Контроль заявки: как экспедитору связать рейс, документы, оплату и проверку перевозчика

Что не так с Excel. Он прекрасно помнит адрес, ставку, номер машины. С хранением данных проблем нет. Проблема в другом: на каком шаге заявка, что еще не сделано в текущую минуту, надежный ли перевозчик, кому какие документы отправить, кому в очередной раз платить, кто должен нам за оказанные услуги. Это таблица не запоминает — это держит в голове человек. . И обычная CRM тут не поможет, она с клиентом, сделкой, задачей. Экспедитору нужна другая логика: заявка, перевозчик, водитель, ТС, проверка, решение по ней, документы, расчеты.

На бумаге все просто: точка А, точка Б, ставка. На деле в заявке гораздо больше: кто именно повезет груз — перевозчик, водитель, машина, какой это груз и по какому маршруту, на каких условиях, чем все это подтверждается и что в итоге происходит с деньгами.

Пока заявок мало, логист держит все это в голове. Настоящая проблема не в объеме, а в том, что эта связка нигде, кроме головы конкретного человека, не записана. Человек ушел в отпуск, заболел, отвлекся на пару дней — и связка развалилась вместе с ним.

amoCRM, Битрикс24 — сильные продукты, только заточены под другую задачу: провести клиента по воронке от «Новый лид» до «Сделка закрыта». Для них конечный шаг это подписание договора.

А для логиста тут все только начинается: найти перевозчика, проверить водителя и машину, отследить погрузку, получить документы о выгрузке, проконтролировать оплату — и клиентскую, и свою в сторону перевозчика. В обычной CRM для этого просто нет нужных полей. Все это можно дописать силами интегратора, но для компании на 3–10 человек это уже отдельный проект — не то, ради чего покупалась CRM.

Логист получает заявку, подбирает перевозчика. Прямо в карточке заявки назначает водителя и машину и тут же запускает проверку — не открывая для этого сторонний сервис. Через несколько минут по каждому объекту виден статус: «Согласован», «Не допускать» или «Нужна доп. проверка» — например, если у водителя истекают права или собственник ТС не подтвержден. А если логист все-таки пытается поставить в рейс непроверенный ресурс, заявку нельзя передвинуть в новый статус.

Система сверяет сам ресурс: действует ли страховка на эту машину и совпадает ли собственник транспорта с тем, кто заявлен. Такие вещи просто погуглить нельзя — только через специализированные источники.

Решение по конкретной связке «перевозчик + водитель + ТС» остается в истории заявки. Через месяц руководитель спросит, проверяли ли вообще этого перевозчика — не придется рыться в переписке, ответ уже привязан к рейсу.

Без такой связки логисту пришлось бы проверять контрагента в одном сервисе, а водителя и машину — в других, и вручную удерживать в голове, какой результат к какому рейсу относится. Через час уже не вспомнить, проверяли ли именно этого водителя. Через неделю нечем подтвердить, что проверка вообще была.

Groooz.ru начинался с одной задачи — проверки перевозчика, водителя и транспорта.

Первый клиент появился скорее случайно — через личный нетворк одного из основателей. Второй пришел по его рекомендации. Не потому что продукт был нарасхват — просто так сложилось.

Дальше, уже работая с клиентами, команда стала замечать одно и то же: перевозчика проверили, признали надежным — а у экспедитора на этом работа только начинается. Нужно оформить заявку, зафиксировать ставку, собрать документы, довести рейс и оплату до конца. И тут каждый выкручивался как умел — Excel, блокнот, переписка с самим собой.

Тогда стало понятно: не нужны отдельно проверка и отдельно учет — нужен один инструмент. Так появились «Заявки»: тот же продукт, но с проверкой внутри, а не рядом.

Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 вводит реестр экспедиторов на платформе ГосЛог: с 1 марта 2026 года заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью можно только после включения в реестр, а экспедиторские документы формируются в электронном виде и уходят в ГИС ЭПД. С 1 марта 2027 года похожая обязательная регистрация вводится и для перевозчиков — тех, кто возит грузы автомобилями массой свыше 3,5 тонны на коммерческой основе, по кодам ОКВЭД 49.41 или 49.42.

Для экспедитора это значит одно: по каждому рейсу теперь формируется цифровой след — кто вез, на какой машине, какие документы подписаны, когда прошла оплата. У кого учет заявки уже наведен в порядок, тому останется просто встроить это требование в уже работающий процесс. У кого заявки все еще живут в Excel и переписке — тем придется выстраивать процесс параллельно с самой регистрацией.

Комплексная проверка перевозчика, водителя и машины на один рейс стоит от 250 до 350 ₽ — в зависимости от объема пакета: 350 ₽ за штуку при пакете на 20 проверок, 300 ₽ при пакете на 60, 250 ₽ при пакете на 150, дальше — по индивидуальному расчету. Цена лежит в открытом прайс-листе, без звонка менеджеру. У некоторых заметных игроков рынка цену на проверку перевозчика вообще не найти в открытом доступе — только форма «подберем тариф» или прайс по запросу. Не сказать, что это решающий аргумент, но когда логист сравнивает варианты до звонка, разница чувствуется.

«Заявки» — уже не гипотеза, продукт уже используется в реальной работе. Если хотите посмотреть, как это выглядит на ваших рейсах — оставьте заявку на groooz.ru, доступ откроем сразу, без демо-версии и ожидания официального запуска.