы для бухгалтеров, проработаны акты с учетом специфики бизнеса.
Для автоматизации делопроизводства:
- Внедрена скоринговую оценку клиента. Автоматическая проверка через сервис FAFA показывает наличие долгов или судимости заказчика. Это помогает определить формат сделки — со 100% предоплатой или постоплатой. Данные проверки автоматически фиксируются в базе Битрикс24 и обновляются раз в квартал, что экономит время при повторных проверках.
- Доработана структура договоров с переменными данными — номер договора и дата генерируются автоматически, выгружаются реквизиты компании ФИО и должность ответственного лица. Информация из CRM-карточек склоняется по числу и падежам, выгружается без внимания менеджеров. Проработка шаблонов документации позволила добавлять нужные блоки в тело договора и менять содержание документа в зависимости от формата сделки.
- Доработаны акты с нерезидентами и транспортными экспедиторами, акты оказания услуг и счета-фактуры. Настроены бланки и поля в документах, предоставлена возможность создания бланков с готовыми подписями и печатью или без визирования. Для каждого документа информация автоматически подгружается из CRM-карточек клиента и сделки.
- Выстроена работа менеджеров по услугам, чтобы определить какие данные должны входить в счетную оплату на каждом этапе сделки. В планах внедрение инструмента, отслеживающего факт изучения документа клиентом. В этом случае в Битрикс24 поступит уведомление, запускающее бизнес-процесс по дожиму клиента. Это увеличивает клиентоориентированность компании и позволяет коммуницировать с аудиторией без излишней навязчивости.
Проведенные доработки способствовали переходу на удаленный режим работы при пандемии 2021 года и сократили нагрузку на менеджеров. Для составления договоров и актов был привлечен Арбитражный суд, что позволило учесть нюансы бизнеса с точки зрения законодательства. По итогу даже клиенты с собственными договорами предпочли оформлять сделки по документам. Автоматизация позволила сократить нагрузку на бухгалтерию по 30% и ускорила внутренние процессы компании на 54%.
Еще 2 момента, которые сделают бизнес рентабельнее, а сервис — круче
В планах интеграция Битрикс24 с Della.kz, что позволит сразу размещать на портале объявления и отбирать подходящих водителей. Это сократит время на подбор водителей и расширит базу компании — проверенные сотрудники, их автомобили, история заказов автоматически сохранятся в Битрикс24. Интеграция упростит подбор персонала и увеличит конкурентоспособность компании на рынке логистики. А менеджерам не придется вручную вводить данные в оба продукта.
Также планируется внедрение системы, контролирующей работу водителей. Для этого будут добавлены GPS-трекеры и инструмент, фиксирующий расход топлива. Принцип работы инструмента — спутниковый мониторинг транспортного средства, работающий как аналог Omnicomm с авторскими доработками. Это позволит контролировать время и маршрут работы водителей таксопарка, а также нежелательные действия. Например, слив отчетного топлива или перевозку чужих грузов по пути следования. А чтобы поддерживать интерес сотрудников, в планах добавить рассылки актуальных рейсов всем водителям, подходящих под требования заказа.
Резюме
Автоматизация сократила операционные издержки, упростила принятие управленческих решений и ускорила масштабирование бизнеса. Из результатов:
- Сокращена нагрузка менеджеров на 60% за счет полной автоматизации документооборота в автопарке на 300 автомобилей.
- Оптимизировался документооборот и появились шаблоны документов, что ускорило делопроизводство и снизило уровень стресса персонала.
- Автоматизировано 25 бизнес-процессов для сокращения операционных издержек и риска саботажа сотрудников. Экономия компании составила минимум 100 000 рублей в месяц.
В планах еще одна крупная доработка портала.